Recibos anexados
Foto ou documento retido em cada linha de despesa.
Recibos, relatórios de despesas e aprovações em um só fluxo
Os funcionários registram a despesa e anexam o recibo; os gerentes revisam, aprovam ou solicitam correções sem precisar enviar e-mails.
Gratuito para empresas com até 10 funcionários.
Para pequenas empresas, estúdios e empresas de serviços, reembolsando despesas de funcionários.
O que pode gerir gratuitamente
Categorias e motivos
Viagens, refeições, hospedagem, compras e categorias personalizadas.
Cliente e projeto
Atribua custos ao envolvimento certo e sinalize itens refaturáveis.
Envio e aprovação
Os funcionários enviam; os gerentes aprovam, rejeitam ou solicitam alterações.
Reembolsos
Status claro desde o rascunho até a validação e reembolso.
Histórico auditável
Valores, documentos, pessoas e decisões permanecem conectados.
Do recebimento à despesa aprovada
1
Carregar o recibo
Adicione valor, data, categoria e projeto.
2
Envie o relatório
Agrupe as linhas do período e envie ao gestor.
3
Aprovar e fechar
Revise os documentos e a política e registre a decisão.
HICE versus uma planilha de despesas
| Funcionalidade | hice.ai | Pasta de folhas e recibos |
|---|---|---|
| Recibos | Anexado a cada despesa | Separe arquivos com nomes inconsistentes |
| Aprovação | Status e gerente responsável | E-mail não estruturado |
| Projeto | Link nativo | Campo manual |
| Custo para até 10 pessoas | €0 | Risco de tempo e erro |
Uma despesa útil é completa e verificável
Um valor sem recibo, projeto ou dono gera dúvidas. O HICE mantém esses elementos juntos e expõe o que está faltando.
Um processo de despesas que não encrava no reembolso
O ponto onde quase todos os processos de despesas se partem não é o registo, é a aprovação: alguém de férias, um comprovativo ilegível ou uma categoria discutível bastam para atrasar um reembolso durante semanas. E um reembolso lento é das coisas que mais ruído interno geram por muito pouco dinheiro.
O que resolve isto é definir antecipadamente três coisas: que categorias existem e o que entra em cada uma, que valores precisam de comprovativo e de aprovação prévia, e quem aprova quando o responsável habitual não está. Com isso escrito, a maioria dos casos deixa de exigir uma conversa.
- Um conjunto fechado de categorias, conhecido por toda a equipa
- Comprovativo anexado no momento da despesa
- Um substituto identificado para as aprovações
- Estado visível desde o registo até ao reembolso
Despesas repercutíveis: o dinheiro que se perde em silêncio
Numa empresa de serviços, parte das despesas é repercutida ao cliente e parte não. Quando essa distinção é feita no fim do mês, a partir de e-mails e fotografias de talões, fica sempre alguma coisa por faturar. Não é um valor grande por operação, mas repete-se todos os meses.
Marcar a despesa como repercutível no momento em que é registada, com o seu cliente e o seu projeto, torna essa recuperação automática. E permite responder sem procurar quando o cliente pergunta por uma rubrica concreta da fatura, que é a outra metade do problema.
- Marca de repercutível definida no momento do registo
- Cliente e projeto associados a cada despesa
- Comprovativo disponível para anexar à fatura
- Despesas por repercutir visíveis antes do fecho
Comece com um modelo gratuito
Convide funcionários e substitua planilhas, recibos soltos e aprovação por e-mail.
Abrir a ferramentaPerguntas frequentes
O gerenciamento de despesas é gratuito?+
Sim, para empresas com até 10 funcionários no plano gratuito.
Posso anexar fotos e recibos?+
Sim. Cada despesa retém seus documentos e dados de verificação.
Um gerente pode rejeitar uma despesa?+
Sim. Aprove, rejeite ou solicite uma correção mantendo o histórico.
As despesas podem estar vinculadas aos clientes?+
Sim. Atribua-os a clientes e projetos e sinalize-os como refaturáveis.
Existe um modelo gratuito?+
Sim. Baixe o modelo CSV e use-o sem se registrar.
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