I costi nascosti di un software PSA, e come farli uscire allo scoperto

Questo è l'ordine in cui le abbiamo viste spostare i conti nelle società con cui abbiamo parlato. Le prime tre da sole spiegano la maggior parte della differenza tra il preventivo e la spesa reale.

Non tutte si applicano a tutti i fornitori, e non tutte sono scorrette: alcune sono legittime e semplicemente non vengono messe in evidenza. Il problema nasce quando confronti due preventivi in cui sono presenti in misura diversa.

Un preventivo si confronta solo dopo averlo riportato a costo totale a tre anni sul tuo organico reale. È un calcolo che si fa in mezz'ora e cambia spesso l'ordine dei candidati.

Somma: licenze per 36 mesi al numero di persone che hai davvero, non a quello dell'esempio del fornitore; minimi eventuali; moduli necessari per fare quello che hai visto in demo; implementazione e migrazione; formazione; una stima delle fee a consumo sul tuo volume attuale più il 52 %.

Poi dividi per il numero di consulenti e per tre. Ottieni il costo annuo per consulente, che è l'unico numero che puoi mettere accanto a un altro preventivo senza fare confusione. Nelle società con cui abbiamo fatto questo esercizio il preventivo apparentemente più basso non era quasi mai il più economico a tre anni.

Alcune formulazioni ricorrono e vale la pena riconoscerle. Non sono trappole: sono punti dove il costo può muoversi dopo la firma, e vanno chiariti prima.

«A partire da» davanti al prezzo per utente significa che il prezzo mostrato vale per il piano più basso, che di solito non è quello che ti serve. «Su richiesta» accanto a una funzionalità significa modulo separato. «Setup una tantum» senza cifra significa che la cifra arriva dopo. Una scadenza dell'offerta molto ravvicinata serve a comprimere proprio la verifica che stai facendo.

L'ultima cosa da chiedere è la più semplice e la meno frequente: il prezzo di listino prima dello sconto. Se non esiste un listino, non stai valutando un prezzo, stai valutando una trattativa.