Le PSA conversationnel pour agences et cabinets de conseil digital
hice.ai remplace votre CRM, vos timesheets et votre outil de gestion de retainers, et prépare vos données de facturation, dans un seul chat IA en français. Pensé pour les agences digitales et cabinets de conseil qui jonglent entre forfait, T&M et retainer mensuel.
Une agence digitale qui scale ne survit pas à Notion + Toggl + QuickBooks
Vos consultants alternent entre sprints au forfait, retainers SEO/Ads mensuels et missions en régie. La marge réelle par client est invisible : on facture 8 000 €/mois en retainer SEO mais on y passe peut-être 1,5 ETP. Les timesheets tombent en retard, le forecast de cash est approximatif, et le directeur de production navigue à vue entre 25 clients actifs.
- Retainers mensuels facturés en avance mais consommation réelle non suivie : on dépasse de 30% sans le voir, marge effective de 8% au lieu de 35%
- Sprints au forfait estimés en jours-homme, dérive de 20 à 40% sur la moitié des projets, avenants jamais facturés par peur de fâcher le client
- Timesheets remplis le vendredi soir à la louche, écarts énormes entre temps déclaré et temps réel, impossible de calibrer les futurs devis
- Pas de vue consolidée client : un même grand compte a un retainer SEO, deux sprints de refonte et une mission Ads en T&M, dispersés dans trois outils
- Forecast de chiffre d'affaires basé sur le ressenti des account managers, pas sur la donnée du pipeline et des renouvellements de retainer
Une IA qui pilote votre agence comme un directeur des opérations
Vous parlez à hice.ai en français comme à votre meilleur ops. CRM commercial, gestion des retainers, suivi de sprints, T&M, facturation et marge client : un seul chat.
- « Marge réelle du retainer Decathlon SEO ce mois-ci » → 12% vs 38% budgétée, alerte sur surconsommation consultant senior, recommandation de renégocier ou réallouer
- « Crée un sprint de 18 jours-homme à 750 €/j HT pour la refonte e-commerce Lacoste » → Devis prêt, planning équipe proposé, alertes capacity sur S44-S46
- « Quels retainers arrivent à échéance dans les 60 jours ? » → 7 contrats représentant 84 k€ MRR, dont 2 avec consommation à 130% (à renégocier à la hausse)
- « Bascule les 45 heures de Léa sur le projet Air France Ads en facturable T&M à 95 €/h » → Heures requalifiées, mise à jour du montant à facturer mensuel en cours
Exemples de demandes :
Démo statique du chat IA de hice.
Ce que vous obtenez
Retainers mensuels avec suivi de conso
Modélisez chaque retainer (SEO, Ads, social media, content) avec budget horaire mensuel inclus. Suivi en temps réel de la consommation, alertes au-delà de 80%, propositions d'avenant automatiques.
Sprints au forfait avec budget heures
Pilotez vos sprints en jours-homme avec budget initial, suivi de burn rate et alertes de dérive. L'IA compare estimation vs réel pour calibrer vos futurs devis.
T&M par seniorité
Bill rates différenciés (junior, consultant, manager, expert) appliqués automatiquement aux heures saisies. Marge réelle par mission et par consultant en temps réel.
Vue 360° par client
Tous les contrats actifs d'un même client (retainers, sprints, T&M) consolidés dans une vue unique. Marge globale, encours facturés, échéances de renouvellement.
Timesheets en chat mobile
Vos consultants déclarent en 20 secondes sur leur mobile : « 3h Decathlon SEO audit technique ». L'IA catégorise, valide la cohérence et alerte si suspicion de double saisie.
Forecast de cash IA
Projection de chiffre d'affaires à 90 jours basée sur les retainers signés, les sprints en cours, le pipeline pondéré et les renouvellements probables. Mise à jour quotidienne.
Cas réel : agence digitale full-funnel, 60 personnes
Une agence parisienne mixant SEO, Ads, social et CRO opérait 42 clients actifs avec HubSpot, Toggl, Asana et QuickBooks. Le directeur de production ne connaissait la marge réelle par client qu'au bilan trimestriel, souvent trop tard pour réagir. Après bascule sur hice.ai, trois retainers déficitaires (marge négative de 15 à 22%) ont été identifiés dès la première semaine et renégociés à la hausse de 30%. Les timesheets sont passés de 65% de complétude à 96% en deux mois, et le forecast de cash à 90 jours est désormais fiable à plus ou moins 5%, ce qui a permis de débloquer une ligne de découvert mieux dimensionnée.
hice.ai vs Productive / Teamwork
| Fonctionnalité | hice.ai | Productive / Teamwork |
|---|---|---|
| Interface | Chat IA en français, single source of truth | 5 à 8 modules à naviguer, courbe d'apprentissage |
| Suivi retainer en temps réel | Conso live + alertes automatiques | Rapports périodiques, alertes manuelles |
| Marge par client multi-contrats | Vue consolidée native | Croisement à construire dans le BI |
| Tarification | Par Manager actif (DA, chefs de projet) | Par utilisateur, 25 à 50 €/mois/poste |
| Saisie des heures | 20 secondes en chat mobile | Timer ou formulaire, friction quotidienne |
| Forecast de cash IA | Projection 90 jours auto-actualisée | Module reporting à paramétrer |
FAQ
hice.ai différencie-t-il retainer, forfait et T&M sur un même client ?+
Oui, c'est même un cas d'usage central. Un client peut avoir un retainer SEO mensuel, un sprint de refonte au forfait et des heures Ads en T&M en parallèle. hice.ai les consolide dans une vue 360° avec marge globale et facturation séparée par type de contrat.
Comment fonctionne le suivi de consommation des retainers ?+
Vous définissez un budget mensuel d'heures incluses par retainer. Chaque heure saisie est imputée et l'IA alerte à 80%, 100% et 120% de consommation. Le client reçoit un rapport mensuel automatisé et vous pouvez proposer un avenant en deux messages.
Peut-on connecter Google Ads, Meta Ads ou GA4 ?+
Oui, intégrations natives avec Google Ads, Meta Business, GA4 et Search Console. Les KPIs clients (CPL, ROAS, trafic organique) remontent dans le chat pour préparer les comités de pilotage. Pas de double saisie dans des rapports clients.
L'IA aide-t-elle à estimer un nouveau devis ?+
Oui. Vous décrivez la mission en chat et hice.ai propose une estimation basée sur les sprints similaires passés (durée réelle, écart vs estimation initiale, marge effective). C'est un puissant garde-fou contre le sous-pricing.
Comment se passe la facturation des avenants ?+
Quand un sprint dépasse le forfait, l'IA détecte la dérive en temps réel et propose un avenant chiffré que vous validez en un clic. Le client reçoit le projet d'avenant par email avec un comparatif estimation vs réel, ce qui facilite l'acceptation.
Combien coûte hice.ai pour une agence de 50 personnes ?+
Tarification par Manager actif (directeurs de production, account managers, chefs de projet senior). Pour une agence de 50 avec 8 Managers, comptez environ 720 €/mois HT. Les consultants junior, designers et développeurs accèdent gratuitement au chat.
Le logiciel est-il GDPR-compliant pour les données clients ?+
Oui, hébergement EU (Paris ou Francfort), DPA signé, durée de conservation paramétrable par client. Données chiffrées au repos et en transit, avec permissions granulaires et journal d'audit complet.
Combien de temps prend la mise en place ?+
10 à 15 jours en moyenne pour une agence de 30 à 80 personnes. Import des clients, contrats actifs, retainers en cours et timesheets historiques en J+3, formation des Managers en 2 heures, bascule complète sous 2 semaines.
Pilotez votre agence depuis un seul chat IA
Plan gratuit sans carte, avec import de vos retainers et sprints en cours.