Software de agência digital que substitui cinco ferramentas SaaS por um chat

Pare de alternar entre Asana, Harvest, Slack e Notion para responder à pergunta de um cliente. Pergunte ao hice.ai e obtenha o projeto, a gravação e a próxima entrega em uma resposta.

Por que Asana mais Monday mais Slack mais Harvest estão acabando com sua margem

Agências e consultorias digitais vivem de contratações e sprints, mas a expansão de ferramentas significa que os líderes de projeto passam metade do dia mudando de contexto. Enquanto isso, as equipes criativas se recusam a registrar horas porque a ferramenta de quadro de horários é um login diferente.

Os gerentes de contas passam de 2 a 3 horas por dia em tópicos do Slack que deveriam ter sido uma atualização de status
Os saldos de horas de retenção estão errados no momento em que a reunião com o cliente acontece
O aumento do escopo do sprint é invisível até a autópsia
As faturas dos freelancers chegam sem a etiqueta do projeto – o financiamento as recompõe
Designers e desenvolvedores odeiam planilhas de horas, então 15-20% das horas faturáveis desaparecem silenciosamente

Uma porta de entrada para projeto, finanças e equipe

hice.ai cuida de seus projetos, horários e contratos para que qualquer pessoa possa perguntar qualquer coisa em inglês simples. A IA atualiza o sistema correto abaixo – sem cliques extras para criativos, sem cobranças perdidas para finanças.

«Quantas horas de retenção restam a Klarna este mês?» → 32 horas de 80, com detalhamento por desenvolvedor sênior/designer/PM
«Calcule o excedente da semana passada para faturar no sprint do Spotify com nossa taxa padrão» → valor faturável com horas, taxas e pedido de compra correspondente, pronto para exportação
«Quem está livre no próximo sprint para um compromisso React de 2 semanas?» → lista classificada com habilidades, disponibilidade e consumo atual

Experimente no chat

Exemplos do que pode pedir:

Demonstração estática do chat de IA da hice.

O que recebe

Rastreamento de banco de horas de retenção

Saldo em tempo real por cliente, com alertas de excesso antes de você rescindir o contrato, e não depois.

Registro de tempo com reconhecimento de sprint

Designers e desenvolvedores registram horas com um comando de chat de uma linha; A IA mapeia isso para o sprint e projeto certos.

Integração de mercado freelancer

Contrate um freelancer com um comando de chat, defina a taxa de custo e a taxa de faturamento, gere o contrato - feito em 5 minutos.

P&L do projeto criativo

Margem por projeto visível em tempo real, incluindo custos de freelancers, licenças de software e alocação de custos indiretos.

Bate-papo primeiro, sem novo aplicativo

Registre o tempo, solicite um freelancer, pergunte o status do projeto - tudo a partir de um simples comando de bate-papo, sem nenhum novo aplicativo para aprender.

Avenças e projetos precisam de controlos diferentes

A maioria das agências digitais tem avenças mensais a par de projetos com âmbito fechado, e os dois governam-se por números diferentes. Uma avença controla-se pelo consumo face à bolsa de horas contratada, com um contador que ambas as partes veem. Um projeto de âmbito fechado controla-se pelo esforço restante estimado, que não é a mesma coisa que as horas já gastas.

Pôr os dois na mesma vista é a razão habitual para a margem aparecer tarde e mal. Mantê-los separados não custa nada e muda a conversa com o cliente: numa avença discute-se se o saldo corresponde ao valor entregue, num projeto discute-se se a data de fim ainda se mantém.

Bolsa de horas contratada, consumida e restante, visível para o cliente
Esforço restante revisto quinzenalmente no trabalho de âmbito fechado
Regras de transporte e de excesso escritas no contrato
Pedidos fora de âmbito registados no dia em que chegam

Freelancers e subcontratados como custo de primeira linha

Uma agência que executa com uma equipa mista de colaboradores e freelancers tem duas tarifas de custo no mesmo projeto, e muitas vezes só descobre a tarifa combinada quando chegam as faturas. O resultado habitual é um projeto que parecia rentável no plano e fecha dez pontos abaixo.

A solução é associar o custo à alocação e não à fatura: quando um freelancer é reservado para um sprint, a sua tarifa, o seu projeto e o volume previsto ficam registados nesse momento. As finanças passam a reconciliar em vez de reconstruir, e a conta de exploração do projeto está certa durante o projeto e não depois dele.

Tarifa de custo registada na reserva, não na faturação
Horas de freelancer associadas a projeto e sprint desde o início
Compromisso de compra visível face ao orçamento do projeto
Margem combinada recalculada à medida que a composição da equipa muda

Conseguir que as equipas criativas registem horas sem uma guerra

Designers e programadores não resistem ao registo de horas por falta de disciplina; resistem porque as categorias descrevem um processo que não reconhecem e porque nunca lhes volta nada a partir dos dados. As duas coisas são corrigíveis e nenhuma exige uma política.

O que funciona são menos categorias, tiradas do trabalho tal como está realmente organizado — o sprint, o entregável, o cliente —, um registo que demora segundos a partir de onde já estão, e um momento mensal em que a equipa vê o que as suas horas produziram. O problema de cumprimento revela-se, quase sempre, um problema de desenho.

Categorias que correspondem ao sprint e ao entregável
Registo em segundos, a partir da ferramenta que já têm aberta
Um toque no próprio dia em vez do acerto de contas à sexta
Cada pessoa capaz de ver o que as suas horas financiaram

Caso real: estúdio digital de 45 pessoas em Berlim

Lukas dirige um estúdio de marca e produto com 12 retentores ativos e 30 compromissos baseados em projetos. Antes do hice.ai, sua reunião semanal de liderança durava 90 minutos e respondia a três perguntas. Depois de dois meses no hice.ai, a mesma reunião dura 35 minutos, sua equipe registra 22% mais tempo faturável (horas que costumavam ser perdidas) e ele pegou um aumento de escopo de £ 40 mil em um retentor principal na terceira semana, em vez do mês quatro.

hice.ai vs Asana + Colheita + Slack + Noção

Funcionalidade	hice.ai	Asana + Colheita + Folga + Noção
Número de ferramentas nas quais a equipe faz login	Um bate-papo, um login	Quatro às seis, todos os dias
Registrando tempo faturável	Uma mensagem de bate-papo	Abra o Harvest, encontre o projeto, preencha o formulário
Saldo de horas de retenção	Pergunte no chat, resposta ao vivo	Excel reconciliado mensalmente
Margem do projeto	Em tempo real, por projeto	Exportação trimestral, então já acabou
Integrando um freelancer	5 minutos do bate-papo	Mais de 30 minutos em três ferramentas
Custo	Uma assinatura	Quatro a seis, somando 3-4x

FAQ

Ele pode ser integrado às nossas ferramentas existentes?+

Calendários e e-mail se conectam diretamente dentro do hice.ai. Integrações com outras ferramentas (por exemplo, ferramentas de design e código) estão disponíveis mediante solicitação.

Como você lida com estouros e rollovers de retenção?+

Você define a regra por cliente: limite máximo, estouro suave com faturamento ou transferência para o próximo mês. hice.ai aplica e relata sobre isso.

Usamos freelancers em todos os projetos. Como funciona o rastreamento de custos?+

Cada freelancer tem uma taxa de custo e uma taxa de faturamento. hice.ai calcula a margem por projeto em tempo real, com alertas quando o mix de freelancers diminui a margem.

E quanto aos resultados criativos – a IA pode acompanhar as rodadas de design?+

Sim. Você define ciclos de revisão no contrato (por exemplo, 3 rodadas incluídas) e hice.ai sinaliza quando um cliente está consumindo mais rodadas do que o acordado.

Ela lida com retentores em várias moedas para clientes internacionais?+

Sim. Cada retentor pode ser precificado em sua própria moeda, com o câmbio capturado na data do contrato para relatórios de margem limpa.

Meus designers realmente usarão isso ou recusarão como no Harvest?+

O tempo de registro é uma mensagem de chat: 'registrado 4h no pouso de Klarna'. Os designers relatam consistentemente que é o primeiro quadro de horários que eles não odeiam.

Como ele se compara ao Productive.io ou Float?+

Produtivo é orientado pela forma e é uma ferramenta para aprender. hice.ai é orientado por chat - sua equipe é produtiva no primeiro dia porque já sabe como digitar uma mensagem de chat.