Un solo software per recruiting, staffing, ore e clienti

Gestisci candidati, richieste cliente, assegnazioni, consulenti, timesheet e approvazioni senza ricreare la stessa persona in cinque sistemi.

Quando job order, recruiting, placement, assegnazione, disponibilità, ore e approvazioni vivono in strumenti separati

Per agenzie di staffing, somministrazione e contract recruitment, il problema non è la mancanza di software: è la frammentazione. Con ATS front office, CRM separato, planner manuale e timesheet scollegati, ogni passaggio crea duplicati, attese e numeri che non coincidono. Il management vede il ritardo solo quando una vacancy, un progetto o una chiusura mensile è già fuori controllo.

La stessa informazione viene copiata tra ATS front office, CRM separato, planner manuale e timesheet scollegati
Nessun owner vede l'intero flusso: job order, recruiting, placement, assegnazione, disponibilità, ore e approvazioni
Promemoria, aggiornamenti cliente e report dipendono dalla memoria delle persone
Database clienti, candidati e dipendenti sviluppano duplicati e campi incoerenti
Il management riceve report retrospettivi invece di eccezioni su cui agire
L'obiettivo — collegare il front office recruiting alle operations che iniziano dopo il placement — resta impossibile da misurare in modo affidabile

HICE collega il lavoro prima di automatizzarlo

HICE usa un unico modello dati per job order, recruiting, placement, assegnazione, disponibilità, ore e approvazioni. L'AI aiuta a cercare, aggiornare e preparare il lavoro in linguaggio naturale; workflow, permessi e approvazioni mantengono il controllo nelle mani del team. Il risultato è una piattaforma operativa, non un chatbot appoggiato sopra dati disordinati.

«Chi è disponibile da lunedì per il cliente Nova con skill Java?» → candidati e consulenti compatibili
«Crea l'assegnazione di Marta per sei mesi e applica la rate card del cliente» → dati operativi collegati
«Quali timesheet di maggio mancano o attendono approvazione?» → eccezioni ordinate per responsabile
«Mostrami margine e ore approvate per cliente» → controllo live senza riconciliazioni

Prova in chat

Esempi che puoi chiedere:

Demo statica della chat AI di hice.

Cosa ottieni

Un'unica fonte di verità

Clienti, persone, richieste, attività e risultati del processo job order, recruiting, placement, assegnazione, disponibilità, ore e approvazioni restano collegati e ricercabili.

AI che lavora sui dati reali

Chiedi aggiornamenti, ricerche, riepiloghi e azioni in chat; permessi e audit trail restano attivi.

Workflow e responsabilità

Fasi, owner, prossima azione, scadenze e approvazioni rendono visibile ciò che è fermo.

CRM e people database connessi

Aziende e contatti non sono separati da candidati, consulenti, progetti e storico operativo.

Ore, progetti e marginalità

Le operations continuano dopo il placement: assegnazioni, timesheet, spese e indicatori economici restano nello stesso sistema.

Dashboard per eccezione

Misura ciò che serve per collegare il front office recruiting alle operations che iniziano dopo il placement, senza ricostruire un report in Excel.

Come progettare il workflow end-to-end

Parti dalle decisioni, non dalle schermate. Per agenzie di staffing, somministrazione e contract recruitment il flusso minimo deve descrivere job order, recruiting, placement, assegnazione, disponibilità, ore e approvazioni. Ogni fase richiede condizioni di ingresso e uscita, un responsabile, una prossima azione e una data. Se una fase non cambia una decisione, probabilmente non serve.

Separa il percorso standard dalle eccezioni. Il software deve rendere immediato il lavoro frequente e segnalare i casi incompleti; non deve obbligare tutti a compilare campi nati da un'eccezione rara. Documenta anche il passaggio tra commerciale, recruiting, delivery e finance: è lì che i dati vengono più spesso persi.

Owner e SLA per ogni handoff
Campi obbligatori solo quando servono
Prossima azione sempre visibile
Storico di decisioni e approvazioni

Quali dati devono vivere nella stessa piattaforma

Una piattaforma unica non significa un'unica tabella. Significa identità coerenti e relazioni esplicite: un cliente ha contatti e richieste; una persona può essere candidato, consulente o dipendente; una richiesta genera attività, colloqui, progetto, assegnazione e ore. Questa struttura evita la duplicazione tipica di ATS front office, CRM separato, planner manuale e timesheet scollegati.

Definisci un sistema proprietario per ogni dato e una regola di aggiornamento. Skill, disponibilità, tariffa, consenso, stato e responsabile devono avere definizioni condivise. Prima della migrazione elimina duplicati, record senza owner e stati non più usati; spostare dati sporchi in un nuovo strumento rende solo il disordine più veloce.

Clienti, contatti e richieste
Candidati, dipendenti e consulenti
Progetti, assegnazioni e tariffe
Attività, ore, spese e approvazioni

Dove automatizzare e dove mantenere il controllo umano

Automatizza trasferimenti, reminder, preparazione di riepiloghi, controlli di completezza e routing delle approvazioni. Sono attività ad alto volume e con una regola verificabile. Mantieni invece una persona responsabile delle decisioni su assunzione, valutazione, condizioni commerciali, override di tariffa e chiusura economica.

Per ogni automazione definisci trigger, dati usati, risultato atteso, eccezioni e possibilità di annullamento. L'AI può estrarre e ordinare evidenze, ma non dovrebbe inventare requisiti né prendere decisioni occupazionali opache. Audit trail e permessi trasformano la velocità in un processo governabile.

Reminder e routing automatici
AI assistiva, non decisore nascosto
Approvazione per azioni sensibili
Log completo e azioni reversibili

Implementazione e KPI per misurare il risultato

Avvia un pilota che attraversi davvero job order, recruiting, placement, assegnazione, disponibilità, ore e approvazioni; non limitarti a importare anagrafiche. Scegli un team, un cliente o un gruppo di progetti rappresentativo, completa un ciclo e riconcilia gli output con le fonti esistenti. Solo dopo estendi il perimetro e spegni i tracker paralleli.

La baseline deve dimostrare se stai riuscendo a collegare il front office recruiting alle operations che iniziano dopo il placement. Misura tempo di attraversamento, attività scadute, record duplicati, ore di riconciliazione, adozione e qualità del dato. Per staffing e consulenza aggiungi disponibilità, utilization, ore approvate e margine; per recruiting aggiungi time-to-shortlist, conversione per fase e aging delle vacancy.

Baseline prima del go-live
Pilota end-to-end
Due cicli riconciliati
Review KPI a 30, 60 e 90 giorni

Caso operativo: staffing IT con 85 consulenti attivi

Il team commerciale prometteva profili senza vedere disponibilità e il back office riceveva placement via email. HICE collega richiesta, candidato, contratto operativo, progetto e ore. Quando una persona viene confermata non viene reinserita: diventa una risorsa assegnabile con storico, tariffa e approvazioni. Le operations lavorano sulle eccezioni, non sul trasferimento manuale dei dati.

HICE rispetto a uno stack di strumenti separati

Caratteristica	hice.ai	Stack frammentato
Modello dati	Clienti, persone e lavoro collegati	ATS front office, CRM separato, planner manuale e timesheet scollegati
Handoff	Workflow con owner e storico	Email, chat e copia-incolla
Automazione	Sul processo end-to-end	Automazioni locali per singolo tool
AI	Interroga e aggiorna tutti i moduli	Copilot senza contesto operativo
Reporting	Live e per eccezione	Consolidamento periodico
Adozione	Chat più interfaccia completa	Form diversi in ogni sistema

FAQ

Per chi è pensato software per agenzie di staffing?+

Per agenzie di staffing, somministrazione e contract recruitment che vogliono gestire job order, recruiting, placement, assegnazione, disponibilità, ore e approvazioni senza mantenere database e tracker separati.

HICE sostituisce ATS, CRM e timesheet?+

Può sostituirli quando il perimetro richiede candidati, clienti, staffing, progetti e ore nello stesso sistema. Può anche essere introdotto per fasi e convivere con strumenti esistenti durante la migrazione.

Si possono importare dati da Excel, CRM o ATS?+

Sì. La migrazione parte da mapping, deduplicazione e controllo dei record prima dell'importazione, così lo storico utile rimane disponibile senza trasferire il disordine.

L'AI decide chi assumere?+

No. L'AI aiuta a estrarre, cercare, riassumere e organizzare informazioni. Le decisioni su candidati e persone restano a recruiter e manager responsabili.

Come vengono gestiti ruoli e dati sensibili?+

Permessi per ruolo, tracciamento delle azioni e separazione delle informazioni limitano l'accesso a CV, tariffe, costi e dati commerciali.

Possiamo iniziare da un solo processo?+

Sì. Puoi iniziare da recruiting, CRM, staffing, progetti o timesheet e collegare gli altri flussi quando il team è pronto.

Quali KPI conviene misurare?+

Misura tempi di attraversamento, attività scadute, qualità del dato e il risultato specifico: collegare il front office recruiting alle operations che iniziano dopo il placement. Aggiungi poi conversione, utilization o margine in base al modello.

È disponibile un piano gratuito?+

Sì. HICE è gratuito fino a 10 dipendenti e 5.000 CV per le aziende, oppure fino a 2.000 CV per i freelance, senza carta di credito.