Scope creep

El scope creep es la principal causa de erosión del margen en proyectos Fixed Price: pequeñas peticiones adicionales del cliente, aceptadas por amabilidad o prisa, se acumulan hasta hacer estallar las jornadas entregadas sin incremento de precio.

La defensa se basa en tres elementos: un SOW detallado que describa con precisión qué está dentro y fuera del alcance, un proceso formal de change request que traduzca cada nueva petición en una modificación contractual u oferta adicional, y un PSA que alerte al PM cuando las horas entregadas superan la baseline. Estudios del sector estiman que el scope creep reduce el margen medio entre un 10% y un 20% en proyectos sin change management estructurado.

El crecimiento silencioso del alcance rara vez llega como una petición formal. Llega como una serie de favores pequeños, cada uno razonable por separado, que se acumulan hasta consumir semanas no previstas. Por eso la defensa no consiste en negarse sino en hacerlos visibles cuando ocurren.

El procedimiento que funciona es sencillo: registrar la petición, estimar su impacto en horas y comunicarlo en la siguiente revisión con el cliente. En la mayoría de los casos el cliente aprueba la ampliación, porque no era consciente del coste. Lo que genera conflicto no es pedir más, sino descubrir al final que lo pedido se cobraba.

Conviene distinguir dos situaciones que se tratan igual pero no lo son. Una es la aclaración de algo que estaba mal definido en el contrato, que suele asumir la firma como parte del trabajo de descubrimiento. Otra es la petición de funcionalidad o servicio adicional, que debería seguir el procedimiento de cambio. Mezclarlas hace que ninguna de las dos se gestione bien.