Perangkat lunak waktu & bahan yang mengetahui tarif tagihan dan tarif biaya Anda

Berhenti menjalankan penagihan T&M melalui tiga spreadsheet dan seorang akuntan. Tanyakan hice.ai mengenai jumlah yang dapat ditagih bulan ini dan minta agar dihitung, disetujui, dan siap untuk diekspor.

Mengapa T&M adalah model penagihan yang paling sulit dilakukan

T&M terlihat sederhana — mencatat jam kerja, mengalikan berdasarkan tarif, mengirim faktur — hingga Anda memiliki 50 konsultan untuk 30 klien, masing-masing dengan kartu tarif, aturan lembur, kebijakan pengeluaran, dan alur kerja persetujuannya sendiri. Kemudian menjadi api bulanan.

Tarif tagihan bervariasi menurut klien, peran, senioritas, dan kuartal — Excel tidak dapat mengimbanginya
Tarif biaya (gaji + overhead + tunjangan) sudah ketinggalan zaman, sehingga margin hanyalah fiksi
Jam lembur dan akhir pekan memiliki aturan yang berbeda untuk setiap klien — mudah untuk dikenakan tarif yang terlalu rendah
Anggaran yang telah disetujui sebelumnya terlampaui secara diam-diam — klien menolak membayar kelebihan tersebut
Faktur bulanan membutuhkan waktu 4-6 hari dan menghasilkan perselisihan yang memerlukan waktu berminggu-minggu untuk diselesaikan

Tarif tagihan, tarif biaya, margin — dalam obrolan

hice.ai dibuat untuk model T&M. Setiap tarif, setiap penggantian, setiap aturan lembur hanya berjarak satu obrolan. Konsultan mencatat jam kerja, AI menerapkan tarif yang tepat, keuangan menyetujui data penagihan, margin nyata.

«Berapa margin kita dalam keterlibatan Northrop bulan ini?» → Pendapatan £42k, biaya £28k, margin 33%, dengan rincian berdasarkan konsultan
«Hitung jumlah faktur bulan April untuk semua klien T&M, kecualikan jam kerja yang tidak disetujui» → 17 ringkasan penagihan siap ditinjau dengan detail pendukung
“Mike bekerja 14 jam pada hari Sabtu untuk Acme — berapa tarif yang berlaku?” → tarif standar × pengganda akhir pekan 1,5, dengan batas khusus klien ditandai

Coba di chat

Contoh yang dapat Anda tanyakan:

Demo statis chat AI hice.

Yang Anda dapatkan

Kartu tarif multi-dimensi

Tarif tagihan berdasarkan klien × peran × senioritas × periode × mata uang. Peralihan tanggal efektif terjadi secara otomatis. Alur kerja persetujuan untuk penggantian.

Mesin tarif biaya langsung

Tingkat biaya termasuk gaji, biaya sosial, tunjangan, biaya overhead dan akrual PTO — diperbarui secara otomatis ketika gaji berubah.

Aturan lembur dan akhir pekan

Pengganda per klien (1,5x, 2x), batas, periode penghentian — ditetapkan satu kali, diterapkan selamanya, dapat dilihat oleh konsultan saat mereka mencatat waktu.

Pagar pembatas anggaran

Anggaran yang telah disetujui sebelumnya diberlakukan pada waktu log. Konsultan tidak dapat melampaui batas 110% tanpa persetujuan mitra — melindungi Anda dari perselisihan.

Data waktu tingkat faktur

Setiap jam yang dapat ditagih memiliki deskripsi, kode proyek, dan status persetujuan. Hasilkan detail dukungan faktur dalam 30 detik.

Daftar tarif yang tahan menghadapi klien, peran, dan mata uang

Daftar tarif adalah bagian yang paling diremehkan dari operasi berbasis waktu dan material. Begitu sebuah perusahaan bekerja dengan beberapa klien dengan ketentuan hasil negosiasi, peran yang sama membawa harga berbeda, dengan kenaikan tahunan, diskon volume, dan kadang mata uang berbeda. Disimpan di spreadsheet, ia menjamin suatu saat ada faktur terbit dengan tarif yang disepakati dua tahun lalu.

Mengikat tarifnya pada kontrak alih-alih pada proyek, dengan tanggal berlaku dan peringatan saat masa berlakunya habis, menghapus seluruh kelas kesalahan itu. Tiap jam yang dicatat lalu dinilai dengan tarif yang benar pada saat yang benar, dan peninjauan harga tahunan berhenti menjadi pekerjaan manual yang harus diingat seseorang.

Tarif per peran, klien, dan masa berlaku
Kenaikan tahunan dengan peringatan sebelum tanggal berlaku
Multimata uang dengan kurs yang dicatat pada transaksi
Peringatan saat jam dicatat memakai tarif yang sudah lewat

Batas atas, anggaran, dan percakapan sebelum kelebihan terjadi

Klausul batas atas melindungi klien dan tidak berbuat apa-apa bagi penyedianya kecuali ada yang mengawasi laju pemakaiannya. Kerusakan pada penugasan berbatas jarang terjadi di pekan terakhir — ia terjadi pada pekan keempat sampai keenam, ketika pemakaiannya diam-diam melampaui rencana dan tak seorang pun mengangkatnya.

Kendali yang berhasil adalah ambang yang disepakati bersama klien saat penandatanganan dan peringatan yang berbunyi dalam perjalanan menuju ambang itu, bukan tepat di titiknya. Percakapan pada pemakaian tujuh puluh persen adalah pembahasan lingkup; percakapan yang sama pada seratus lima persen adalah sengketa tentang siapa yang membayar.

Pemakaian terhadap batas atas terlihat oleh kedua pihak
Peringatan pada ambang yang disepakati, bukan di batas atasnya
Permintaan perubahan dihargai dan disetujui sebelum pekerjaannya mulai
Aturan tertulis tentang apa yang terjadi saat batas atasnya tercapai

Di mana margin sebenarnya bocor

Pada kontrak berbasis waktu, margin tidak ditetapkan saat penandatanganan melainkan dibangun minggu demi minggu, dan ia bocor di sedikit tempat yang bisa ditebak: jam yang dikerjakan tetapi tak pernah dicatat, pencatatan di luar penugasan, tarif yang tidak diperbarui setelah kenaikan disepakati, dan pekerjaan selesai yang tak ditagih siapa pun karena persetujuannya belum ada.

Ada yang kelima dan lebih senyap. Proyek yang dijual dengan dua senior dan tiga junior tetapi dikerjakan dengan empat senior menagih jumlah sama dan menyisakan jauh lebih sedikit. Membandingkan komposisi senioritas rencana dengan komposisi nyata setiap dua pekan adalah salah satu tinjauan termurah yang ada, sekaligus salah satu yang paling menguntungkan.

Jam yang belum dicatat per orang dan per proyek
Pencatatan di luar penugasan atau di luar kontrak
Perbandingan komposisi senioritas yang dijual dan yang dikerjakan
Pekerjaan selesai yang menunggu faktur, menurut usia

Kasus nyata: butik T&M yang beranggotakan 80 orang di New York

Sarah, kepala keuangan di sebuah konsultan manajemen dengan 80 konsultan senior dengan tagihan $300-650 per jam, menutup bulan itu selama 5 hari kerja dengan dua akuntan paruh waktu. Setelah tiga bulan di hice.ai, penutupan akhir bulan adalah 1,5 hari, ia memulihkan 8% margin dengan mengetahui penyimpangan tarif biaya (kenaikan dan bonus yang tidak diterapkan ke kartu tarif), dan nilai faktur yang disengketakan turun dari $90rb/bulan menjadi di bawah $15rb.

hice.ai vs Excel + Harvest + alat penagihan

Fitur	hice.ai	Excel + Harvest + penagihan terpisah
Margin per keterlibatan	Hidup, setiap hari	Bulanan, setelah rekonsiliasi 2 hari
Pembaruan kartu tarif	Perintah obrolan, mulai berlaku hari ini	Perbarui tiga lembar, semoga tidak ada yang rusak
Aturan lembur dan akhir pekan	Dikodekan sekali, selalu diterapkan	Dilakukan secara manual setiap bulannya
Penegakan pembatasan anggaran	Blokir pada waktu log, partner menyetujui	Ditemukan ketika faktur ditolak
Penutupan bulanan	1-2 hari	4-6 hari
Penyelesaian sengketa	Mendukung detail dalam 30 detik	Berjam-jam menelusuri timesheets

FAQ

Bisakah ia menangani tarif tagihan yang berbeda-beda setiap minggunya (misalnya minggu hari libur)?+

Ya. Kartu tarif memiliki rentang tanggal efektif. Minggu-minggu khusus, biaya tambahan liburan, dan tarif tahap proyek semuanya ditangani secara asli.

Bagaimana dengan T&M dengan batasan (T&M-tidak boleh melebihi)?+

Topi adalah kelas satu. Konsultan melihat batasan saat mencatat waktu, mitra mendapat peringatan sebesar 70/80/90%, dan kelebihan memerlukan persetujuan klien secara eksplisit sebelum melakukan penagihan.

Bagaimana cara menghitung tarif biaya konsultan?+

Dari data penggajian Anda: gaji kotor, biaya sosial, tunjangan, akrual bonus, ditambah alokasi overhead yang dapat dikonfigurasi. Diperbarui secara otomatis ketika penggajian berubah.

Apakah konsultan melihat tarif tagihan mereka?+

Dapat dikonfigurasi. Beberapa perusahaan menunjukkannya (transparansi, motivasi), beberapa menyembunyikannya. Tarif biaya hanya untuk mitra secara default.

Bisakah perusahaan menangani subkontraktor dengan tingkat biaya yang berbeda dari karyawan?+

Ya. Setiap sumber daya memiliki jenis tingkat biayanya sendiri — karyawan, kontraktor, pekerja lepas — dan hice.ai menggabungkannya dengan benar dalam laporan margin.

Bagaimana dengan punggawa ditambah kelebihan T&M?+

Kontrak hibrid bersifat standar: pungutan tetap mencakup N jam, jam tambahan menagih T&M sesuai tarif yang dikontrak. hice.ai melacak kedua saldo secara langsung.

Apakah keuangan masih bisa menggunakan QuickBooks atau Xero?+

Ya. hice.ai adalah front-end dan PSA; QuickBooks, Xero, NetSuite atau Sage menangani GL dan faktur. Data penagihan dikirim secara otomatis dengan pemetaan penuh.

Tutup bulan dalam 1,5 hari

Bawa permasalahan faktur bulan lalu ke demo 30 menit. Kami akan membuat model kartu tarif Anda secara langsung dan menunjukkan seperti apa tampilannya.