Mitarbeiter erfassen Ausgaben und fügen Belege hinzu. Führungskräfte prüfen, genehmigen oder fordern Korrekturen an, ohne E-Mails nachzuverfolgen.
Belege, Spesenabrechnungen und Freigaben in einem Ablauf
Kostenlos für Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern.
Für kleine Unternehmen, Büros und Dienstleister mit Mitarbeiterauslagen.
Ein Ausgabenprozess ohne Erstattungsstau
Ausgabenprozesse scheitern häufig nicht an der Erfassung, sondern an der Freigabe: Urlaub, ein unlesbarer Beleg oder eine strittige Kategorie können die Erstattung wochenlang verzögern. Langsame Erstattungen erzeugen wegen kleiner Beträge viel internen Ärger.
Legen Sie drei Dinge vorab fest: Kategorien samt Zuordnung, Beträge mit Beleg- oder Vorabfreigabepflicht und die Vertretung der üblichen Führungskraft. Ist das dokumentiert, brauchen viele Fälle kein Gespräch mehr.
Ein festgelegter, dem Team bekannter Kategorienkatalog
Beleg unmittelbar bei der Ausgabe anhängen
Benannte Vertretung für Freigaben
Status von Erfassung bis Erstattung sichtbar
Weiterberechenbare Ausgaben: unbemerkte Verluste
Ein Teil der Ausgaben eines Dienstleisters wird an Kunden weiterberechnet, ein anderer nicht. Wird diese Unterscheidung erst am Monatsende aus E-Mails und Belegfotos rekonstruiert, bleibt leicht etwas unabgerechnet. Je Vorgang ist es wenig, aber es wiederholt sich monatlich.
Wird eine Ausgabe schon bei der Erfassung mit Kunde und Projekt als weiterberechenbar markiert, erfolgt ihre Weiterberechnung automatisch. Auch Rückfragen zu bestimmten Rechnungspositionen können dann ohne Suche beantwortet werden – die andere Hälfte des Problems.
Weiterberechenbarkeit bei Erfassung markieren
Jede Ausgabe mit Kunde und Projekt verknüpfen
Beleg zum Anhängen an die Rechnung verfügbar
Vor Abschluss noch weiterzuberechnende Ausgaben sehen
Angehängte Belege
Foto oder Dokument bei jeder Ausgabenposition aufbewahren.
Kategorien und Gründe
Fahrt, Verpflegung, Unterkunft, Einkäufe und eigene Kategorien.
Kunde und Projekt
Kosten dem richtigen Mandat zuordnen und weiterberechenbare Positionen markieren.
Einreichung und Freigabe
Mitarbeiter reichen ein; Führungskräfte genehmigen, lehnen ab oder fordern Änderungen.
Erstattungen
Klarer Status vom Entwurf über die Prüfung bis zur Erstattung.
Nachvollziehbarer Verlauf
Beträge, Dokumente, Personen und Entscheidungen bleiben verbunden.
Vom Beleg zur genehmigten Ausgabe
Beleg hochladen
Betrag, Datum, Kategorie und Projekt ergänzen.
Abrechnung einreichen
Positionen des Zeitraums bündeln und an die Führungskraft senden.
Genehmigen und abschließen
Belege und Richtlinie prüfen und Entscheidung festhalten.
Hice im Vergleich zur Ausgabentabelle
| Hice | Tabelle und Belegordner | |
|---|---|---|
| Belege | Bei jeder Ausgabe angehängt | Getrennte, uneinheitlich benannte Dateien |
| Freigabe | Status und verantwortliche Führungskraft | Unstrukturierte E-Mails |
| Projekt | Integrierte Verknüpfung | Manuelles Feld |
| Kosten für bis zu 10 Personen | €0 | Zeitaufwand und Fehlerrisiko |
Eine brauchbare Ausgabe ist vollständig und überprüfbar
Ein Betrag ohne Beleg, Projekt oder Verantwortlichen erzeugt Rückfragen. Hice hält diese Angaben zusammen und zeigt Lücken auf.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Ausgabenverwaltung kostenlos?
Ja, im kostenlosen Tarif für Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern.
Kann ich Fotos und Belege anhängen?
Ja. Jede Ausgabe bewahrt ihren Beleg und ihre Prüfungsangaben auf.
Kann eine Führungskraft eine Ausgabe ablehnen?
Ja. Genehmigen, ablehnen oder eine Korrektur anfordern, ohne den Verlauf zu verlieren.
Können Ausgaben mit Kunden verknüpft werden?
Ja. Ordnen Sie sie Kunden und Projekten zu und markieren Sie sie als weiterberechenbar.
Gibt es eine kostenlose Vorlage?
Ja. Laden Sie die CSV-Vorlage herunter und nutzen Sie sie ohne Registrierung.
Teamausgaben kostenlos verwalten
Mitarbeiter einladen und Tabellen, lose Belege und E-Mail-Freigaben ablösen.