Resource allocation

La resource allocation traduce lo staffing in una griglia operativa: per ogni persona, indica quanti giorni o quale percentuale del proprio tempo è dedicata a ciascun progetto, settimana per settimana o mese per mese.

In un PSA, l'allocazione è la base per generare forecast di ricavi, costi e margine, oltre che per validare i timesheet (le ore caricate non devono divergere troppo dall'allocato). Una buona allocation evita l'overbooking (allocazione > 100% del tempo disponibile) e il fragmenting eccessivo (una persona spalmata su 5+ progetti contemporaneamente), che riducono produttività e qualità.

L'allocazione per percentuali funziona solo se le percentuali significano la stessa cosa per tutti. Un cinquanta per cento può voler dire mezza giornata ogni giorno, una settimana ogni due o disponibilità a chiamata, e ogni interpretazione produce un risultato diverso nella pratica. Definirlo per iscritto evita conflitti che poi vengono attribuiti a mancanza di impegno.

Distinguere in modo visibile le allocazioni confermate da quelle tentative è la misura che libera più capacità. Quando le due cose si colorano allo stesso modo nel calendario, il team inizia a prenotare persone per sicurezza e la capacità sparisce sulla carta molto prima che nella realtà. Ogni prenotazione tentativa dovrebbe portare una data in cui si conferma o si libera.

Conviene inoltre limitare il numero di commesse simultanee per persona. Chi è diviso su quattro progetti perde una quota apprezzabile del proprio tempo solo nel cambio di contesto, e quel costo non compare in nessun timesheet. L'allocazione si decide meglio in un unico posto con una vista comune che in trattative bilaterali fra responsabili.