I costi nascosti di un software PSA, e come farli uscire allo scoperto

Le otto voci, in ordine di impatto sul totale a tre anni

Questo è l'ordine in cui le abbiamo viste spostare i conti nelle società con cui abbiamo parlato. Le prime tre da sole spiegano la maggior parte della differenza tra il preventivo e la spesa reale.

Non tutte si applicano a tutti i fornitori, e non tutte sono scorrette: alcune sono legittime e semplicemente non vengono messe in evidenza. Il problema nasce quando confronti due preventivi in cui sono presenti in misura diversa.

• Implementazione: da qualche migliaio a decine di migliaia, spesso con un partner esterno
• Moduli a parte: resource management avanzato, business intelligence, previsione ricavi. Possono raddoppiare il costo per utente
• Minimi di postazioni: un pavimento di cinque o dieci utenti anche sul piano di ingresso
• Contatori a consumo: fee su fatture, progetti, clienti o task, che crescono con il fatturato
• Connettori: integrazioni verso contabilità, CRM o BI vendute come add-on
• Migrazione dati: pulizia, mappatura e import quotati a giornata
• Formazione: sessioni per amministratori e utenti finali, spesso fuori dal contratto
• Aumento al rinnovo: clausole di adeguamento annuo che si notano al secondo anno

Come costruire il numero confrontabile

Un preventivo si confronta solo dopo averlo riportato a costo totale a tre anni sul tuo organico reale. È un calcolo che si fa in mezz'ora e cambia spesso l'ordine dei candidati.

Somma: licenze per 36 mesi al numero di persone che hai davvero, non a quello dell'esempio del fornitore; minimi eventuali; moduli necessari per fare quello che hai visto in demo; implementazione e migrazione; formazione; una stima delle fee a consumo sul tuo volume attuale più il 30 %.

Poi dividi per il numero di consulenti e per tre. Ottieni il costo annuo per consulente, che è l'unico numero che puoi mettere accanto a un altro preventivo senza fare confusione. Nelle società con cui abbiamo fatto questo esercizio il preventivo apparentemente più basso non era quasi mai il più economico a tre anni.

I segnali da leggere in un preventivo

Alcune formulazioni ricorrono e vale la pena riconoscerle. Non sono trappole: sono punti dove il costo può muoversi dopo la firma, e vanno chiariti prima.

«A partire da» davanti al prezzo per utente significa che il prezzo mostrato vale per il piano più basso, che di solito non è quello che ti serve. «Su richiesta» accanto a una funzionalità significa modulo separato. «Setup una tantum» senza cifra significa che la cifra arriva dopo. Una scadenza dell'offerta molto ravvicinata serve a comprimere proprio la verifica che stai facendo.

L'ultima cosa da chiedere è la più semplice e la meno frequente: il prezzo di listino prima dello sconto. Se non esiste un listino, non stai valutando un prezzo, stai valutando una trattativa.