Quadros de horários que se preenchem conversando

A explicação habitual é a falta de disciplina, e está quase sempre errada. Os consultores saltam as folhas de horas por três razões concretas: o registo demora demasiado, as categorias não correspondem ao trabalho que realmente fizeram e depois não acontece nada de visível com os dados.

Cada uma tem uma solução que não custa nada experimentar. Registo em menos de trinta segundos a partir do telemóvel. Categorias tiradas dos projetos a que a pessoa está mesmo alocada, e não de uma lista de duzentos válida para toda a empresa. E um momento mensal em que a pessoa vê o que as suas horas produziram, que é o único argumento que alguma vez fez o preenchimento pegar.

A aprovação linha a linha não sobrevive ao contacto com um mês cheio. O que acontece é uma aprovação em bloco no último dia, o que significa que o controlo existe no papel e não na prática, e os erros chegam à fatura.

A aprovação por exceção inverte isso. O sistema pré-aprova tudo o que é coerente com a alocação e mostra apenas o que não é: horas num projeto a que a pessoa não está alocada, um dia acima do limite contratual, uma imputação num projeto fechado, uma tarifa caducada. O responsável revê seis linhas em vez de quatrocentas, e revê-as mesmo.

Um sistema de folhas de horas que só alimenta a faturação desperdiça a maior parte dos dados que recolhe. Os mesmos registos, lidos de outra forma, respondem a perguntas que uma empresa costuma adivinhar: que tipos de projeto demoram sistematicamente mais do que o vendido, quanto tempo vai para trabalho interno não faturado e se um cliente específico absorve esforço desproporcionado fora do contrato.

Essas respostas mudam os preços de forma mais fiável do que qualquer análise de mercado, porque saem da própria execução da empresa. A condição é que as categorias sejam estáveis no tempo — uma taxonomia reescrita todos os anos produz dados que ninguém consegue comparar.