Precio por usuario o por manager: qué modelo conviene a tu firma

Los cuatro modelos que vas a encontrar

Casi todos los productos para servicios profesionales caen en uno de estos cuatro modelos. Reconocer cuál tienes delante es el primer paso, porque dos presupuestos construidos sobre modelos distintos no se comparan mirando la cifra final.

Cada uno tiene una lógica defendible desde el lado del proveedor. La pregunta no es cuál es más justo, sino cuál encaja con la forma de tu firma.

• Usuario plano: cada persona cuesta lo mismo. Sencillo de entender, penaliza a quien tiene muchos ejecutores y pocos decisores
• Dos niveles: quien dirige cuesta, quien ejecuta cuesta poco. Es el modelo de hice.ai y, con cifras distintas, el de BoondManager
• Puesto más consumo: una base baja por usuario más cuotas sobre facturas, proyectos o clientes. La cuenta sigue a tus ingresos
• Bajo presupuesto: sin tarifa publicada, precio negociado por tamaño de equipo. Imposible comparar sin una llamada

Cómo calcular cuál conviene, en dos minutos

Cuenta cuántas personas de tu firma usan el software para dirigir — socios, responsables, quien hace staffing, administración — y cuántas lo usan solo para registrar horas y gastos. Llámalos decisores y ejecutores.

Con un modelo plano por usuario pagas tarifa completa por los dos grupos. Con un modelo de dos niveles pagas completa solo el primero. La ventaja del segundo crece con el ratio de ejecutores sobre decisores: a uno por uno los dos modelos se equivalen, a siete por uno la diferencia es de unas tres veces con la misma tarifa nominal.

Un ejemplo concreto. Cuarenta y cinco personas, de las cuales 5 decisores y 40 ejecutores. A usuario plano de 30 $: 1.350 $ al mes. A dos niveles con 49,90 € y 2,90 €: 351 € al mes. Si en cambio fueras un despacho de diez personas todas sénior, los dos modelos quedarían mucho más cerca y la decisión se movería a otra cosa.

Las preguntas que hay que hacerle al proveedor sobre el modelo

Antes de mirar la cifra, aclara cómo se comporta el modelo cuando la firma cambia. Son tres preguntas y hay que hacerlas por escrito, porque la respuesta acaba en el contrato.

La primera: qué pasa con el precio si contrato diez consultores. La segunda: qué pasa si asciendo a dos personas. La tercera: qué pasa en la renovación, si el descuento del primer año se mantiene o el precio vuelve a tarifa.

Si el proveedor no publica tarifa, añade una cuarta: cuál es el precio de tarifa antes del descuento. Sin ese número no estás negociando, estás adivinando.