Il capacity planning trasforma persone, calendari e domanda in decisioni su staffing, hiring e vendite. Non basta contare l'organico: skill, livello, part-time, ferie, attività interne e tempi dei progetti determinano la capacità realmente utilizzabile.
Scegli orizzonte e unità
Usa settimane per le prossime 8-13 settimane e mesi per i trimestri successivi. Pianifica ore o giornate, non teste, e mantieni viste per practice, ruolo e skill critica. Il totale aziendale può sembrare equilibrato mentre un team è saturo.
Calcola la capacità di calendario dopo festività, contratto e ferie, poi riserva tempo realistico per management, formazione e sales support.
Calcola l'offerta in modo coerente
Formula base: ore disponibili = ore di calendario − ferie − attività interne − allocazioni confermate. Applica il calcolo alla singola persona e aggrega solo competenze e periodi comparabili. Separa le assegnazioni tentative.
Non impostare tutti al 100% teorico. Servono buffer per handover, qualità e incertezza, calibrati sui dati reali della società.
Modella la domanda per confidenza
Separa backlog firmato, estensioni molto probabili e pipeline ponderata. Per ogni opportunità stima ruoli, finestra di avvio, durata e sforzo settimanale: il solo valore economico non basta.
Mantieni tre viste: domanda impegnata, attesa e upside. Se l'assunzione regge solo nello scenario ottimistico, il management deve saperlo. La guida alla pipeline migliora gli input.
Trova gap per skill e periodo
Calcola gap di capacità = ore di domanda − ore disponibili. Un valore positivo indica carenza, uno negativo possibile bench. Scomponi sempre per ruolo e skill.
Una carenza tra quattro mesi può giustificare hiring; un picco di due settimane può richiedere sequenziamento, partner o cross-training. Anche la capacità libera può essere inadatta per lingua, sede o esperienza.
Trasforma gli scenari in decisioni
Simula partenza ritardata, minore probabilità, rinnovo parziale, ferie e lead time di recruiting. Mostra effetti su utilization, spesa esterna, rischio delivery e ricavi non copribili.
Assegna azioni con trigger espliciti: per esempio avviare la ricerca quando domanda firmata e molto probabile supera la capacità per un periodo sostenuto.
Gestisci una riunione settimanale
Rivedi solo eccezioni: nuovi contratti, date cambiate, sovraccarichi, domanda non coperta, persone in uscita da progetto e decisioni aperte. Ogni eccezione ha owner e data di revisione.
Conserva un decision log. Se una commessa slitta o cambia mix, aggiorna il modello e annota il motivo: emergeranno ottimismo sistematico e skill mancanti.
Misura la qualità del forecast
Confronta domanda prevista e lavoro effettivo per orizzonte, practice e livello di confidenza. Traccia lead time di staffing, double booking evitabili, domanda scoperta, durata bench e profili aggiornati.
L'obiettivo non è prevedere perfettamente, ma decidere prima sotto incertezza. Un buon modello rende visibili assunzioni, lavoro nominativo e alternative.
Dati minimi del modello
Ogni riga di domanda dovrebbe contenere cliente, lavoro, scenario, ruolo, skill, finestra di avvio, durata, ore settimanali, confidenza, sorgente e owner. Ogni riga di offerta contiene persona, capacità, assenze, allocazioni, skill validate e vincoli.
Versiona il forecast settimanale e confrontalo con l'effettivo. Senza lo storico delle previsioni è impossibile distinguere un modello debole da un business realmente imprevedibile.
