Capacity planning
También conocido como: Planificación de capacidad, Workforce planning, Demand planning
Proceso de proyección de la capacidad total del equipo frente a la demanda futura, para identificar gaps o excesos de recursos a medio-largo plazo.
El capacity planning equilibra en horizontes de 3-12 meses la capacidad disponible (FTE por rol y seniority) frente a la demanda prevista, que combina proyectos firmados, pipeline ponderado por probabilidad y renovaciones esperadas.
El output es un plan que identifica gaps (ej.: faltan 3 senior data engineers desde septiembre) o excesos (5 juniors previstos en bench en agosto), orientando hiring plan, reskilling o reorientaciones comerciales. Un PSA moderno permite escenarios what-if: qué pasa si cerramos el deal X? Y si perdemos al cliente Y? El capacity planning es esencial para evitar tanto el burnout por crunch como el coste del bench prolongado.
La distancia entre plantilla y capacidad útil es mayor de lo que parece. Cuarenta personas no son cuarenta personas disponibles: hay vacaciones, formación, ausencias, tiempo de gestión, apoyo comercial, incorporaciones en rampa y competencias que solo sirven para una parte de la demanda. Planificar sobre el número de contratos produce compromisos que la entrega no puede cumplir.
El horizonte conviene desdoblarlo. Las próximas ocho a trece semanas se planifican con nombres propios porque las decisiones son de asignación; los trimestres siguientes se planifican por rol y competencia porque las decisiones son de contratación y de venta. Mezclar ambos horizontes lleva siempre al mismo error: discutir durante media hora quién hará un proyecto que aún no está firmado.
El margen de seguridad debe calibrarse con datos propios, no con una cifra de manual. Basta comparar durante dos trimestres las horas que el plan asignaba a trabajo facturable con las realmente registradas como tales, por práctica y por nivel. La diferencia media es el margen real, y suele variar mucho entre un perfil con responsabilidad comercial y un consultor a tiempo completo.
El forecast a 6 meses muestra demanda de 28 FTE cloud architects frente a capacidad de 22: gap de 6 recursos a cubrir vía hiring o partners.