Un presupuesto PSA solo es creíble si incluye algo más que la suscripción. La decisión combina licencias, configuración, migración, integraciones, tiempo interno y convivencia con los sistemas anteriores. Este método permite comparar ofertas con el mismo perímetro.
Empieza por el problema operativo
Enumera los procesos a mejorar: traspaso de ventas a delivery, staffing, horas, control de proyectos, facturación y forecast. Mide esfuerzo manual, errores y retrasos. Un precio bajo sirve de poco si CRM, recursos o billing deben seguir separados.
Define quién utilizará el producto y proyecta durante tres años los modelos por empleado, manager, usuario activo, módulo o consumo.
Las seis partes del coste
Separa suscripción, configuración inicial, migración, integraciones, cambio interno y administración continua. Pide supuestos, horas incluidas y tarifa del trabajo extra.
Incluye el tiempo de sponsor, process owners, responsables de datos, pilotos y finanzas. Añade el funcionamiento paralelo durante los primeros cierres.
Construye el TCO a tres años
Fórmula: TCO = cuotas recurrentes + servicios iniciales + esfuerzo interno + transición + cambios previstos. Aplica a cada proveedor el mismo escenario base, de crecimiento y de retraso.
Registra moneda, indexación, compromiso mínimo, renovación y salida. Una tabla anual clara suele ser mejor que un ROI excesivamente complejo.
Conecta valor y baseline
Mide días hasta factura, timesheets tardíos, horas de conciliación, trabajo no facturado, tiempo de forecast y proyectos con margen actualizado. Captura la baseline y asigna un responsable.
Considera ahorro solo cuando el trabajo desaparece o se reasigna. Trata utilización y margen como escenarios. La guía PSA explica el alcance funcional.
Preguntas para cada oferta
Pregunta qué incluye onboarding, cuántas importaciones, integraciones estándar, soporte y exportación. Verifica costes de sandbox, API, almacenamiento, IA, entidades e histórico.
Define por escrito “go-live”: un tenant configurado no equivale a adopción. Exige calidad de datos, ensayo de facturación y conciliación de informes.
Haz auditable la decisión
Puntúa por separado coste, fit, riesgo, seguridad y adopción. Conserva la evidencia de cada nota: propuesta, demo, respuesta y cláusula.
Antes de aprobar, finanzas valida el TCO, operaciones los workflows, IT la arquitectura y usuarios el piloto. Lleva los supuestos a la checklist de implementación.
Hoja de trabajo para la aprobación
Prepara una página con alcance, usuarios, módulos, tres escenarios de plantilla, costes anuales y supuestos. Junto a cada beneficio registra baseline, método de medida, owner y fecha de revisión. Añade riesgos de migración, adopción, dependencia del proveedor y continuidad, con mitigación y responsable.
Antes de firmar, prueba exportación, permisos, un flujo crítico y un informe económico con datos representativos. Documenta qué no cubre la oferta y quién asumiría ese trabajo. Tras doce meses compara TCO previsto y real, explica desviaciones y reutiliza el aprendizaje en la próxima compra.
