Los partes de horas que se rellenan hablando

El problema casi nunca es la herramienta: es lo que se pide. Cuando el sistema exige bloques de quince minutos, cuarenta códigos de actividad y una justificación por cada desviación, la gente deja de rellenarlo a diario y lo completa el viernes de memoria. El resultado es un dato con apariencia de precisión y contenido de estimación, sobre el que después se calculan márgenes y se emiten facturas.

La regla que lo arregla es pedir solo la granularidad que produce una decisión o una obligación contractual. Si el contrato no distingue entre análisis y documentación, el parte tampoco tiene por qué hacerlo.

Si el responsable debe revisar línea a línea, no lo hará: aprobará en bloque el último día y el control será nominal. Resaltar solo lo anómalo convierte una tarea de media hora en una de tres minutos y, paradójicamente, mejora la supervisión real.

Lo anómalo es siempre lo mismo y se puede detectar automáticamente: horas imputadas fuera de la asignación, exceso sobre lo previsto para el periodo, imputaciones a proyectos ya cerrados, tarifas sin actualizar y días sin ningún registro en personas con asignación activa.

Conviene separar dos objetivos que suelen mezclarse. Un parte de horas sirve para facturar correctamente y para entender el esfuerzo real de un proyecto; no sirve para medir el rendimiento individual. En cuanto el equipo percibe que se usa para lo segundo, la calidad del dato se degrada de forma irreversible.

Decirlo de forma explícita, y respetarlo, tiene un efecto directo en la adopción. También ayuda que el consultor vea algo a cambio: el estado de su propio proyecto, sus horas aprobadas y el consumo frente al presupuesto son datos que le sirven y que convierten el registro en información compartida en lugar de en un trámite.