Os custos ocultos de um software PSA, e como trazê-los à luz

As oito rubricas, por ordem de impacto no total a três anos

Esta é a ordem pela qual as vimos mexer nas contas das empresas com que falámos. As três primeiras explicam sozinhas a maior parte da diferença entre o orçamento e a despesa real.

Nem todas se aplicam a todos os fornecedores, e nem todas são desonestas: várias são perfeitamente legítimas e apenas não são postas em evidência. O problema surge quando compara dois orçamentos que as contêm em medida diferente.

• Implementação: de alguns milhares a dezenas de milhares, muitas vezes com um parceiro externo
• Módulos à parte: gestão avançada de recursos, business intelligence, previsão de receita. Podem duplicar o custo por utilizador
• Mínimos de postos: um chão de cinco ou dez utilizadores, mesmo no plano de entrada
• Contadores por consumo: taxas sobre faturas, projetos, clientes ou tarefas, que crescem com a receita
• Conectores: integrações para contabilidade, CRM ou BI vendidas como add-on
• Migração de dados: limpeza, mapeamento e importação orçamentados à jornada
• Formação: sessões para administradores e utilizadores finais, muitas vezes fora do contrato
• Aumento na renovação: cláusulas de ajuste anual que aparecem no segundo ano

Como construir o número comparável

Um orçamento só se compara depois de reduzido a custo total a três anos sobre o seu quadro real. É um cálculo de meia hora e muda com frequência a ordem dos candidatos.

Some: 36 meses de licenças pelo número de pessoas que realmente tem, não pelo do exemplo do fornecedor; os mínimos que existam; os módulos necessários para fazer o que viu na demonstração; implementação e migração; formação; e uma estimativa das taxas por consumo sobre o seu volume atual mais 30 %.

Depois divida pelo número de consultores e por três. Obtém o custo anual por consultor, que é o único número que pode pôr ao lado de outro orçamento sem se enganar. Nas empresas com que fizemos este exercício, o orçamento aparentemente mais barato quase nunca era o mais barato a três anos.

Os sinais a ler num orçamento

Certas formulações repetem-se e vale a pena reconhecê-las. Não são armadilhas: são os pontos onde o custo pode mexer depois da assinatura, e devem ficar esclarecidos antes.

«A partir de» antes de um preço por utilizador significa que o valor mostrado pertence ao plano mais baixo, que normalmente não é o de que precisa. «Sob consulta» ao lado de uma funcionalidade significa módulo separado. «Setup único» sem valor significa que o valor vem depois. Um prazo de validade muito curto serve precisamente para comprimir a verificação que está a fazer.

A última coisa a perguntar é a mais simples e a menos perguntada: o preço de tabela antes do desconto. Se não existe tabela, não está a avaliar um preço, está a avaliar uma negociação.