Allocation de ressources

L'allocation de ressources traduit le staffing en une grille opérationnelle : pour chaque personne, elle indique combien de jours ou quel pourcentage de son temps est dédié à chaque mission, semaine par semaine ou mois par mois.

Dans un PSA, l'allocation est la base des prévisions de chiffre d'affaires, coûts et marge, et sert aussi à valider les feuilles de temps (les heures saisies ne doivent pas trop diverger des heures allouées). Une bonne allocation évite l'overbooking (>100% du temps disponible) et le fragmenting excessif (une personne répartie sur 5+ missions simultanées), qui réduisent productivité et qualité.

L'affectation en pourcentages ne fonctionne que si les pourcentages signifient la même chose pour tous. Cinquante pour cent peut vouloir dire une demi-journée chaque jour, une semaine sur deux ou une disponibilité à la demande, et chaque interprétation produit un résultat différent en pratique. Le définir par écrit évite des conflits ensuite attribués à un manque d'engagement.

Distinguer visiblement les affectations confirmées des affectations provisoires est la mesure qui libère le plus de capacité. Quand les deux s'affichent de la même façon dans le calendrier, l'équipe se met à réserver des personnes par précaution et la capacité disparaît sur le papier bien avant de disparaître dans la réalité. Toute réservation provisoire devrait porter une date à laquelle elle se confirme ou se libère.

Il convient également de limiter le nombre de projets simultanés par personne. Quelqu'un réparti sur quatre projets perd une part notable de son temps rien qu'en changement de contexte, et ce coût n'apparaît dans aucune feuille de temps. L'affectation se décide mieux en un seul endroit avec une vue commune que dans des négociations bilatérales entre responsables.