Tempo e material gerenciados adequadamente

O tarifário é a peça mais subestimada. Assim que uma empresa trabalha com vários clientes, cada um com condições negociadas, a mesma função tem preços diferentes, com atualizações anuais, descontos por volume e por vezes moedas distintas. Manter isso numa folha de cálculo garante que mais cedo ou mais tarde sairá uma fatura com uma tarifa antiga.

A solução é ligar a tarifa ao contrato e não ao projeto, com data de vigência e aviso quando caduca. A partir daí cada hora registada é valorizada com a tarifa certa no momento certo, e as revisões de preço deixam de ser um exercício manual com risco de esquecimento.

O percurso tem cinco passos e cada um acumula o seu próprio atraso: registo, aprovação, validação das condições, preparação da fatura e envio. Quase todos esses atrasos são internos, e por isso são os mais fáceis de corrigir sem mexer na relação com o cliente.

A aprovação merece um desenho próprio. Se o responsável tiver de rever linha a linha, não o fará e aprovará em bloco no último dia. Rever apenas o anómalo — horas fora da alocação, excesso face ao previsto, imputações em projetos fechados, tarifas desatualizadas — transforma meia hora de trabalho em três minutos e reforça o controlo em vez de o afrouxar.

Num contrato por tempo e materiais a margem não se decide na assinatura, constrói-se semana a semana e foge sempre pelos mesmos sítios: horas trabalhadas e não registadas, imputações fora do contrato, tarifas não atualizadas face à revisão acordada e trabalho entregue que ninguém fatura por falta de uma aprovação.

Há uma quinta, mais silenciosa: o desvio no mix de perfis. Um projeto vendido com dois seniores e três juniores mas executado com quatro seniores fatura o mesmo e deixa bastante menos. Comparar de quinze em quinze dias a composição prevista com a real é uma das revisões mais rentáveis que um responsável de projeto pode fazer.