Diseñar el flujo antes de automatizarlo
Automatizar sobre un proceso que nadie ha decidido amplifica el desacuerdo en lugar de resolverlo. Si dos personas entienden de forma distinta qué significa propuesta enviada, el recordatorio llega a destiempo, el informe cuenta cosas diferentes y el equipo deja de fiarse del sistema en pocas semanas.
El trabajo previo es sencillo pero no se puede saltar: dibujar el recorrido con quienes lo ejecutan y definir para cada paso la condición de entrada, la de salida, el responsable, el tiempo esperado y el dato obligatorio. Cuando el flujo cabe en una página y las áreas implicadas lo firman, la configuración deja de ser una negociación.
- Condición de entrada y de salida definida en cada paso
- Un responsable con nombre por cada tramo del recorrido
- Campos obligatorios justificados por una decisión concreta
- Camino de excepción diseñado, no improvisado