Digitaliza los procesos operativos y libera más de 200 horas al mes

    Se acabaron Excel, el correo y las herramientas desconectadas. Un único espacio de trabajo con IA donde partes de horas, aprobaciones, facturación, CV y proyectos fluyen automáticamente.

    Por qué los procesos manuales cuestan más de lo que parece

    El coste no está en la licencia que no compras: está en los días que tu equipo dedica cada mes a consolidar, corregir y reconciliar. Los síntomas se reconocen enseguida.

    • Responsables que dedican 2-3 días al mes solo a consolidar horas en Excel
    • Facturas emitidas tarde porque faltan aprobaciones de partes de horas
    • Nóminas y reembolsos calculados a mano, con errores frecuentes
    • Datos duplicados entre CRM, gestión de proyectos, facturación y RR. HH., que no se hablan
    • Decisiones tomadas con datos de hace semanas o por intuición
    • Incorporación de nuevos consultores que exige semanas de configuración

    Un solo flujo, del parte de horas a la factura

    hice.ai conecta lo que hoy vive en cinco sitios distintos. El dato se introduce una vez y aparece donde hace falta, sin exportaciones ni reconciliaciones.

    • «¿Cuántas horas hemos perdido este mes en procesos manuales?» → cifra y desglose por proceso
    • «Aprueba todos los partes de horas de los consultores sénior que vencen hoy» → hecho en un comando
    • «Genera el informe de ahorro operativo frente al trimestre pasado» → informe listo
    • «Muestra los cinco procesos que aún requieren intervención humana» → lista priorizada
    Pruébalo en el chat

    Ejemplos que puedes pedir:

    Demo estática del chat IA de hice.

    Qué obtienes

    Partes de horas digitales con IA

    Se rellenan conversando o desde el móvil, y la IA reclama los que faltan sin que nadie persiga a nadie.

    Flujos de aprobación automáticos

    Reglas por proyecto, cliente y rol, con escalado cuando algo se atasca.

    Datos de facturación automáticos

    De las horas aprobadas a los importes T&M listos para facturar, en un comando.

    Integración con las herramientas que ya usas

    Correo, calendario, contabilidad y BI conectados, más una API abierta.

    Panel de ROI de la digitalización

    Horas recuperadas, errores evitados y coste ahorrado, medidos y no declarados.

    Incorporación de consultores en un día

    Alta, permisos, proyectos y tarifas configurados de una vez.

    Registro de auditoría completo

    Quién hizo qué y cuándo, con historial de cada acción, también las de la IA.

    Interfaz tradicional siempre disponible

    Tablas, formularios y filtros clásicos conviven con el chat de IA.

    Por dónde empezar a digitalizar

    No hace falta abordarlo todo a la vez y hacerlo suele agotar la paciencia del equipo antes de ver resultados. El orden que menos riesgo genera empieza por el par proyecto-horas, porque ahí nace el dato económico y la mejora se nota en el primer cierre mensual.

    Después se incorporan capacidad y asignaciones, que dependen de tener horas fiables; luego el pipeline con los datos de demanda que permiten planificar antes de firmar; y al final los procesos con más histórico acumulado. Cada etapa deja instalado el dato que necesita la siguiente.

    • Primero el proceso con el retorno más visible y rápido
    • Cada etapa apoyada en los datos que dejó la anterior
    • Un responsable de negocio por proceso, no solo un técnico
    • Punto de partida medido antes de cambiar nada

    Rediseñar antes de digitalizar

    Digitalizar un proceso malo produce un proceso malo más rápido y con más campos obligatorios. Antes de configurar nada conviene dibujar el recorrido con quienes lo ejecutan y eliminar los pasos que no cambian una decisión ni un control.

    Una prueba sencilla para cada campo obligatorio: si nadie puede nombrar la decisión que ese dato modifica, el campo sobra. Los formularios crecen por acumulación, cada área añade lo suyo y al cabo de dos años el proceso pide veinte datos de los que se usan seis.

    • Pasos que no cambian una decisión eliminados, no digitalizados
    • Campos obligatorios justificados uno a uno
    • Excepciones raras fuera del alcance inicial
    • Flujo principal que cabe en una página y firmado por todos

    Apagar de verdad lo anterior

    El proyecto no termina cuando el sistema nuevo funciona: termina cuando el anterior deja de usarse. Una hoja de cálculo que sobrevive seis meses porque a alguien le resulta cómoda se convierte en una segunda fuente de verdad y anula el beneficio de haber unificado.

    El criterio para apagar debe ser explícito: dos ciclos completos conciliados, calidad de datos aceptada por quien responde del proceso, controles críticos cerrados y responsables formados. Si al cabo de dos cierres alguien sigue consultando la hoja, conviene averiguar qué contiene: casi siempre guarda un dato que el sistema no modela.

    • Criterio de apagado escrito y con fecha
    • Dos ciclos conciliados antes de retirar el sistema anterior
    • Revisión de qué contienen las hojas que sobreviven
    • Retrospectiva a los noventa días con usuarios y finanzas

    Consultora IT, 45 consultores

    Antes: 12 días-persona al mes entre Excel, correos de aprobación y correcciones de datos de facturación. Después de tres meses con hice.ai: 1,5 días. Ahorro anual calculado: 87.000 €. Los datos de facturación quedan listos el primer día hábil del mes.

    hice.ai frente a un conjunto de herramientas desconectadas

    Característicahice.aiExcel más herramientas sueltas
    Captura del datoUna sola vez, reutilizado en todoRepetida en cada herramienta
    AprobacionesAutomáticas con escaladoCorreos que se pierden
    Datos de facturaciónListos el día unoNo, siempre tarde
    TrazabilidadAuditoría completaVersiones de archivo
    Coste por consultor y añoMarginal1.500-2.500 €
    Puesta en marcha1-2 semanasMeses
    Idiomas nativosEspañol, italiano, inglés, francésNormalmente solo inglés

    FAQ

    ¿Cuánto ahorraríamos realmente?+

    De media entre 1.500 y 2.500 € por consultor y año, entre horas manuales eliminadas, errores evitados y facturación acelerada.

    ¿Hay que cambiarlo todo de golpe?+

    No. Se puede empezar por un proceso —partes de horas, aprobaciones o facturación— y conectar el resto después.

    ¿Podemos importar lo que ya tenemos?+

    Sí: Excel, CRM y ATS se importan con mapeo de campos, deduplicación y comprobaciones previas.

    ¿Qué pasa con los procesos que no encajan en el estándar?+

    Se configuran reglas propias. Lo que no se puede automatizar con seguridad se deja en manos de una persona, de forma explícita.

    ¿Funciona para una consultora pequeña?+

    Sí. El plan gratuito cubre hasta 10 empleados, y el precio se paga por responsable activo, no por consultor.

    ¿Cómo se protegen los datos sensibles?+

    Permisos por rol, historial de acciones y datos alojados y cifrados en la UE.

    ¿Cuánto tarda la puesta en marcha?+

    1-2 semanas para el primer proceso completo en producción.

    ¿Y si el equipo se resiste al cambio?+

    La interfaz conversacional es lo que más ayuda: no hay formularios nuevos que aprender, se escribe lo que se quiere hacer.

    Recupera los días que se van en procesos manuales

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