Software de tempo e materiais que conhece sua taxa de fatura e sua taxa de custo

Pare de executar o faturamento de T&M por meio de três planilhas e um contador. Peça ao hice.ai os valores faturáveis deste mês e calcule-os, aprove-os e prepare-os para exportação.

Por que T&M é o modelo de faturamento mais difícil de acertar

T&M parece simples – registrar horas, multiplicar por taxa, enviar fatura – até que você tenha 50 consultores em 30 clientes, cada um com sua própria tabela de preços, regras de horas extras, políticas de despesas e fluxo de trabalho de aprovação. Então se torna um incêndio mensal.

As taxas de cobrança variam de acordo com o cliente, função, antiguidade e trimestre – o Excel não consegue acompanhar
As taxas de custo (salário + despesas gerais + benefícios) estão desatualizadas, então a margem é uma ficção
Horas extras e finais de semana obedecem a regras diferentes por cliente – fácil de cobrar menos
Orçamentos pré-aprovados são excedidos silenciosamente – o cliente se recusa a pagar o excesso
O faturamento mensal leva de 4 a 6 dias e gera disputas que levam semanas para serem resolvidas

Taxa de faturamento, taxa de custo, margem – no chat

hice.ai foi desenvolvido para o modelo T&M. Cada taxa, cada substituição, cada regra de horas extras está a um chat de distância. Os consultores registram horas, a IA aplica a taxa certa, o setor financeiro aprova os dados de faturamento, a margem é real.

«Qual é a nossa margem no envolvimento da Northrop este mês?» → Receita de £ 42 mil, custo de £ 28 mil, margem de 33%, com detalhamento por consultor
«Calcule os valores de abril para faturar para todos os clientes T&M, exclua horas não aprovadas» → 17 resumos de faturamento prontos para revisão com detalhes de apoio
«Mike trabalhou 14 horas no sábado para a Acme – qual taxa se aplica?» → taxa padrão × multiplicador de fim de semana de 1,5, com o limite específico do cliente sinalizado

Experimente no chat

Exemplos do que pode pedir:

Demonstração estática do chat de IA da hice.

O que recebe

Tabelas de preços multidimensionais

Taxa de faturamento por cliente × função × antiguidade × período × moeda. A mudança de data efetiva é automática. Fluxos de trabalho de aprovação para substituições.

Mecanismo de taxa de custo ao vivo

A taxa de custo inclui salário, encargos sociais, benefícios, despesas gerais e acúmulo de PTO – atualizada automaticamente quando a folha de pagamento muda.

Regras de horas extras e fim de semana

Multiplicadores por cliente (1,5x, 2x), limites, períodos de indisponibilidade — definidos uma vez, aplicados para sempre, visíveis para os consultores quando eles registram o tempo.

Protetores de orçamento

Orçamentos pré-aprovados aplicados no momento do registro. Os consultores não podem ultrapassar 110% do limite sem a aprovação do parceiro – protege você contra disputas.

Dados de tempo de avaliação da fatura

Cada hora faturável possui uma descrição, um código de projeto e um status de aprovação. Gere detalhes do suporte da fatura em 30 segundos.

Um tarifário que aguenta clientes, funções e moedas

O tarifário é a peça mais subestimada de uma operação por tempo e materiais. Assim que uma empresa trabalha com vários clientes em condições negociadas, a mesma função tem preços diferentes, com atualizações anuais, descontos por volume e por vezes moedas distintas. Guardado numa folha de cálculo, garante que mais cedo ou mais tarde sairá uma fatura com uma tarifa acordada há dois anos.

Ligar a tarifa ao contrato e não ao projeto, com data de vigência e aviso quando caduca, elimina por completo essa classe de erros. Cada hora registada passa a ser valorizada com a tarifa certa no momento certo, e a revisão anual de preços deixa de ser um exercício manual de que alguém se tem de lembrar.

Tarifas por função, cliente e período de vigência
Atualizações anuais com aviso antes da data de aplicação
Multimoeda com a taxa de câmbio registada na operação
Alerta quando se imputam horas com uma tarifa caducada

Tetos, orçamentos e a conversa antes do excesso

Uma cláusula de não exceder protege o cliente e não faz nada pelo fornecedor a menos que alguém esteja a vigiar o consumo. O estrago num projeto com teto raramente se faz na última semana — faz-se entre a quarta e a sexta, quando o consumo passa em silêncio à frente do previsto e ninguém o levanta.

O controlo que funciona é um limiar acordado com o cliente na assinatura e um alerta que dispara a caminho dele e não ao chegar. Uma conversa aos setenta por cento de consumo é uma discussão de âmbito; a mesma conversa aos cento e cinco por cento é um litígio sobre quem paga.

Consumo face ao teto visível para ambas as partes
Alertas em limiares acordados, não já no teto
Pedidos de alteração orçamentados e aceites antes de o trabalho começar
Uma regra declarada para o que acontece quando o teto é atingido

Por onde foge realmente a margem

Num contrato por tempo a margem não se fixa na assinatura, constrói-se semana a semana, e foge por um número reduzido de sítios previsíveis: horas trabalhadas e nunca registadas, imputações feitas fora da alocação, tarifas não atualizadas depois de uma revisão acordada e trabalho entregue que ninguém fatura por faltar uma aprovação.

Há uma quinta mais silenciosa. Um projeto vendido com dois seniores e três juniores mas executado com quatro seniores fatura o mesmo valor e deixa bastante menos. Comparar de quinze em quinze dias o mix de senioridade previsto com o real é das revisões mais baratas que existem, e das mais rentáveis.

Horas por registar por pessoa e por projeto
Imputações fora da alocação ou do contrato
Comparação entre o mix de perfis vendido e o executado
Trabalho entregue à espera de fatura, por antiguidade

Caso real: boutique T&M com 80 consultores em Nova York

Sarah, chefe de finanças de uma consultoria de gestão com 80 consultores seniores faturados entre US$ 300 e US$ 650 por hora, estava fechando o mês em cinco dias úteis com dois contadores em meio período. Depois de três meses no hice.ai, o fechamento do final do mês é de 1,5 dias, ela recuperou 8% da margem ao capturar desvios nas taxas de custo (aumentos e bônus que não foram propagados para tabelas de preços) e o valor da fatura contestada caiu de US$ 90 mil/mês para menos de US$ 15 mil.

hice.ai vs Excel + Harvest + uma ferramenta de faturamento

Funcionalidade	hice.ai	Excel + Colheita + faturamento separado
Margem por engajamento	Viva, todos os dias	Mensalmente, após uma reconciliação de 2 dias
Atualizações da tabela de preços	Comando de bate-papo entra em vigor hoje	Atualize três folhas, espero que nada quebre
Regras de horas extras e fim de semana	Codificado uma vez, aplicado sempre	Feito manualmente todos os meses
Aplicação do limite orçamentário	Bloqueia no momento do registro, o parceiro aprova	Descoberto quando a fatura é rejeitada
Fechamento mensal	1-2 dias	4-6 dias
Resolução de disputas	Detalhe de apoio em 30 segundos	Horas vasculhando planilhas de horas

FAQ

Ele consegue lidar com taxas de cobrança que variam por semana (por exemplo, semanas de feriados)?+

Sim. As tabelas de preços têm intervalos de datas efetivas. Semanas especiais, sobretaxas de feriados e taxas de fase de projeto são tratadas nativamente.

E quanto aos T&M com limites (T&M que não devem ser excedidos)?+

Os bonés são de primeira classe. Os consultores veem o limite ao registrar o tempo, os parceiros recebem alertas em 70/80/90% e os excedentes exigem aprovação explícita do cliente antes do faturamento.

Como ele calcula as taxas de custo do consultor?+

A partir dos dados da sua folha de pagamento: salário bruto, encargos sociais, benefícios, acúmulo de bônus, além de uma alocação de despesas gerais configurável. Atualizado automaticamente quando a folha de pagamento muda.

Os consultores veem sua taxa de faturamento?+

Configurável. Algumas empresas mostram isso (transparência, motivação), outras escondem. A taxa de custo é exclusiva para parceiros por padrão.

Ele pode lidar com subcontratados com taxas de custo diferentes das dos funcionários?+

Sim. Cada recurso tem seu próprio tipo de taxa de custo – funcionário, contratado, freelancer – e hice.ai os combina corretamente nos relatórios de margem.

E quanto ao retentor mais o excedente de T&M?+

Os contratos híbridos são padrão: um retentor fixo cobre N horas, horas adicionais cobram T&M à taxa contratada. hice.ai rastreia ambos os saldos ao vivo.

As finanças ainda podem usar QuickBooks ou Xero?+

Sim. hice.ai é o front-end e PSA; QuickBooks, Xero, NetSuite ou Sage cuidam do GL e do faturamento. Os dados de faturamento são enviados automaticamente com mapeamento completo.

Feche o mês em 1,5 dias

Traga o problema do faturamento do mês passado para uma demonstração de 30 minutos. Modelaremos suas tabelas de preços ao vivo e mostraremos como seria.