Automatizza i task ripetitivi e recupera fino al 70% del tempo operativo

Non tutte le attività rendono uguale. Quelle che restituiscono più tempo in una società di servizi condividono due caratteristiche: si ripetono molte volte al mese e il loro risultato si verifica in un colpo d'occhio. Con quel criterio l'elenco è corto e sempre simile.

Il passaggio dalla vendita alla commessa, la raccolta e approvazione delle ore, la preparazione della fatturazione, l'inserimento di una persona in un progetto e la produzione di report ricorrenti concentrano la maggior parte del lavoro amministrativo evitabile. Partire da queste genera evidenze precoci, ed è ciò che sostiene il resto del progetto.

Un risparmio conta solo quando il lavoro può sparire o essere riallocato. Se l'attività continua a farsi ma più in fretta, il beneficio è reale ma minore, e presentarlo come se equivalesse a una giornata liberata distrugge la credibilità del progetto alla prima revisione.

Il modo onesto di misurarlo è rilevare il punto di partenza prima di cambiare qualcosa: ore mensili dedicate a ciascuna attività amministrativa, giorni dalla chiusura alla fattura, numero di correzioni manuali per ciclo. Poi basta ripetere la misura dopo novanta giorni con lo stesso metodo.

Tre errori spiegano la maggior parte delle automazioni che non rendono. Il primo è automatizzare su un processo che nessuno ha deciso, cosa che amplifica il disaccordo invece di risolverlo. Il secondo è la saturazione di avvisi, che ottiene che in un mese tutti filtrino quei messaggi.

Il terzo è non progettare l'errore. Ogni automazione ha bisogno di sapere cosa fare quando l'integrazione fallisce, quando chi approva è in ferie o quando un record è duplicato. Se quel percorso non esiste, il team ne inventa uno in un foglio di calcolo e il lavoro manuale rientra dalla porta di servizio.