Gestion de projets en régie, sans Excel, sans douleur

Les outils classiques de gestion de projet modélisent tâches, dépendances et dates. Dans un projet en régie, ce qu'il faut modéliser est différent : qui travaille, à quel tarif, pour combien d'heures et contre quel contrat. Sans cette couche économique, le plan peut être parfaitement à jour pendant que la marge se dégrade sans que personne ne le voie.

Le résultat habituel est une organisation qui tient le plan dans un outil, les heures dans un autre et le calcul de marge dans un tableur qu'une personne refait chaque mois. Cela fonctionne avec cinq projets ; avec vingt-cinq, cela cesse de fonctionner et apparaissent des versions différentes du même chiffre selon qui prépare le rapport.

La croissance silencieuse du périmètre est la principale cause de projets en régie qui finissent mal. Elle arrive rarement sous forme de demande formelle : elle arrive comme une série de petits services, chacun raisonnable isolément, qui s'accumulent jusqu'à consommer des semaines non prévues.

La défense ne consiste pas à refuser, mais à les rendre visibles au moment où ils surviennent. Consigner la demande, estimer son impact en heures et le communiquer à la revue suivante transforme une discussion ultérieure sur la facture en décision que le client prend avec l'information sous les yeux. Dans la plupart des cas, le client valide l'extension.

Dans un portefeuille de projets en régie, le conflit n'est pas de calendrier mais de personnes. Optimiser chaque projet séparément produit des responsables qui réservent de la capacité par précaution et un cabinet avec des gens formellement occupés et réellement disponibles, ou l'inverse.

Deux règles règlent l'essentiel : l'affectation se décide en un seul endroit avec une vue commune, et toute réservation provisoire porte une date à laquelle elle se confirme ou se libère. Sans cette seconde règle, les réservations se prolongent par inertie et le bench arrive d'un coup quand il n'y a plus de marge pour réagir commercialement.