Ricevute allegate
Foto o documento conservato insieme alla voce di spesa.
Ricevute, note spese e approvazioni in un unico flusso
Il dipendente registra la spesa e allega la ricevuta; il responsabile verifica, approva o richiede una correzione senza inseguire email.
Gratis per aziende fino a 10 dipendenti.
Per piccole aziende, studi e società di servizi che rimborsano spese ai dipendenti.
Cosa puoi gestire gratuitamente
Categorie e causali
Trasporto, vitto, alloggio, acquisti e categorie personalizzate.
Cliente e progetto
Attribuisci il costo alla commessa corretta e segnala se è rifatturabile.
Invio e approvazione
Il dipendente invia; il responsabile approva, rifiuta o chiede modifiche.
Rimborsi
Stato chiaro dalla bozza alla validazione e al rimborso.
Storico verificabile
Importi, allegati, persone e decisioni rimangono collegati.
Dallo scontrino alla spesa approvata
1
Carica la ricevuta
Aggiungi importo, data, categoria e progetto.
2
Invia la nota spese
Raggruppa le voci del periodo e mandale al responsabile.
3
Approva e chiudi
Controlla documenti e policy, quindi registra la decisione.
HICE rispetto al modello note spese
| Caratteristica | hice.ai | Foglio + cartella ricevute |
|---|---|---|
| Ricevute | Allegate alla singola spesa | File separati e nomi incoerenti |
| Approvazione | Stato e responsabile | Email non strutturate |
| Progetto | Collegamento nativo | Campo manuale |
| Costo fino a 10 persone | 0 € | Tempo e rischio di errori |
La spesa utile è quella completa e verificabile
Una cifra senza ricevuta, progetto o responsabile genera domande. HICE conserva questi elementi insieme e rende visibile ciò che manca prima della chiusura.
Un processo note spese che non si blocca sul rimborso
Il punto in cui si rompono quasi tutti i processi di spesa non è la registrazione ma l'approvazione: qualcuno in ferie, un giustificativo illeggibile o una categoria discutibile bastano perché un rimborso slitti di settimane. E un rimborso lento è fra le cose che generano più rumore interno a fronte di pochissimo denaro.
Ciò che lo risolve è definire in anticipo tre cose: quali categorie esistono e cosa rientra in ciascuna, quali importi richiedono giustificativo e approvazione preventiva, e chi approva quando il responsabile abituale non c'è. Con questo scritto, la maggior parte dei casi smette di richiedere una conversazione.
- Categorie chiuse e note a tutto il team
- Giustificativo allegato al momento della spesa
- Sostituto definito per l'approvazione
- Stato visibile dalla registrazione al rimborso
Spese riaddebitabili: il denaro che si perde in silenzio
In una società di servizi una parte delle spese si riaddebita al cliente e un'altra no. Quando quella distinzione si fa a fine mese, a partire da email e foto di scontrini, resta sempre qualcosa senza riaddebito. Non è una cifra grande per operazione, ma si ripete tutti i mesi.
Marcare la spesa come riaddebitabile al momento della registrazione, con il suo cliente e la sua commessa, rende quel recupero automatico. E permette di rispondere senza cercare quando il cliente chiede di una voce precisa della fattura, che è l'altra metà del problema.
- Marcatore di riaddebito al momento della registrazione
- Cliente e commessa associati a ogni spesa
- Giustificativo disponibile da allegare alla fattura
- Spese da riaddebitare visibili prima della chiusura
Parti subito con un template gratuito
Invita i dipendenti e sostituisci fogli, ricevute sparse e approvazioni via email.
Apri lo strumentoDomande frequenti
La gestione delle note spese è gratuita?+
Sì, per aziende fino a 10 dipendenti nel piano gratuito.
Posso allegare foto e ricevute?+
Sì. Ogni spesa conserva il proprio documento e i dati necessari alla verifica.
Il manager può rifiutare una spesa?+
Sì. Può approvare, rifiutare o richiedere una correzione mantenendo lo storico.
Posso collegare una spesa al cliente?+
Sì. Le spese possono essere attribuite a cliente e progetto e marcate come rifatturabili.
Avete un modello gratuito?+
Sì. Puoi scaricare il template CSV e usarlo anche senza registrarti.
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