Gerenciamento de projetos T&M sem planilhas

As ferramentas clássicas de gestão de projetos modelam tarefas, dependências e datas. Num projeto por tempo e materiais é preciso modelar outra coisa: quem trabalha, a que tarifa, durante quantas horas e contra que contrato. Sem essa camada económica, o plano pode estar em dia enquanto a margem se deteriora sem que ninguém veja.

O resultado habitual é uma organização com o plano numa ferramenta, as horas noutra e o cálculo da margem numa folha que alguém refaz todos os meses. Funciona com cinco projetos; com vinte e cinco deixa de funcionar e aparecem versões diferentes do mesmo número consoante quem prepara o relatório.

O crescimento silencioso do âmbito é a principal causa de projetos por tempo que acabam mal. Raramente chega como pedido formal: chega como uma série de pequenos favores, cada um razoável isoladamente, que se acumulam até consumirem semanas não previstas.

A defesa não é recusar, mas torná-los visíveis quando acontecem. Registar o pedido, estimar o impacto em horas e comunicá-lo na revisão seguinte transforma uma discussão posterior sobre a fatura numa decisão que o cliente toma com a informação à frente. Na maioria dos casos o cliente aprova a ampliação.

Numa carteira de projetos por tempo o conflito é de pessoas, não de calendário. Otimizar cada projeto em separado produz responsáveis que reservam capacidade por precaução e uma empresa com pessoas formalmente ocupadas e realmente disponíveis, ou o contrário.

Duas regras resolvem a maior parte: a alocação decide-se num único sítio com uma vista comum e cada reserva provisória tem uma data em que é confirmada ou libertada. Sem essa segunda regra, as reservas prolongam-se por inércia e o banco de reserva aparece de uma vez quando já não há margem para reagir comercialmente.