Report automatici dei dipendenti: dimentica Excel

La maggior parte dei report prodotti ogni mese non li legge nessuno, e la causa è che sono nati per coprire una richiesta puntuale e sono rimasti in calendario. Un report che merita di esistere ha un destinatario, una domanda e una decisione associata.

Una prova rapida: se il report sparisse il mese prossimo, chi ne sentirebbe la mancanza e per cosa? Quando non c'è una risposta chiara, quella che c'è è un'abitudine. Ritirare tre report inutili libera più tempo che automatizzarne dieci.

Il costo nascosto della reportistica non è produrla: è mettere insieme i dati. Quando l'informazione vive in quattro sistemi, qualcuno dedica diversi giorni al mese a esportare, incrociare e far quadrare, e quel lavoro si ripete identico ogni periodo.

Appena i dati condividono lo stesso modello, il report smette di essere un progetto mensile e diventa una query. L'effetto collaterale vale più del risparmio: potendo chiedere il numero in qualsiasi momento, le decisioni smettono di aspettare il calendario della reportistica.

Un report che circola via posta perde il controllo degli accessi al primo inoltro. In una società di servizi è particolarmente delicato perché i report mescolano di solito dati di commessa con costi, tariffe e talvolta informazioni individuali.

La soluzione pratica è separare per destinatario fin dalla progettazione: una versione per la direzione con l'economia completa, una per responsabile di practice limitata al suo perimetro e una individuale con i propri dati. Configurarlo una volta costa poco ed evita la conversazione imbarazzante che arriva quando qualcuno vede ciò che non doveva.