Il PSA Time & Materials che calcola margine per consulente, in tempo reale
Bill rate, cost rate, tariffe per ruolo e importi da fatturare mensili gestiti in chat italiana. Sai oggi quanto guadagni su ogni consulente, non a fine trimestre.
Fatturi T&M ma il margine reale lo scopri 3 mesi dopo
Il modello Time & Materials sembra semplice: ore per tariffa. In pratica e un incubo gestionale: tariffe diverse per ruolo, per cliente, per fase, cost rate che variano con assunzioni e promozioni, e timesheet che arrivano in ritardo e con errori.
- Tariffe (rate card) diverse per cliente, per ruolo e per progetto, gestite in Excel che nessuno aggiorna
- Cost rate per consulente disallineato rispetto alla realta payroll, soprattutto dopo aumenti e promozioni
- Timesheet che il cliente deve approvare prima della fattura, in cicli mail di 2 settimane
- Margine per consulente che il management vede solo nel consuntivo a fine mese
- Fatturazione T&M che richiede di esportare ore da un tool, calcolare in Excel, emettere fattura in un terzo tool
Bill rate, cost rate, margine: una chat
hice.ai e disegnato per il modello T&M puro. Gestisce rate card, allocation per cliente, approvazione timesheet via chat con il cliente e calcolo automatico degli importi da fatturare. Niente Excel intermedi, niente errori.
- «Qual e il margine settimanale del consulente Marco Bianchi sul cliente Generali?» → bill rate, cost rate, ore fatturabili, margine assoluto e percentuale per la settimana
- «Aumenta del 5% la rate card per il cliente Eni dal 1 gennaio» → nuova rate card attiva, tutti i progetti aggiornati, cliente notificato con preavviso contrattuale
- «Manda al cliente Vodafone il timesheet di marzo per approvazione» → riepilogo ore per consulente inviato in formato cliente, link di approvazione, ricezione tracciata
- «Calcola il T&M di marzo da fatturare a tutti i clienti con timesheet approvati» → importi pronti, voci dettagliate ore x rate, export per la fatturazione
Esempi che puoi chiedere:
Demo statica della chat AI di hice.
Cosa ottieni
Rate card per cliente e ruolo
Tariffe differenziate per cliente, ruolo, fase progetto. Aumenti annuali e indicizzazioni gestiti in chat, applicati con preavviso contrattuale.
Bill rate vs cost rate
Cost rate per consulente aggiornato in tempo reale da payroll (RAL, benefit, oneri). Margine reale, non quello stimato a inizio anno.
Timesheet approval flow
I consulenti compilano in chat, il cliente approva con link unico (no SSO necessario), gli importi da fatturare si calcolano solo dopo l'approvazione. Niente piu mail di sollecito.
Cap T&M e cambio scope
Quando un progetto T&M ha un cap mensile o complessivo, l'AI ti avvisa prima di sforarlo e propone il rinegoziato col cliente.
Dati di fatturazione T&M automatici
Calcolo mensile o settimanale degli importi da fatturare, export in formato cliente (Ariba, Coupa, SDI semplice), allegati con dettaglio ore per consulente.
Caso reale: societa di consulenza T&M, 70 consulenti, Roma
Sara e CFO di una societa di consulenza che fa staff augmentation T&M per istituzioni finanziarie. Prima passava 3 giorni a fine mese a consolidare ore da Toggl, applicare rate card da Excel, ottenere approvazioni cliente via mail e preparare i dati per 23 fatture. Ora chiede a hice.ai «chiudi T&M mese: invia approvazione, ricevi conferma, calcola importi da fatturare» e in 4 ore e tutto pronto per l'export. Ha scoperto che 3 consulenti senior erano in perdita perche promossi senza aumentare il bill rate cliente, e li ha rinegoziati con 90 giorni di preavviso, recuperando 8.000 euro al mese di margine.
hice.ai vs Excel + Toggl + Fatture in Cloud per consulenza T&M
| Caratteristica | hice.ai | Excel + tracker + fatturazione |
|---|---|---|
| Rate card management | Centralizzata, versionata, in chat | Excel master che nessuno apre |
| Cost rate aggiornato | Sincronizzato da payroll, automatico | Stima statica da inizio anno |
| Approval timesheet cliente | Link unico, traceable, in 2 click | Mail con allegato Excel, 2 settimane di cicli |
| Margine per consulente real-time | Una domanda in chat | Excel pivot da costruire ogni volta |
| Cap T&M monitoring | Alert proattivo al 80% del cap | Scoperto dopo aver sforato |
| Time-to-billing-data | Da approvazione cliente a importi pronti: ore | Da approvazione a dati di fatturazione: 3-5 giorni |
FAQ
Gestisce il modello "blended rate" per progetti misti senior+junior?+
Si. Puoi configurare blended rate (es. "team a 950 eur/giorno indipendente dal mix") oppure rate per ruolo (senior 1200, junior 600). hice.ai sa quale logica applicare per ogni progetto e calcola il margine reale che spesso e diverso dal blended pricing.
Come gestiamo i consulenti freelance con P.IVA?+
I freelance hanno un cost rate (la loro tariffa di acquisto) e un bill rate (quello che fatturate al cliente). hice.ai calcola il margine intermediario e prepara sia l'importo da fatturare al cliente sia la notula passiva dal freelance al netto di ritenuta d'acconto, pronti per l'export.
Possiamo lavorare con clienti che hanno il loro sistema di approval (Ariba, SAP Fieldglass)?+
Si. Ariba, Fieldglass, Beeline e gli altri VMS principali sono integrati via API. Il timesheet va automaticamente in approval sul loro sistema, lo stato torna in hice.ai e gli importi da fatturare si calcolano quando approvato.
Cosa succede se il cliente chiede di fatturare bisettimanalmente invece che mensile?+
Configurabile per cliente. Alcuni vogliono mensile, altri bisettimanale, altri ancora milestone-based anche su T&M. hice.ai prepara gli importi da fatturare al ritmo richiesto da ogni cliente, senza che voi dobbiate ricordarvelo.
Gestiamo la trasferta del consulente: rimborsi e markup?+
Si. Le spese (trasferte, vitto, alloggio) si registrano via foto da telefono, l'AI le categorizza, applica eventuale markup contrattuale (es. spese a 1.1x) e le include negli importi T&M da fatturare, sulla stessa voce o separata, a seconda del contratto.
Come funziona se il cliente fa il forecast del prossimo trimestre?+
L'AI vi prepara un forecast basato sui consulenti attualmente allocati, le rate card vigenti, le scadenze contrattuali e i progetti in pipeline. Vi dice quanto fatturerete in T&M nel Q+1 con un range di confidenza, e dove sono i rischi (consulenti in scadenza, rate da rinegoziare).
Si integra col nostro payroll per il cost rate?+
Si. Zucchetti, TeamSystem, Inaz e i payroll piu diffusi si integrano via API o file mensile. Cost rate per consulente sempre aggiornato a RAL + oneri + benefit + indiretti, senza intervento manuale.
Vuoi sapere oggi qual e il margine reale per consulente?
Demo di 30 minuti. Portaci la tua rate card e 5 consulenti, ti calcoliamo margine reale settimanale per ognuno in chat. Spesso ci sono sorprese.