Time and Material gestionado de verdad como toca

    Tarifas por rol, partes de horas validados, importes mensuales a facturar calculados con un comando. Margen de proyecto siempre visible.

    El T&M es simple en teoría, complejo en la práctica

    Tarifas distintas por rol, mezcla de horas senior y junior, hitos parciales, horas extra no autorizadas, retrasos en los partes que retrasan la facturación. Sin un sistema dedicado, el T&M genera errores y márgenes erosionados.

    • Partes de horas incompletos a fin de mes, facturación bloqueada
    • Tarifas distintas por cliente difíciles de mantener alineadas
    • Margen real conocido solo al cierre del trimestre
    • Conciliación manual de horas-facturas-cobros
    • Desviaciones de presupuesto descubiertas demasiado tarde

    T&M nativo, de principio a fin, con IA

    hice.ai gestiona el ciclo T&M completo: del contrato con el cliente a los importes a facturar listos para exportar. Margen de proyecto calculado de forma continua, alertas automáticas ante desviaciones.

    • «¿Cuánto hemos facturado en el proyecto BBVA este trimestre?»
    • «Calcula los importes T&M a facturar de noviembre para CaixaBank»
    • «Avisa al PM si nos pasamos del presupuesto en el proyecto Mapfre»
    • «Muéstrame los proyectos T&M con margen por debajo del 25 %»
    Pruébalo en el chat

    Ejemplos que puedes pedir:

    Demo estática del chat IA de hice.

    Qué obtienes

    Tarifario T&M por cliente

    Tarifas por rol, descuentos por volumen y condiciones especiales por cliente.

    Parte de horas validado con IA

    Control de coherencia entre horas registradas y plan, alertas ante anomalías.

    Datos de facturación automáticos

    Importes mensuales a facturar calculados a partir de los partes de horas, listos para exportar.

    Margen de proyecto en vivo

    Coste del consultor vs ingreso del cliente en tiempo real.

    Forecast de ingresos T&M

    Previsión de facturación basada en asignaciones y tarifas.

    Multidivisa

    Para proyectos cross-border con clientes extranjeros.

    Un tarifario que aguanta clientes, roles y monedas distintos

    El tarifario es la pieza que más se subestima. En cuanto una firma trabaja con varios clientes, cada uno con condiciones negociadas, el mismo rol tiene precios distintos, con revisiones anuales, descuentos por volumen y a veces divisas diferentes. Mantener eso en una hoja de cálculo garantiza que alguna factura salga con una tarifa antigua.

    La solución es vincular la tarifa al contrato y no al proyecto, con fecha de vigencia y aviso cuando caduca. A partir de ahí, cada hora registrada se valora con la tarifa correcta en el momento correcto, y las revisiones de precio dejan de ser un ejercicio manual con riesgo de olvido.

    • Tarifas por rol, cliente y periodo de vigencia
    • Revisiones anuales con aviso antes de la fecha de aplicación
    • Multidivisa con tipo de cambio registrado en la operación
    • Alerta cuando se imputan horas con una tarifa caducada

    De la hora registrada al importe a facturar

    El recorrido tiene cinco pasos y cada uno acumula su propio retraso: registro, aprobación, validación de condiciones, preparación de la factura y envío. Casi todos esos retrasos son internos, y por eso son los más fáciles de corregir sin tocar la relación con el cliente.

    La aprobación merece un diseño especial. Si el responsable debe revisar línea a línea, no lo hará y acabará aprobando en bloque el último día. Revisar solo lo anómalo (horas fuera de asignación, exceso sobre lo previsto, imputaciones a proyectos cerrados, tarifas sin actualizar) convierte media hora de trabajo en tres minutos y mejora el control en lugar de relajarlo.

    • Recordatorio el mismo día para las horas pendientes
    • Aprobación por excepción, con lo anómalo destacado
    • Cálculo del importe desde horas ya aprobadas, sin recopilar
    • Detalle de factura en el formato acordado con cada cliente

    Las cuatro fugas de margen en un contrato por tiempo

    En un contrato por tiempo y materiales el margen no se decide al firmar, se construye semana a semana, y siempre se escapa por los mismos sitios: horas trabajadas y no registradas, imputaciones fuera de contrato, tarifas desactualizadas y trabajo entregado que nadie factura por falta de una aprobación.

    Hay una quinta, más silenciosa, que es la desviación en la mezcla de perfiles. Un proyecto vendido con dos seniors y tres juniors que se ejecuta con cuatro seniors factura lo mismo y deja bastante menos. Comparar la composición prevista con la real cada quincena es de las revisiones más rentables que puede hacer un responsable de proyecto.

    • Horas pendientes de registro por persona y proyecto
    • Imputaciones fuera de asignación o de contrato
    • Comparación entre mezcla de perfiles vendida y ejecutada
    • Trabajo entregado y pendiente de facturar por antigüedad

    Service centre IT, 90 consultores, 30 proyectos T&M activos

    El responsable de billing cerraba los cálculos de facturación en 4 días a mitad de mes. Con hice.ai: 4 horas. Los datos listos para facturar salen antes, el cobro llega antes, el cash flow mejora. ROI visible desde el primer trimestre.

    hice.ai vs gestión T&M clásica

    Característicahice.aiExcel + ERP genérico
    Cálculos de facturación mensualesHorasDías
    Margen de proyectoEn tiempo realTrimestral
    Multitarifa por clienteNativoConfiguración manual
    Validación de partes de horasIA automáticaManual
    Alertas de desviaciónAutomáticasDescubiertas tarde
    Exportación de datos de facturaciónLista para usarExportación manual

    FAQ

    ¿Qué es un proyecto Time and Material?+

    Un proyecto donde el cliente paga según las horas realmente trabajadas por los consultores, a tarifas acordadas por rol. Lo opuesto al precio cerrado.

    ¿Puedo gestionar una mezcla de T&M y precio cerrado?+

    Sí. Cada proyecto tiene su tipología y el sistema gestiona ambas.

    ¿Cómo funciona la preparación de los datos de facturación?+

    A fin de mes hice.ai toma los partes de horas validados, aplica las tarifas contractuales y calcula los importes T&M a facturar, listos para exportar a tu sistema de facturación.

    ¿Puedo ver el margen en tiempo real?+

    Sí. Coste del consultor (interno) vs ingreso del cliente para cada proyecto, siempre actualizado.

    ¿Qué pasa si un consultor se pasa del presupuesto?+

    Alerta automática al PM y al manager antes de que la desviación acabe en factura.

    ¿Se integra con un sistema de facturación electrónica?+

    Sí. hice.ai prepara y exporta los datos de facturación; se integra con un proveedor externo que emite la factura conforme a la normativa.

    ¿Puedo gestionar tarifas distintas para el mismo rol en clientes distintos?+

    Sí. Tarifarios por cliente, acuerdos marco y descuentos por volumen, todo soportado.

    ¿Funciona también para proyectos cross-border?+

    Sí. Multidivisa, gestión de retenciones, facturación UE/extra-UE.

    Cierra la facturación T&M en horas, no en días

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