Setiap perusahaan konsultan yang pernah kami audit menjalankan setidaknya dua dari tiga sistem ini. Sebagian besar menjalankan ketiganya, dan sekitar setengah dari mereka membayar untuk alat yang sangat tumpang tindih sehingga data berada di dua atau tiga tempat secara bersamaan, dan tidak ada satupun yang resmi. Kesenjangan antara ATS, CRM, dan PSA adalah tempat di mana produktivitas mati secara diam-diam. Orang-orang berhenti mempercayai angka-angka tersebut. Laporan dibuat ulang dalam spreadsheet. Manajer akun dan perekrut saling mengejar pembaruan yang seharusnya menjadi permintaan basis data. Dan setiap kuartal, seseorang membuka faktur perpanjangan dan menanyakan pertanyaan yang sama: apakah kita benar-benar membutuhkan semua ini?
Ini adalah entri ensiklopedia untuk pertanyaan itu. Kami akan mendefinisikan masing-masing sistem tanpa kata-kata kasar, menarik garis yang memisahkannya, menandai zona di mana mereka saling tumpang tindih, memaparkan tiga arketipe integrasi yang berfungsi di dunia nyata, memberi Anda matriks keputusan untuk konsolidasi, dan menyelesaikan dengan perubahan apa dalam tumpukan asli AI. Pada akhirnya Anda akan dapat melihat peralatan Anda sendiri dan mengatakan, dengan keyakinan yang masuk akal, apa yang harus disimpan, apa yang harus dihentikan, dan berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk jahitan tersebut.
Definisi bersih
Sebelum kita berdebat tentang tumpang tindih, kita harus sepakat tentang arti sebenarnya dari setiap akronim. Industri ini ceroboh dalam hal ini, vendor sengaja ceroboh karena batasan yang tidak jelas menjual lebih banyak kursi, dan hasilnya adalah Menara Babel di mana dua direktur operasi di dua perusahaan dapat menggunakan kata CRM dan mengartikan perangkat lunak yang sama sekali berbeda.
ATS adalah singkatan Sistem pelacakan pemohon. Tugasnya adalah menyalurkan kandidat: mencari, menyaring, mewawancarai, menawarkan, dan menerima orang-orang yang mungkin bekerja untuk atau melalui perusahaan Anda. Unit datanya adalah kandidat. Alur kerja inti menggerakkan kandidat tersebut melalui tahapan, dari profil sumber mentah hingga hasil yang diterima atau ditolak. Platform ATS yang baik mencakup penguraian resume, visualisasi saluran, penjadwalan wawancara, kartu skor, dan integrasi dengan papan pekerjaan atau saluran sumber apa pun yang Anda gunakan.
CRM adalah singkatan dari Manajemen Hubungan Pelanggan. Tugasnya adalah saluran klien: prospek, peluang, kesepakatan, akun, kontak. Unit datanya adalah prospek atau akun, bergantung pada tahap mana Anda berada. Alur kerja inti adalah memindahkan peluang dari sentuhan pertama ke kemenangan tertutup, lalu mengelola hubungan berkelanjutan dengan akun tersebut. Platform CRM yang baik mencakup integrasi email, perkiraan saluran, pelacakan aktivitas, dan pelaporan tingkat kemenangan.
PSA adalah singkatan Otomatisasi Layanan Profesional. Tugasnya adalah pengiriman dan penagihan: mengubah kesepakatan tertutup menjadi proyek dengan staf, melacak waktu dan biaya yang dihabiskan untuk proyek tersebut, membuat faktur kepada klien, dan mengakui pendapatan. Unit datanya adalah proyek atau keterlibatan, dan semua hal lainnya (orang, waktu, pengeluaran, faktur) tergantung padanya. Alur kerja inti adalah siklus hidup penuh mulai dari pembuatan proyek hingga penempatan sumber daya, pencatatan waktu, penagihan, dan penutupan proyek. Platform PSA yang baik mencakup perencanaan sumber daya, pelaporan pemanfaatan, penagihan pencapaian, dan pengakuan pendapatan.
Jika Anda tidak ingat apa pun dari artikel ini, ingatlah versi satu kalimat: ATS untuk orang yang mungkin Anda pekerjakan, CRM untuk klien yang mungkin menjadi tujuan penjualan Anda, PSA untuk proyek yang Anda kirimkan dan penagihan. Tiga corong berbeda, tiga unit data berbeda, tiga kelompok pengguna berbeda di dalam perusahaan Anda.
Model mental
Bayangkan tiga pipa mengalir ke kolam pusat yang merupakan pendapatan perusahaan Anda.
Pipa ATS membawa orang masuk. Perekrut dan sumber berdiri di salah satu ujungnya. Di sisi lain muncullah konsultan, insinyur, perancang, analis – manusia yang dapat ditagih yang pada akhirnya akan ditugaskan dalam proyek.
Saluran CRM menghadirkan kesepakatan. Account executive, mitra, pemimpin pengembangan bisnis berdiri di satu sisi. Di sisi lain terdapat kontrak yang ditandatangani, pernyataan kerja, perjanjian layanan utama — komitmen dari klien untuk membayar perusahaan Anda untuk mendapatkan hasil.
Pipa PSA adalah tempat keajaiban terjadi. Dibutuhkan orang-orang dari pipa satu dan kesepakatan dari pipa dua, mencocokkan mereka ke dalam proyek, menjalankan proyek tersebut hingga selesai, mencatat jam kerja, dan mengubah jam tersebut menjadi faktur dan pendapatan yang diakui. PSA adalah satu-satunya dari ketiga PSA di mana uang benar-benar berpindah tangan.
ATS CRM [kandidat] [peluang]
| |
v v Konsultan yang disewa Kontrak yang dimenangkan secara tertutup
\ /
\ /v v PSA
(orang + kesepakatan -> proyek)
|ay Pengiriman
|
ay Faktur
|
ay Pendapatan
Diagram ini sengaja disederhanakan, karena saat Anda mulai menambahkan zona yang tumpang tindih, diagram ini menjadi simpul. Tapi bentuk dasarnya tetap bertahan. Dua corong masuk, satu mesin pengiriman dan penagihan. Tanpa mesin, corong hanyalah daftar. Tanpa corong, mesin tidak dapat hidup.
ATS menyelam lebih dalam
Sistem Pelacakan Pelamar ada karena perekrutan pada skala apa pun tidak mungkin dikelola dalam spreadsheet. Setelah Anda memiliki lebih dari segelintir peran terbuka dan lebih dari satu atau dua perekrut yang mengerjakannya, Anda memerlukan tahapan, status, catatan kandidat, riwayat komunikasi, dan kemampuan untuk mengajukan pertanyaan seperti sumber mana yang paling cepat menyelesaikan penawaran di jalur insinyur senior.
Apa yang dilakukan ATS dengan baik: penerimaan kandidat terstruktur dari berbagai saluran, penguraian resume ke dalam profil yang dapat dicari, saluran berbasis tahapan per peran atau per permintaan, koordinasi wawancara termasuk integrasi kalender, pengumpulan kartu skor dari pewawancara, manajemen penawaran, dan semakin banyak penyerahan orientasi yang ringan. Platform ATS terbaik (Greenhouse, Lever, Ashby di gelombang modern; Bullhorn, JobAdder, JobDiva di gelombang perusahaan kepegawaian; Workable, Recruitee, SmartRecruiters di tingkat SMB) semuanya melakukan hal-hal ini dengan cukup baik.
Apa yang tidak dilakukan ATS: ATS tidak melacak apa yang dilakukan kandidat setelah mereka menjadi karyawan atau kontraktor. Itu tidak mencatat jam yang dapat ditagih. Itu tidak menghasilkan faktur klien. Itu tidak mengelola peluang atau kesepakatan. Itu tidak melacak profitabilitas proyek. Saat seseorang melewati batas dari kandidat ke konsultan, ATS secara efektif tidak mempedulikan mereka, dan sistem lain harus mengambil alih.
Kapan perusahaan konsultan benar-benar membutuhkan ATS khusus? Dua jawaban, keduanya jujur.
Ya, jika Anda adalah perusahaan pengayauan, pencarian, atau kepegawaian yang menempatkan kandidat sebagai model bisnis Anda. Seluruh P&L Anda berjalan berdasarkan kecepatan dan kualitas saluran kandidat Anda. Anda mungkin memerlukan ATS yang berfokus pada staf seperti Bullhorn atau JobDiva, karena ATS itu sendiri merupakan sistem operasional utama dan terintegrasi erat dengan penagihan penempatan.
Seringkali tidak jika Anda adalah perusahaan konsultan TI, strategi, atau manajemen murni tempat Anda mempekerjakan segelintir orang per tahun dan sebagian besar kompleksitas operasional Anda ada di sisi klien dan pengiriman. PSA yang mumpuni dengan modul perekrutan dasar, atau ATS mandiri yang ringan di tingkat SMB, dapat melindungi Anda. Melempar Greenhouse pada konsultan beranggotakan 40 orang yang mempekerjakan 12 orang per tahun adalah rekayasa berlebihan.
Kriteria keputusannya adalah perekrutan per kuartal dan sentralitas strategis perekrutan. Jika perekrutan adalah fungsi bervolume tinggi yang konstan, Anda memerlukan ATS khusus. Jika perekrutan adalah proyek sekali seperempat yang dijalankan oleh mitra pengelola yang memiliki spreadsheet, jangan membayar untuk Greenhouse.
CRM mendalami
CRM adalah sistem yang paling banyak digunakan oleh vendor perangkat lunak. Salesforce sendiri telah melatih dua generasi operator untuk berasumsi bahwa CRM adalah sinonim untuk jalur penjualan, yang benar pada tingkat salinan pemasaran dan salah pada tingkat operasi perusahaan konsultan yang sebenarnya.
CRM Generik dibuat untuk penjualan transaksional. Satuan nilai yang mereka asumsikan adalah suatu transaksi: suatu komitmen moneter yang terpisah, ditutup pada suatu tanggal, melekat pada suatu rekening. Ini berfungsi sempurna untuk penjualan SaaS, untuk lisensi perangkat lunak, untuk penjualan perangkat keras, untuk bisnis apa pun yang kesepakatannya tercapai dan sebagian besar hubungannya dapat diserahkan ke tim sukses pelanggan.
Perusahaan konsultan tidak bekerja seperti itu. Nilai sebuah perusahaan konsultan bukanlah sebuah kesepakatan, melainkan sebuah proyek. Kesepakatan itu hanyalah izin untuk memulai proyek. Kompleksitas nyata, margin nyata, pengalaman klien nyata semuanya terjadi di dalam proyek, bukan pada saat penandatanganan. Dan proyek memiliki kartu tarif, nama konsultan, cakupan berbasis pencapaian, perubahan pesanan, waktu dan material versus penagihan harga tetap, staf sumber daya multi-tingkat, dan lusinan konsep lain yang belum pernah didengar oleh CRM umum.
Salesforce sebagai platform dasar dapat disesuaikan untuk menangani hal ini, namun penyesuaiannya ekstensif dan mahal. Anda akhirnya membangun setengah PSA di dalam Salesforce, atau membayar add-on PSA Salesforce (FinancialForce, sekarang Certinia, menjadi contoh kanonik), dan sekarang Anda membayar dua kali: sekali untuk kursi CRM, sekali untuk lapisan PSA di atas.
HubSpot lebih ramah dan lebih murah tetapi lebih berpusat pada kesepakatan. Kekuatannya adalah otomatisasi pemasaran dan manajemen saluran masuk. Kelemahannya bagi perusahaan konsultan sama dengan kelemahan Salesforce: ia tidak memahami proyek, tarif, pencapaian, pemanfaatan.
CRM konsultasi khusus memang ada (Pipedrive yang disesuaikan, Insightly, Capsule, Copper), namun sebagian besar terlalu kecil atau terlalu umum. Kategori sebenarnya yang harus diperhatikan bukanlah CRM untuk konsultasi, melainkan PSA dengan CRM bawaan, di mana kesepakatan dan proyek berbagi database sejak hari pertama dan tidak ada integrasi yang dapat diputus.
Jawaban jujur bagi sebagian besar perusahaan konsultan: Anda memerlukan CRM dalam artian tempat untuk melacak prospek dan transaksi, namun Anda tidak memerlukan platform Enterprise CRM yang berdiri sendiri. PSA Anda harus mencakupnya, atau Anda harus menjalankan CRM ringan (HubSpot Starter, Pipedrive) dan memasukkan kecerdasan sebenarnya ke dalam PSA.
PSA mendalami
PSA merupakan sistem yang paling strategis di antara ketiga sistem tersebut, dan juga merupakan sistem yang investasinya paling sedikit dilakukan oleh perusahaan konsultan dengan ukuran kecil. Alasannya bersifat psikologis. Penjualan terasa strategis, sehingga para pemimpin membayar untuk CRM yang besar. Perekrutan terasa strategis, sehingga para pemimpin membayar ATS yang besar. Pengiriman terasa operasional, jadi para pemimpin mencoba menjalankannya di spreadsheet dan plugin absen sampai ada yang rusak.
Apa yang sebenarnya dilakukan PSA, secara lengkap: pengaturan proyek dari kesepakatan yang ditandatangani, perencanaan sumber daya dan penempatan staf konsultan yang ditunjuk ke dalam proyek, pelacakan waktu dan persetujuan, manajemen biaya, pelacakan pencapaian, manajemen perubahan pesanan, faktur klien dalam beberapa model penagihan, piutang, pengakuan pendapatan (seringkali sesuai dengan ASC 606), pelaporan pemanfaatan per konsultan dan per tim, pelaporan profitabilitas proyek, perkiraan versus aktual, dan semakin banyak fungsi CRM dan ATS yang ringan.
Mengapa PSA merupakan tulang punggung strategis: PSA adalah satu-satunya sistem yang menyentuh setiap dolar pendapatan yang diperoleh perusahaan Anda. Setiap jam yang dapat ditagih mengalir melaluinya. Setiap faktur dihasilkan darinya. Setiap pertanyaan margin — apakah proyek ini menguntungkan, apakah konsultan ini dikelola dengan jumlah staf yang tepat, apakah kita menyisakan uang untuk pesanan perubahan — hanya dapat dijawab dengan data PSA. ATS dan CRM mempengaruhi pendapatan. PSA adalah pendapatan.
Pemain kanonik: Kantata (sebelumnya Mavenlink + Kimble), Certinia (sebelumnya FinancialForce), Projector, BigTime, Unanet, Replicon PSA, Scoro, Productive, Forecast. Di bawahnya, opsi ringan seperti Harvest plus Forecast ditambah alur faktur manual dapat bekerja untuk perusahaan yang sangat kecil tetapi melebihi dua puluh atau tiga puluh kepala yang dapat ditagih.
Apa yang PSA tidak lakukan dengan baik, secara historis: PSA tidak dibuat untuk pengadaan kandidat dalam jumlah besar (gunakan ATS) dan tidak dibuat untuk pemeliharaan prospek dan otomatisasi pemasaran yang canggih (gunakan CRM atau alat pemasaran). ILM modern semakin banyak menyerap fungsi-fungsi yang berdekatan ini, namun semakin jauh jangkauannya dari inti proyek ke kas, maka semakin tipis pula fungsi-fungsi tersebut.
Panduan investasi: jika Anda adalah perusahaan konsultan dengan lebih dari 20 orang tanpa PSA nyata, Anda kehilangan margin yang tidak dapat Anda ukur. Memperbaiki hal ini hampir selalu menghasilkan ROI yang lebih tinggi dibandingkan meningkatkan CRM atau ATS.
Ketiga zona tersebut tumpang tindih
Di sinilah setiap perusahaan konsultan terjebak. Ketiga sistem tersebut tidak dapat dipisahkan dengan jelas di dunia nyata. Mereka tumpang tindih di tiga zona tertentu, dan cara Anda menangani tumpang tindih tersebut menentukan apakah tumpukan Anda berfungsi atau membusuk.
Tumpang tindih zona satu: kandidat menjadi konsultan
Seseorang berpindah dari dunia ATS ke dunia PSA saat mereka dipekerjakan. Catatan ATS memiliki catatan wawancara, sumber, sumber, kartu skor, rincian penawaran. Catatan PSA memiliki keterampilan, tarif, pemanfaatan, riwayat proyek, status yang dapat ditagih.
Integrasi yang naif adalah dengan mendorong profil dasar kandidat (nama, email, peran) dari ATS ke PSA pada acara perekrutan dan menyelesaikannya. Ini berfungsi untuk akuntansi jumlah karyawan dan tidak banyak lagi. Integrasi yang lebih kaya memajukan keterampilan, sertifikasi, kefasihan bahasa, rentang gaji, saluran sumber, dan perekrut, yang semuanya berguna untuk pengambilan keputusan kepegawaian di kemudian hari. Mengetahui bahwa teknisi senior Anda yang berkinerja terbaik diperoleh melalui saluran rujukan tertentu adalah jenis wawasan yang secara diam-diam membenarkan struktur bonus perekrut.
Cara yang salah untuk menangani tumpang tindih ini adalah dengan menyimpan dua catatan orang yang terpisah, satu di ATS dan satu lagi di PSA, tanpa tautan. Kami melihat ini terus-menerus. Keterampilan diperbarui dalam satu sistem, bukan sistem lainnya. PSA menunjukkan konsultan sebagai ahli Python, ATS masih meminta mereka menandai Java dari putaran perekrutan mereka. Keputusan kepegawaian dibuat berdasarkan data yang sudah usang.
Tumpang tindih zona dua: prospek menjadi proyek
Kesepakatan berpindah dari dunia CRM ke dunia PSA pada saat kesepakatan tersebut ditandatangani. Catatan CRM memiliki riwayat peluang, kontak, proposal, tanggal penutupan. Catatan PSA berisi pernyataan kerja, anggaran, staf tim, pencapaian, dan fakta aktual.
Pertanyaan integrasi di sini sama persis dengan pertanyaan calon konsultan. Di mana data berada selama masa transisi, siapa yang memiliki serah terima, dan apa yang dilakukan. Praktik yang baik adalah CRM dan PSA berbagi kontak, berbagi catatan akun, dan berbagi tautan peluang-ke-proyek, sehingga kesepakatan yang dimenangkan secara otomatis menghasilkan shell proyek di PSA, siap untuk dikelola.
Cara yang salah: pengembangan bisnis menyelesaikan kesepakatan di CRM, melemparkan kontrak ke tim pengiriman, yang secara manual membangun kembali catatan proyek di PSA, sering kali menggunakan konvensi penamaan yang berbeda, sering kali salah mengingat ruang lingkupnya. Jahitan antara CRM dan PSA adalah salah satu yang termahal di seluruh tumpukan bila ditangani dengan buruk.
Tumpang tindih zona tiga: kontak klien
Setiap kontak klien berpotensi ada di ketiga sistem. Pembeli di klien muncul pertama kali sebagai pemimpin CRM. Setelah kesepakatan ditutup, pembeli yang sama kini menjadi kontak di proyek PSA. Jika perusahaan kemudian menempatkan kontraktor di klien tersebut, pembeli juga dapat menjadi kontak di ATS untuk tujuan penempatan.
Jawaban yang benar adalah satu catatan kontak kanonik, yang digabungkan ke sistem lain. Jawaban yang salah, yang juga merupakan jawaban universal di perusahaan-perusahaan yang belum merancangnya dengan benar, adalah tiga catatan, masing-masing dengan bidang yang sudah basi, masing-masing dengan catatan seseorang tentang panggilan terakhir yang tidak diketahui oleh dua sistem lainnya.
Ini adalah zona tumpang tindih yang paling sering dikeluhkan oleh manajer akun dan pimpinan pengiriman. "Apakah orang ini masih menjadi pembeli kita? Kapan terakhir kali kita menghubungi mereka? Apakah mereka memperbarui kontrak? Apakah kita mengenakan tarif yang tepat?" Dalam tumpukan yang terintegrasi dengan baik, setiap jawaban adalah satu kueri. Dalam tumpukan yang tidak terintegrasi dengan baik, setiap jawaban adalah thread Slack.
Tiga arketipe integrasi
Pada dasarnya ada tiga arsitektur yang layak untuk menggabungkan ATS, CRM, dan PSA di sebuah perusahaan konsultan. Pilih satu secara sadar. Perpecahan di antara keduanya inilah yang menghasilkan kekacauan yang dialami sebagian besar perusahaan.
Pola dasar satu: PSA sebagai hub
PSA adalah sistem pencatatan orang, proyek, dan pendapatan. ATS dan CRM hadir sebagai sistem feeder, cakupannya lebih sempit, dengan titik serah terima yang jelas ke PSA. Catatan kandidat dikirim dari ATS ke PSA saat perekrutan. Catatan peluang segera dikirim dari CRM ke PSA. PSA membawa catatan kontak kanonik.
Ini paling cocok untuk perusahaan yang pengirimannya adalah pusat gravitasinya. Konsultasi TI, konsultasi strategi, layanan teknik, agen desain. ATS dan CRM adalah alat taktis untuk fungsi tertentu; PSA adalah tulang punggung operasional.
Pola dasar dua: CRM sebagai hub
CRM adalah sistem pencatatan akun, kontak, dan peluang. PSA dan ATS dimasukkan ke dalamnya. Catatan proyek ada di PSA, namun tampilan akun kanonik ada di CRM. ATS dapat digantikan dengan modul perekrutan di dalam CRM, terutama untuk perusahaan kepegawaian yang menjalankan Salesforce dengan Bullhorn atau sejenisnya.
Hal ini paling cocok untuk perusahaan penempatan bervolume tinggi dan bisnis yang dipimpin oleh rekrutmen di mana nilai dolar dari setiap keterlibatan cukup kecil sehingga pelacakan proyek gaya PSA yang mendetail menjadi berlebihan, namun hubungan akun dan riwayat penempatan sangat penting.
Pola dasar tiga: platform konsolidasi
Sebuah platform tunggal mencakup fungsi ATS, CRM, dan PSA, dengan satu model data, satu antarmuka pengguna, dan satu tempat untuk mencari berbagai hal. Dampaknya adalah platform konsolidasi akan lebih lemah pada salah satu dari ketiga fungsi tersebut dibandingkan dengan spesialis terbaik, namun biaya integrasinya nol karena tidak ada integrasi.
Hal ini semakin memungkinkan dan semakin menarik bagi perusahaan-perusahaan yang mempunyai, katakanlah, 150 karyawan yang dapat ditagih. Vendor platform konsultasi modern dan platform operasi asli AI (di mana ia berada) secara eksplisit dibangun berdasarkan model konsolidasi. Argumennya adalah bahwa pajak yang harus dibayar untuk mengintegrasikan tiga platform terbaik melebihi kesenjangan fitur dari satu platform yang hanya sangat bagus dalam ketiganya.
Konsolidasi vs terpisah: matriks keputusan
Tidak ada jawaban universal mengenai apakah kita harus melakukan konsolidasi. Ada matriks keputusan.
Ukuran perusahaan hingga 25 kepala yang dapat ditagih: konsolidasi. Pajak jahitan dalam menjalankan tiga sistem akan mengecilkan keunggulan fitur apa pun. Platform tunggal, atau PSA dengan modul CRM dan ATS yang ringan, akan melayani Anda dengan lebih baik.
Ukuran perusahaan 25 hingga 75 kepala yang dapat ditagih: tergantung. Jika volume perekrutan rendah (di bawah 30 karyawan per tahun) dan penjualan memiliki kompleksitas sedang, lakukan konsolidasi. Jika volume perekrutan tinggi atau penjualan bersifat perusahaan dengan siklus panjang dan tim yang kompleks, pertimbangkan spesialis CRM atau ATS bersama dengan PSA.
Ukuran perusahaan 75 hingga 250 kepala yang dapat ditagih: bergantung pada kompleksitas. Jika Anda memiliki peran khusus (kepala operasi penjualan, kepala operasi perekrutan, kepala operasi pengiriman), yang terbaik sering kali dapat dibenarkan. Jika tidak, konsolidasi tetap akan menang.
Ukuran perusahaan lebih dari 250 ekor yang dapat ditagih: ras terbaik menjadi standar, namun dengan investasi integrasi yang serius. Anda memerlukan lapisan platform data (seringkali platform data pelanggan atau gudang data internal) untuk menjaga ketiga sistem tetap sinkron. Pajak jahitan hanya dapat dikelola jika Anda melakukan industrialisasi jahitan.
Kompleksitas penjualan adalah poros lainnya. Perusahaan dengan siklus penjualan tiga bulan dan satu pengambil keputusan per transaksi tidak memerlukan Salesforce. Sebuah perusahaan dengan siklus penjualan delapan belas bulan, transaksi bernilai jutaan euro, dan tujuh pemangku kepentingan per peluang mungkin memilikinya.
Kompleksitas perekrutan adalah poros ketiga. Sebuah perusahaan yang mempekerjakan dua puluh peran dalam setahun melalui satu atau dua saluran tidak memerlukan Rumah Kaca. Sebuah perusahaan yang mempekerjakan delapan puluh peran dalam setahun di lima wilayah geografis dengan perekrut tertanam melakukannya.
Sumbu keempat, yang semakin penting, adalah apakah model penyampaian Anda mencakup talenta yang dikontrak atau ditempatkan. Perusahaan kepegawaian, bahkan yang kecil sekalipun, memerlukan ATS yang nyata karena kandidat adalah produknya. Perusahaan pengiriman murni, bahkan yang besar sekalipun, sering kali tidak melakukan hal ini.
Pergeseran AI-asli
Hingga baru-baru ini, lanskap tiga akronim telah ditetapkan. Vendor bersaing dalam setiap kategori, vendor integrasi mencari nafkah dengan menyatukan mereka, dan perusahaan konsultan membayar pajak jahitan sebagai biaya menjalankan bisnis.
Yang berubah dengan cepat adalah munculnya platform operasi asli AI yang mencakup ketiga kategori dengan antarmuka chat-first. Argumennya adalah bahwa antarmuka pengguna masa depan bukanlah tiga aplikasi, melainkan satu percakapan. Anda tidak masuk ke PSA Anda untuk memeriksa pemanfaatan, Anda bertanya. Anda tidak membuka CRM untuk memperbarui kesepakatan, Anda memberi tahu asisten apa yang terjadi dalam rapat dan asisten memperbarui segalanya: CRM, shell proyek, rencana kepegawaian, perkiraan.
This sounds futuristic. Hal ini sebagian besar sudah terjadi pada perusahaan-perusahaan yang telah mengadopsinya. Model chat-first sangat mengganggu di zona yang tumpang tindih, karena antarmuka percakapan tidak peduli pada akronim mana suatu data berada. Anda bertanya "apa yang terbaru dengan akun Bardelli" dan sistem menyatukan peluang terbuka dari CRM-land, proyek aktif dari PSA-land, dan penempatan terbaru dari ATS-land, menjadi satu jawaban yang koheren.
Pola dasar platform terkonsolidasi mendapat dorongan besar dari perubahan ini. Argumen yang mendukung ras terbaik adalah bahwa spesialis memiliki fitur yang lebih baik. Argumen yang mendukung konsolidasi adalah bahwa satu sistem berarti tidak ada pajak jahitan. Ketika antarmuka pengguna bersifat percakapan dan dimediasi AI, kedalaman fitur tidak terlalu penting dan kesatuan data lebih penting. Pendulumnya berayun.
Ini tidak mematikan ATS atau CRM atau PSA sebagai kategori. Ini mengatur ulang keputusan pembelian. Daripada bertanya "CRM mana yang harus kami beli", Anda mulai bertanya "platform operasi mana yang harus kami standarkan, dan apakah platform tersebut memiliki kedalaman CRM yang cukup untuk kompleksitas kesepakatan kami?"
Pedoman migrasi untuk perusahaan yang memiliki peralatan berlebihan
Jika Anda telah membaca sejauh ini dan menyimpulkan bahwa perusahaan Anda membayar untuk sistem yang mubazir, inilah pedoman untuk keluar tanpa membakar rumah.
Tahap pertama, audit. Buat daftar setiap sistem, setiap jumlah kursi, setiap biaya tahunan, dan sepuluh alur kerja terpenting yang berhubungan dengan setiap sistem. Identifikasi alur kerja mana yang melintasi batas sistem — itulah alur kerja pajak jahitan Anda. Identifikasi bidang data mana yang diduplikasi di seluruh sistem. Bangun inventaris sebelum Anda menyentuh apa pun.
Tahap kedua, tentukan arsitektur target. Jalankan matriks keputusan di atas. Pilih salah satu dari tiga arketipe secara sadar, dengan menyelaraskan mitra dan pimpinan operasi. Ini bukan keputusan TI, ini keputusan arsitektur bisnis.
Tahap ketiga, pilih sistem pencatatan. Untuk setiap domain (orang, akun, kontak, peluang, proyek, waktu, penagihan) putuskan sistem mana yang memiliki kebenaran. Apa pun yang menyimpan data tersebut digabungkan atau disinkronkan dari sistem pencatatan.
Tahap keempat, migrasikan data dengan hati-hati. Jangan melakukan bigbang. Migrasikan domain satu per satu, dimulai dengan domain dengan risiko terendah (sering kali kontak) dan diakhiri dengan risiko tertinggi (proyek aktif dengan faktur terbuka). Jalankan penulisan ganda untuk jendela yang ditentukan per domain sehingga Anda dapat menemukan kesalahan sebelum melakukan pemotongan.
Fase kelima, matikan alat-alat yang mubazir. Ini adalah bagian yang ditunda semua orang. Tetapkan tanggal pasti untuk setiap sistem yang dihentikan, komunikasikan secara luas, dan patuhi itu. Alat pensiunan yang masih memiliki lima belas login seminggu tidak dihentikan, itu adalah zombie.
Tahap keenam, desain ulang alur kerja jahitan. Bahkan setelah konsolidasi, Anda akan memiliki beberapa jahitan. Penyerahan CRM-ke-PSA, peristiwa perekrutan ATS-ke-PSA, federasi kontak. Desain ulang alur kerja ini secara eksplisit sehingga tidak lagi seperti sebelumnya.
Sebagian besar perusahaan yang melakukan laporan konsolidasi tiga banding satu menghasilkan pengembalian dalam waktu dua belas bulan hanya dari penghematan izin, dengan peningkatan produktivitas operasional sebagai prioritas utama. Rasa sakitnya terkonsentrasi di kawasan migrasi; manfaatnya bertambah selama bertahun-tahun.
Menutup putaran
ATS, CRM, dan PSA adalah tiga corong berbeda, tiga unit data berbeda, dan tiga kelompok pengguna berbeda, namun semuanya menghasilkan mesin pendapatan yang sama. Versi bersih dari jawabannya adalah Anda memerlukan ketiga fungsi dan mungkin hanya satu sistem. Versi buruknya adalah sebagian besar perusahaan menggunakan terlalu banyak alat, membayar terlalu banyak pajak jahitan, dan tidak mendapatkan pandangan terpadu tentang perusahaan yang sebenarnya dapat dihasilkan oleh teknologi tersebut selama beberapa tahun.
Pertanyaan yang tepat untuk ditanyakan pada kuartal ini bukanlah CRM mana yang terbaik. Ini adalah arsitektur operasi yang tepat untuk perusahaan kami, berdasarkan ukuran kami, dengan model pengiriman kami, dan seberapa banyak yang dapat dijalankan pada satu platform.
hice.ai dibangun untuk konsolidasi, ujung spektrum asli AI. Kami ada karena kami percaya sebagian besar perusahaan konsultan di bawah 250 orang akan mengeluarkan biaya lebih sedikit, bergerak lebih cepat, dan melihat lebih banyak jika CRM, PSA, dan ATS ringan mereka berada dalam satu antarmuka percakapan yang mengetahui proyek mereka, orang-orang mereka, klien mereka, dan hubungan di antara mereka. Jika itu adalah arsitektur yang Anda tuju, kita harus berdiskusi.
