Preço por utilizador ou por gestor: que modelo compensa à sua empresa

Os quatro modelos de licença que encontra no mercado, o que os separa de facto, e como calcular em dois minutos qual encaixa na forma da sua empresa.

Ver os processos do produto e os limites

O modelo de licença pesa mais do que o desconto

Nas negociações discutem-se horas sobre a percentagem de desconto e quase nada sobre o modelo. É o contrário do que devia ser: o modelo decide o que vai pagar daqui a três anos, o desconto decide o que paga no primeiro.

  • Modelos diferentes apresentados como comparáveis quando não o são
  • Um preço por utilizador que parece baixo até contar quantas pessoas tem de licenciar
  • Consultores que abrem o software duas vezes por mês e custam como um sócio
  • Um custo que sobe a cada contratação, precisamente quando é preciso investir noutro lado
  • Descontos do primeiro ano que desaparecem na renovação, enquanto o modelo fica
  • Nenhuma forma simples de perceber que modelo compensa à própria forma

O número que decide: o seu rácio gestores/consultores

Não existe um modelo melhor em abstrato. Existe o modelo que encaixa com quantas pessoas gerem e quantas executam. Esse rácio já o conhece, e chega para decidir.

  • «Quantos gestores e quantos consultores temos mesmo?» → é o único dado necessário para escolher
  • «Com 5 gestores e 40 consultores, quanto custa o modelo de dois níveis?» → 175,50 € por mês
  • «E se contratar 10 consultores?» → +19 € por mês, não +300 €
  • «E se promover 2 consultores a gestor?» → +94 € por mês; o custo segue a responsabilidade
Experimente no chat

Exemplos do que pode pedir:

Demonstração estática do chat de IA da hice.

O que recebe

Dois níveis, não um

Utilizador MAIN a 19,90 € para quem gere, utilizador BASIC a 1,90 € para quem regista horas e despesas.

O custo segue a responsabilidade

Quem decide custa, quem executa quase não. É a mesma lógica com que está feita a sua demonstração de resultados.

Contratar não é penalização

Mais dez consultores custam 29 € por mês. Num modelo plano de 30 $ por utilizador custariam 300.

Sem mínimo de postos

Não paga um chão de cinco ou dez utilizadores que não tem.

Sem contadores de volume

Faturas, projetos e clientes não mexem na conta. Cresce sem que a licença cresça.

Reclassificação livre

Um utilizador passa de BASIC a MAIN quando muda de função, sem renegociar o contrato.

Tabela publicada

Pode fazer a conta antes de falar connosco, e refazê-la quando a empresa mudar de forma.

Sem fidelização anual

O modelo não o prende: cancela-se a partir da plataforma e os dados exportam-se.

Os quatro modelos que vai encontrar

Quase todos os produtos para serviços profissionais caem num destes quatro modelos. Reconhecer qual tem à frente é o primeiro passo, porque dois orçamentos construídos sobre modelos diferentes não se comparam olhando para o total.

Cada um tem uma lógica defensável do lado do fornecedor. A pergunta não é qual é mais justo, mas qual encaixa na forma da sua empresa.

  • Utilizador plano: cada pessoa custa o mesmo. Simples de perceber, penaliza quem tem muitos executantes e poucos decisores
  • Dois níveis: quem gere custa, quem executa custa pouco. É o modelo do hice.ai e, com valores diferentes, o do BoondManager
  • Posto mais consumo: uma base baixa por utilizador, mais taxas sobre faturas, projetos ou clientes. A conta segue a sua receita
  • Sob orçamento: sem tabela publicada, preço negociado por dimensão da equipa. Impossível comparar sem uma chamada

Como calcular qual compensa, em dois minutos

Conte quantas pessoas na sua empresa usam o software para gerir — sócios, gestores, quem faz staffing, administração — e quantas o usam apenas para registar horas e despesas. Chamemos-lhes decisores e executantes.

Num modelo plano por utilizador paga tarifa cheia pelos dois grupos. Num modelo de dois níveis paga cheia apenas o primeiro. A vantagem do segundo cresce com o rácio de executantes sobre decisores: a um para um os dois equivalem-se, a sete para um a diferença chega a cerca de três vezes com a mesma tarifa nominal.

Um exemplo concreto. Quarenta e cinco pessoas, das quais 5 decisores e 40 executantes. Em plano de 30 $ por utilizador: 1.350 $ por mês. Em dois níveis com 19,90 € e 1,90 €: 175,50 € por mês. Se em vez disso fosse uma sociedade de dez pessoas todas séniores, os dois modelos ficariam muito mais próximos e a escolha passaria para outra coisa.

As perguntas a fazer ao fornecedor sobre o modelo

Antes de olhar para o valor, esclareça como o modelo se comporta quando a empresa muda. São três perguntas e devem ser feitas por escrito, porque a resposta acaba no contrato.

A primeira: o que acontece ao preço se contratar dez consultores. A segunda: o que acontece se promover duas pessoas. A terceira: o que acontece na renovação, se o desconto do primeiro ano se mantém ou se o preço volta à tabela.

Se o fornecedor não publica tabela, acrescente uma quarta: qual é o preço de tabela antes do desconto. Sem esse número não está a negociar, está a adivinhar.

Empresa de engenharia, de 28 a 61 pessoas em dois anos

Estavam num contrato plano por utilizador. Em dois anos passaram de 28 para 61 pessoas, quase todas engenheiros em projeto de cliente; os decisores mantiveram-se em seis. A licença mais do que duplicou enquanto o número de pessoas que geriam de facto o software não se mexera. Ao mudar para um modelo de dois níveis o custo voltou a ser proporcional a quem o usa, e as contratações seguintes deixaram de aparecer como rubrica de TI.

Utilizador plano frente a dois níveis

Funcionalidadehice.aiModelo plano por utilizador
Custo de um decisor19,90 € por mêsTarifa cheia
Custo de um executante1,90 € por mêsTarifa cheia
Efeito de dez contratações+19 € por mês+ dez tarifas cheias
Efeito de uma promoçãoO custo segue a funçãoNenhuma diferença
Com rácio 1:1EquivalenteEquivalente
Com rácio 8:1Claramente melhorPenalizador
TransparênciaTabela publicadaVariável

Perguntas frequentes sobre preço por utilizador ou por gestor

Qual é o melhor modelo de licença?

Depende do rácio entre quem gere o software e quem apenas regista horas. Abaixo de um para um os modelos equivalem-se. Acima de quatro para um, que é a norma na consultoria, o modelo de dois níveis é claramente mais barato.

O que distingue um utilizador MAIN de um BASIC?

O MAIN gere: abre projetos, faz staffing, aprova, acompanha margem e KPI. O BASIC regista horas e despesas e consulta os próprios dados. Um utilizador é reclassificado quando muda de função, sem renegociar nada.

Os dois níveis são mais caros para quem tem poucos consultores?

Podem ser, e dizemo-lo. Uma sociedade de dez pessoas todas séniores paga dez utilizadores MAIN, e aí uma boa tarifa plana pode ser competitiva. A vantagem nasce do rácio, não da dimensão.

Porque é que tantos fornecedores usam o modelo plano por utilizador?

Porque é simples de explicar e de faturar, e porque a receita cresce com o quadro de pessoal do cliente. É uma lógica defensável do lado do fornecedor. Só que não é a sua.

Como comparo orçamentos construídos sobre modelos diferentes?

Não olhe para o total. Reduza ambos a custo anual por consultor sobre o seu quadro real, incluindo mínimos, módulos, implementação e taxas por consumo.

O que acontece quando a empresa cresce?

No modelo de dois níveis as contratações de delivery quase não pesam e as promoções movem o custo em proporção à responsabilidade. É o comportamento de que precisa enquanto investe em pessoas.

Há mínimos de postos?

No hice.ai não. É um ponto a verificar sempre, porque vários produtos da categoria impõem um chão de cinco ou dez utilizadores mesmo no plano de entrada.

Posso mudar de modelo depois?

Com o hice.ai não é preciso: o modelo adapta-se sozinho quando muda o rácio entre funções. Mudar de fornecedor para mudar de modelo já é um projeto de migração, e é por isso que compensa escolher bem no início.

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