Automatisez le répétitif et récupérez jusqu'à 70 % du temps opérationnel

Toutes les tâches ne rapportent pas autant. Celles qui rendent le plus de temps dans un cabinet de services partagent deux caractéristiques : elles se répètent de nombreuses fois par mois et leur résultat se vérifie d'un coup d'œil. Avec ce critère, la liste est courte et toujours semblable.

Le passage de la vente au projet, la collecte et la validation des heures, la préparation de la facturation, l'arrivée d'une personne sur un projet et la production de rapports récurrents concentrent l'essentiel du travail administratif évitable. Commencer par là produit des preuves précoces, ce qui soutient le reste du projet.

Une économie ne compte que si le travail peut disparaître ou être réaffecté. Si la tâche continue d'être faite mais plus vite, le bénéfice est réel mais moindre, et le présenter comme équivalent à une journée libérée détruit la crédibilité du projet dès la première revue.

La façon honnête de le mesurer consiste à relever le point de départ avant tout changement : heures mensuelles consacrées à chaque tâche administrative, jours entre la clôture et la facture, nombre de corrections manuelles par cycle. Il suffit ensuite de répéter la mesure à quatre-vingt-dix jours avec la même méthode.

Trois erreurs expliquent la plupart des automatisations qui ne rendent rien. La première consiste à automatiser sur un processus que personne n'a tranché, ce qui amplifie le désaccord au lieu de le résoudre. La deuxième est la saturation d'alertes, qui obtient qu'en un mois tout le monde filtre ces messages.

La troisième est de ne pas concevoir l'erreur. Toute automatisation doit savoir quoi faire quand l'intégration échoue, quand le valideur est en congés ou quand un enregistrement est en double. Si ce chemin n'existe pas, l'équipe en invente un dans un tableur et le travail manuel revient par la porte de service.