Implementar un PSA es cambiar el modelo operativo con apoyo del software. El proyecto funciona cuando ventas, delivery y finanzas comparten definiciones y confían en los datos. Esta checklist organiza responsables, pruebas y decisiones.
Fase 1: responsables y éxito
Nombra sponsor y process owner para traspaso comercial, asignación, aprobación de horas, economía de proyecto y facturación. Solo el negocio puede decidir qué significa “correcto”.
Elige pocos objetivos: tiempo de factura, timesheets aprobados, forecasts actualizados y horas de staffing. Registra baseline y fecha objetivo.
Fase 2: workflows mínimos
Mapea desde oportunidad cualificada hasta proyecto, staffing, horas y factura. Define entrada, owner, datos obligatorios y control en cada paso.
Separa requisitos de lanzamiento y mejoras. Reproducir todas las excepciones de Excel antes del primer ciclo crea complejidad prematura.
Fase 3: migración de datos
Crea un registro de fuente, owner, definición, calidad, retención y destino. Limpia clientes, personas, skills, tarifas, proyectos y saldos. No conserves duplicados sin propósito.
Haz dos ensayos como mínimo y concilia recuentos, proyectos activos, contratos, costes y WIP. Documenta transformaciones.
Fase 4: controles e integraciones
Configura mínimo privilegio y comprueba quién ve tarifas, candidatos y datos financieros. Define delegaciones, auditoría y cambios de rol.
Prueba escenarios end-to-end, incluidos error y reintento. Aclara qué sistema es propietario de cada campo para evitar sobrescrituras.
Fase 5: piloto completo
Elige un grupo representativo, pequeño y con algún usuario escéptico. Ejecuta trabajo real y un cierre mensual. Registra severidad, owner, decisión y plazo.
Distingue defecto, mala fuente, política poco clara y formación. Más customización no resuelve una política ambigua.
Fase 6: lanzamiento y adopción
Publica instrucciones por rol, ofrece soporte breve y actualiza la guía. Apaga sistemas paralelos solo tras dos ciclos conciliados, calidad aceptada y controles críticos cerrados.
Mide a 30, 60 y 90 días. La guía de costes PSA mantiene el esfuerzo dentro del TCO.
Checklist final
Confirma owners, permisos, saldos, monitorización, exportación, soporte, ensayo de cierre y rollback. Cada punto crítico necesita evidencia y aprobación.
Cierra el proyecto cuando la responsabilidad pase a operaciones. Mantén backlog, revisión trimestral de datos y definiciones visibles.
Evidencias que deben conservarse
Mantén en un registro único decisiones de proceso, mapping de datos, resultados de pruebas, aprobaciones y problemas aplazados. Cada elemento necesita versión, fecha y aprobador. Así, un cambio de personas no elimina el motivo de un workflow o un control.
Tras noventa días realiza una retrospectiva con usuarios, operaciones y finanzas. Compara resultados con baseline, identifica campos que nadie usa, elimina workarounds y prioriza pocas mejoras con impacto medible. Revisa también accesos, integraciones fallidas, calidad de datos y capacidad del equipo de soporte interno.
