Asignación de recursos

La asignación de recursos traduce el staffing en una grilla operativa: para cada persona, indica cuántos días o qué porcentaje de su tiempo se dedica a cada proyecto, semana a semana o mes a mes.

En un PSA, la asignación es la base para generar forecast de ingresos, costes y margen, además de validar los timesheets (las horas registradas no deben divergir mucho de las asignadas). Una buena asignación evita el overbooking (>100% del tiempo disponible) y el fragmenting excesivo (una persona repartida en 5+ proyectos simultáneos), que reducen productividad y calidad.

La asignación por porcentajes solo funciona si los porcentajes significan lo mismo para todos. Un cincuenta por ciento puede querer decir media jornada todos los días, una semana de cada dos o disponibilidad a demanda, y cada interpretación produce un resultado distinto en la práctica. Definirlo por escrito evita conflictos que después se atribuyen a falta de compromiso.

Distinguir de forma visible las asignaciones confirmadas de las tentativas es la medida que más capacidad libera. Cuando ambas se pintan igual en el calendario, el equipo empieza a reservar personas por si acaso y la capacidad desaparece en el papel mucho antes que en la realidad. Toda reserva tentativa debería llevar una fecha en la que se confirma o se libera.

Conviene también limitar el número de proyectos simultáneos por persona. Alguien repartido entre cuatro proyectos pierde una parte apreciable de su tiempo solo en cambiar de contexto, y ese coste no aparece en ningún parte de horas. La asignación se decide mejor en un único sitio con una vista común que en negociaciones bilaterales entre responsables.