Mitarbeiter erfassen Projektzeiten; Führungskräfte prüfen Ausnahmen, geben Zeiträume frei und bewahren den Verlauf für Berichte und Abrechnung auf.
Mitarbeiterstunden erfassen, einreichen und freigeben
Kostenlos für Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern. Keine Kreditkarte.
Für kleine Unternehmen, Büros, Beratungen und Teams mit Kundenprojekten.
Das Team zur tatsächlichen Zeiterfassung bewegen
Bei Zeiterfassung liegt das Problem fast nie am Werkzeug, sondern an den verlangten Angaben. Müssen Menschen aus Dutzenden Codes wählen und jede Abweichung begründen, erfassen sie nicht mehr täglich, sondern freitags aus dem Gedächtnis. Die Daten wirken präzise, sind aber Schätzungen.
Verlangen Sie nur die Detailtiefe, die eine Entscheidung oder Vertragspflicht trägt. Unterscheidet der Vertrag nicht zwischen Analyse und Dokumentation, braucht der Zeitnachweis das auch nicht. Hilfreich ist ein sichtbarer Nutzen für die erfassende Person: eigene Stunden, Freigabestatus und Projektverbrauch.
Projekte und Kunden aus dem Einsatz vorbelegen
In Sekunden und auch mobil erfassen
Erinnerung am selben Tag bei unvollständigem Zeitnachweis
Jede Person sieht ihre eigenen Stunden
Ausnahmen gezielt freigeben statt jede Zeile einzeln prüfen
Freigaben können bei Hunderten zu prüfenden Zeilen zum Engpass werden. Heben Sie Ausnahmen hervor, etwa Stunden außerhalb des Einsatzes, Buchungen auf geschlossene Projekte, abgelaufene Sätze und Planüberschreitungen. Ergänzen Sie passende Stichproben und dokumentierte Freigabeverantwortung. Unterstellen Sie weder eine garantierte Zeitersparnis noch, dass eine reine Ausnahmeprüfung immer genügt.
Wiederkehrende Ausnahmen lassen sich automatisch erkennen: Stunden außerhalb des Einsatzes, Überschreitungen des Zeitraumsplans, Buchungen auf geschlossene Projekte und aktive Einsätze ohne erfasste Stunden.
Ausnahmen gegenüber dem restlichen Zeitraum hervorheben
Verlauf: wer was wann freigegeben hat
Korrekturen mit dokumentiertem Grund
Zeitraum mit bereits geklärten Abwesenheiten abschließen
Zeit je Projekt
Datum, Tätigkeit, Kunde, Projekt und Abrechenbarkeit zusammen.
Zeitraum einreichen
Mitarbeiter vervollständigen und übermitteln wöchentliche oder monatliche Zeitnachweise.
Freigabe durch die Führungskraft
Freigeben, ablehnen oder Korrekturen anfordern, mit vollständigem Verlauf.
Erinnerungen
Fehlende Zeiten und noch einzureichende oder freizugebende Zeiträume finden.
Berichte
Auswertungen je Person, Kunde, Projekt, Zeitraum und Status.
Ausgaben verknüpfen
Zeiten und Projektkosten im selben operativen Zusammenhang betrachten.
Von geleisteter Arbeit zu freigegebenen Daten
Mitarbeiter erfasst die Zeit
Stunden und Tätigkeit im Browser oder auf dem Smartphone eingeben.
Führungskraft prüft
Lücken, Auffälligkeiten und richtige Zuordnung prüfen.
Zeitraum wird abgeschlossen
Freigegebene Zeiten stehen für Berichte und nachgelagerte Abläufe bereit.
Hice im Vergleich zur Mitarbeiterzeittabelle
| Hice | Tabellenkalkulation | |
|---|---|---|
| Einreichung und Freigabe | Nachvollziehbarer Ablauf | Anhänge und E-Mails |
| Korrekturen | Korrekturanfrage mit Verlauf | Mehrere Dateiversionen |
| Projekte und Kunden | Gemeinsame Stammdaten | Uneinheitlicher Freitext |
| Kosten für bis zu 10 Personen | €0 | Verwaltungsaufwand |
Stunden zählen reicht nicht: Sie müssen gültig sein
Der Wert entsteht im vollständigen Ablauf: dem richtigen Auftrag zugeordnete Stunden, von der Person eingereicht und von der verantwortlichen Führungskraft freigegeben.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Zeiterfassung wirklich kostenlos?
Ja, im Unternehmenstarif für bis zu 10 Mitarbeiter.
Kann eine Führungskraft Stunden ablehnen?
Ja. Korrekturen können angefordert werden; Status und Änderungsverlauf bleiben erhalten.
Können Stunden auf mehrere Kunden verteilt werden?
Ja. Jede Zeile kann dem richtigen Kunden, Projekt und der Tätigkeit zugeordnet werden.
Funktioniert es für externe Auftragnehmer?
Ja. Unterscheiden Sie Mitarbeiter, Berater und externe Auftragnehmer und verwenden Sie den passenden Ablauf.
Kann ich in Excel beginnen?
Ja. Nutzen Sie die kostenlose Vorlage als eigenständige Tabelle. Beim Wechsel zu Hice legen Sie Projekte und Personen direkt im Arbeitsbereich an.
Kostenlose Teamzeiterfassung aktivieren
Projekte anlegen, Personen einladen und den ersten Zeitraum freigeben.