Jede Ausgabe mit Beleg, Grund, Projekt und verantwortlichem Freigeber erfassen.
Kostenlose Vorlage für Ausgaben und Belege
Kategorien und Belege, die Streit vermeiden
Ausgabenstreit betrifft oft keine großen Beträge, sondern nie dokumentierte Regeln. Was zu welcher Kategorie gehört, ab welchem Betrag ein Beleg nötig ist, was Vorabfreigabe braucht und was nie erstattet wird: Diese vier Fragen passen auf eine halbe Seite.
Sind die Regeln schriftlich bekannt, ist die Freigabe keine Einzelverhandlung mehr. Mitarbeiter müssen dann kein Geld vorstrecken, ohne zu wissen, ob sie es zurückbekommen. Gerade diese Unsicherheit erzeugt bei kleinen Beträgen viel Unmut.
Feste Kategorien mit Beispielen
Betragsgrenze für die Belegpflicht
Ausgaben mit erforderlicher Vorabfreigabe
Schriftlich zugesagte Erstattungsfrist
Was vor der Freigabe zu prüfen ist
Eine sinnvolle Prüfung betrachtet vier statt zehn Punkte: lesbarer Beleg vorhanden, Kunde und Projekt ausgefüllt, Weiterberechenbarkeit vertragskonform und Betrag passend zur Kategorie.
Mit dem dritten Punkt wird am meisten Geld zurückgeholt. Ein Teil der Ausgaben wird an Kunden weiterberechnet. Wird dies erst beim Abschluss entschieden, bleibt leicht etwas offen. Kleine Beträge je Vorgang wiederholen sich jeden Monat.
Lesbarer Beleg bei jeder Zeile angehängt
Kunde und Projekt stets zugeordnet
Weiterberechenbarkeit gemäß Vertrag
Vor Abschluss noch weiterzuberechnende Ausgaben prüfen
CSV herunterladen und in Excel, Google Sheets oder LibreOffice öffnen.
Kategorien und Phasen anpassen, ohne stabile Kennungen zu entfernen.
Wird die Datei schwer zu pflegen, erstellen Sie einen kostenlosen Hice-Arbeitsbereich und führen Sie den Prozess dort direkt aus.
| Datum | Mitarbeiter | Kategorie | Beschreibung | Kunde | Projekt | Betrag | Währung | Beleg | Weiterberechenbar | Status | Freigabeverantwortlicher |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-07-20 | Anna Green | Reise | Bahnfahrt zum Kunden | Acme | Cloud-Migration | 48.90 | EUR | receipt-001.pdf | Ja | Eingereicht | Mark |
Häufig gestellte Fragen
Muss ich mich für den Download registrieren?
Nein. Die Vorlage kann ohne E-Mail-Adresse oder Zahlungskarte heruntergeladen werden.
Funktioniert es mit Excel und Google Sheets?
Ja. Die UTF-8-CSV funktioniert mit gängigen Tabellenprogrammen.
Wird die Vorlage nach Hice importiert?
Nein. Die Vorlage ist ein eigenständiges Werkzeug. In Hice fügen Sie Kandidaten über Lebenslauf-Uploads hinzu und richten weitere Abläufe direkt im Arbeitsbereich ein.