El PSA con IA para consultoras y agencias digitales
Deja de saltar entre Asana, Harvest, Notion y Slack. Pregunta a la IA qué sprint está en riesgo, qué retainer está sin consumir y a quién facturar este viernes.
Consulta los procesos del producto y los límitesTu agencia digital tiene 9 tools y nadie sabe el estado real
Asana para tasks, Harvest o Toggl para horas, Notion para docs, Slack para discutir, Xero o Holded para facturar. Cada cliente tiene su retainer, su scope y sus exclusiones, y todo eso vive en la cabeza del account manager. Cuando alguien pide el estado real de margen, nadie lo sabe en menos de un día.
- El equipo imputa horas en Harvest cuando se acuerda, y la mitad nunca se factura
- Los retainers se consumen sin control y descubres a fin de mes que un cliente lleva 40h por encima
- El project manager pasa 4 horas semanales montando el reporte para el cliente
- Diseñadores y devs se quejan de que rellenar el timesheet es la peor parte de la semana
- La facturación recurrente requiere acordarse manualmente de cada retainer cada 30 días
hice.ai consolida tu stack en una conversación
Pregúntale a la IA en español. Conoce tus retainers, tu equipo, los sprints activos y los hitos de proyecto. El equipo imputa horas hablándole. Los reportes los genera ella.
- «¿Qué retainers se están comiendo el scope este mes?» → tres clientes pasados del 80%, uno ya en 112%, con sugerencia de hablar con cuentas
- «Imputa 3 horas a diseño del landing de Mango» → registrado en el retainer correcto, deducido del bucket mensual
- «¿Cuánto margen tenemos en el proyecto de rebranding de Cabify?» → 28% real tras 380h imputadas vs presupuesto de 450h
- «Genera el informe semanal para Vodafone» → reporte con horas por área, deliverables entregados y bucket restante, listo en 6 segundos
Ejemplos que puedes pedir:
Demo estática del chat IA de hice.
Qué obtienes
Retainers mensuales con consumo en tiempo real
Define el bucket de horas mensual por cliente. La IA descuenta cada hora imputada y avisa al 70%, 90% y al desbordamiento. Sin sorpresas a fin de mes.
Imputación de horas por chat
El diseñador escribe «2h en wireframes de Glovo» y se acabó. Ni Harvest, ni Toggl, ni timer. La IA entiende y registra.
Proyectos cerrados, sprints y T&M en una misma plataforma
Algunos clientes son proyecto cerrado, otros retainer mensual, otros T&M puro. La IA gestiona los tres modelos sin esquemas separados.
Datos de facturación recurrente automáticos
Los importes de los retainers se calculan solos el día 1 del mes. Las horas de exceso se separan en una partida aparte. Lo aprueba el partner con un sí en chat.
Integración con tus herramientas
Conecta calendarios y correo dentro de hice.ai. La integración con otras herramientas es posible bajo petición.
Caso real: Agencia digital de 45 personas en Madrid
Pablo es socio de una agencia de producto digital. Antes el equipo tardaba semanas en imputar horas y la facturación de retainers se atrascaba 3 semanas cada mes. Con hice.ai el equipo imputa horas hablándole a la IA por chat, los importes de los retainers se calculan solos el día 1, y Pablo recupera 9 horas semanales que dedicaba a perseguir timesheets. El margen medio subió del 22% al 31% en seis meses, simplemente porque ahora ven los desvíos antes de que pasen.
hice.ai vs Asana/Monday + Harvest + Slack
| Característica | hice.ai | Asana + Harvest + Slack |
|---|---|---|
| Imputación de horas | Por chat en lenguaje natural | Cronómetro o formulario aparte |
| Control de retainers mensuales | Bucket en tiempo real con alertas | Excel paralelo, revisión manual |
| Facturación recurrente | Automática con aprobación rápida | Holded o Xero por separado, manual |
| Margen real por proyecto | Visible al instante | Análisis quincenal en Excel |
| Reportes para cliente | Generados por IA en segundos | Account manager 3-4h por reporte |
| Stack consolidado | Una sola herramienta | 5-7 herramientas que no hablan |
Preguntas frecuentes sobre software consultoria digital agencias
¿Sustituye a Asana o Monday completamente?
Para gestión de proyectos y horas, sí. Algunos equipos siguen usando Trello o Linear para tasks técnicas de dev y eso convive sin problema. Lo que sustituye con seguridad es Harvest, Toggl y el Excel de retainers.
¿Cómo maneja el modelo retainer + horas de exceso facturadas aparte?
Cada retainer tiene su bucket mensual. Las horas dentro se cubren con el fijo. Las horas por encima se acumulan automáticamente en una partida adicional al fin de mes, con el importe a facturar listo para exportar tras tu aprobación con un clic.
¿El equipo tiene que entrar a otra herramienta para imputar horas?
No. Se trabaja por chat dentro de hice.ai: el equipo imputa horas, pregunta el estado de proyectos y recibe alertas. La integración con otras herramientas es posible bajo petición.
¿Qué pasa con clientes que pagan por sprint y no por retainer?
Defines el sprint como mini-proyecto con su bolsa de horas y su entregable. La IA calcula el importe a facturar al cierre del sprint según el acuerdo (al inicio, al final, o 50-50).
¿Puede gestionar comisiones para account managers y vendedores?
Sí. Configuras el % de comisión por cliente o por proyecto y la IA calcula automáticamente lo que toca a cada AM cada mes, incluyendo escalados por volumen.
¿Cómo gestiona freelancers y colaboradores externos del equipo?
Los das de alta con su tarifa de coste. Imputan horas igual que un interno, y la IA calcula automáticamente el margen contra la tarifa que facturas al cliente final.
¿Funciona para agencias con clientes en LATAM y Europa al mismo tiempo?
Sí. Soporta multidivisa, multipais y horarios. Los importes de los retainers se calculan en USD, MXN, COP o EUR según contrato sin conversiones manuales.
Tu agencia merece más que 7 tools desconectadas
30 días con tu equipo real. Migración desde Harvest, Asana y Holded incluida. Si en un mes no consolidamos al menos 3 herramientas, no pagas.