La régie gérée vraiment comme il faut

    Tarifs par rôle, feuilles de temps validées, montants mensuels à facturer calculés en une commande. Marge de projet toujours visible.

    La régie est simple en théorie, complexe en pratique

    Tarifs différents par rôle, mélange d'heures senior et junior, jalons partiels, heures supplémentaires non autorisées, retards dans les feuilles de temps qui retardent la facturation. Sans système dédié, la régie génère des erreurs et des marges érodées.

    • Feuilles de temps incomplètes en fin de mois, facturation bloquée
    • Tarifs différents par client difficiles à maintenir alignés
    • Marge réelle connue seulement à la clôture du trimestre
    • Rapprochement manuel heures-factures-encaissements
    • Dépassements de budget découverts trop tard

    Régie native, de bout en bout, avec IA

    hice.ai gère le cycle de régie complet : du contrat client aux montants à facturer prêts à exporter. Marge de projet calculée en continu, alertes automatiques en cas de dépassement.

    • « Combien avons-nous facturé sur le projet BNP ce trimestre ? »
    • « Calcule les montants en régie à facturer de novembre pour la Société Générale »
    • « Préviens le PM si on dépasse le budget sur le projet AXA »
    • « Montre-moi les projets en régie avec une marge sous les 25 % »
    Essayez dans le chat

    Exemples de demandes :

    Démo statique du chat IA de hice.

    Ce que vous obtenez

    Grille de tarifs régie par client

    Tarifs par rôle, remises au volume et conditions spéciales par client.

    Feuille de temps validée par IA

    Contrôle de cohérence entre heures saisies et plan, alertes en cas d'anomalie.

    Données de facturation automatiques

    Montants mensuels à facturer calculés à partir des feuilles de temps, prêts à exporter.

    Marge de projet en direct

    Coût du consultant vs revenu client en temps réel.

    Forecast des revenus en régie

    Prévision de chiffre d'affaires basée sur les affectations et les tarifs.

    Multidevise

    Pour les projets internationaux avec des clients étrangers.

    Une grille tarifaire qui tient face à plusieurs clients, rôles et devises

    La grille tarifaire est la pièce la plus sous-estimée. Dès qu'un cabinet travaille avec plusieurs clients, chacun avec ses conditions négociées, le même rôle a des prix différents, avec des revalorisations annuelles, des remises au volume et parfois des devises distinctes. La maintenir dans un tableur garantit qu'une facture sortira un jour avec un tarif périmé.

    La solution consiste à rattacher le tarif au contrat et non au projet, avec date d'entrée en vigueur et alerte à l'expiration. À partir de là, chaque heure saisie est valorisée au bon tarif au bon moment, et les revalorisations cessent d'être un exercice manuel à risque d'oubli.

    • Tarifs par rôle, client et période de validité
    • Revalorisations annuelles avec alerte avant la date d'application
    • Multidevise avec taux de change consigné sur l'opération
    • Alerte lorsque des heures sont imputées avec un tarif périmé

    De l'heure saisie au montant à facturer

    Le parcours comporte cinq étapes et chacune accumule son propre retard : saisie, validation, contrôle des conditions, préparation de la facture et envoi. Presque tous ces retards sont internes, et ce sont donc les plus faciles à corriger sans toucher à la relation client.

    La validation mérite une conception particulière. Si le responsable doit relire ligne à ligne, il ne le fera pas et validera en bloc le dernier jour. Ne revoir que l'anormal (heures hors affectation, dépassement du prévu, imputations sur projets clos, tarifs non actualisés) transforme une demi-heure de travail en trois minutes et renforce le contrôle au lieu de l'affaiblir.

    • Rappel le jour même pour les heures manquantes
    • Validation par exception, avec l'anormal mis en évidence
    • Calcul du montant depuis les heures déjà validées, sans collecte
    • Détail de facture au format convenu avec chaque client

    Les quatre fuites de marge d'un contrat au temps passé

    Dans un contrat en régie, la marge ne se décide pas à la signature, elle se construit semaine après semaine, et elle fuit toujours par les mêmes endroits : heures travaillées non saisies, imputations hors contrat, tarifs périmés et travail livré que personne ne facture faute d'une validation.

    Il en existe une cinquième, plus silencieuse : l'écart sur le mix de profils. Un projet vendu avec deux seniors et trois juniors mais exécuté avec quatre seniors facture le même montant et laisse nettement moins. Comparer tous les quinze jours la composition prévue et la composition réelle est l'une des revues les plus rentables qu'un responsable de projet puisse mener.

    • Heures en attente de saisie par personne et par projet
    • Imputations hors affectation ou hors contrat
    • Comparaison entre mix de profils vendu et exécuté
    • Travail livré et en attente de facturation par ancienneté

    Centre de services IT, 90 consultants, 30 projets en régie actifs

    Le responsable facturation bouclait les calculs de facturation en 4 jours au milieu du mois. Avec hice.ai : 4 heures. Les données prêtes à facturer sortent plus tôt, l'encaissement arrive plus tôt, la trésorerie s'améliore. ROI visible dès le premier trimestre.

    hice.ai vs gestion de la régie classique

    Fonctionnalitéhice.aiExcel + ERP générique
    Calculs de facturation mensuelsDes heuresDes jours
    Marge de projetTemps réelTrimestrielle
    Multitarif par clientNatifConfiguration manuelle
    Validation des feuilles de tempsIA automatiqueManuelle
    Alertes de dépassementAutomatiquesDécouverts tard
    Export des données de facturationPrêt à l'emploiExport manuel

    FAQ

    Qu'est-ce qu'un projet en régie (Time and Material) ?+

    Un projet où le client paie en fonction des heures réellement travaillées par les consultants, à des tarifs convenus par rôle. L'inverse du forfait.

    Puis-je gérer un mélange de régie et de forfait ?+

    Oui. Chaque projet a son type et le système gère les deux.

    Comment fonctionne la préparation des données de facturation ?+

    En fin de mois, hice.ai prend les feuilles de temps validées, applique les tarifs contractuels et calcule les montants en régie à facturer, prêts à exporter vers votre système de facturation.

    Puis-je voir la marge en temps réel ?+

    Oui. Coût du consultant (interne) vs revenu client pour chaque projet, toujours à jour.

    Que se passe-t-il si un consultant dépasse le budget ?+

    Alerte automatique au PM et au manager avant que le dépassement ne se matérialise en facture.

    Est-ce intégré à un système de facturation électronique ?+

    Oui. hice.ai prépare et exporte les données de facturation ; il s'intègre à un prestataire externe qui émet la facture conforme à la réglementation.

    Puis-je gérer des tarifs différents pour un même rôle selon les clients ?+

    Oui. Grilles de tarifs par client, accords-cadres et remises au volume, tout est pris en charge.

    Ça marche aussi pour les projets internationaux ?+

    Oui. Multidevise, gestion des retenues, facturation UE/hors-UE.

    Bouclez la facturation en régie en heures, pas en jours

    Démo personnalisée ou accès gratuit immédiat.