Los costes ocultos de un software PSA, y cómo sacarlos a la luz

Las ocho partidas, ordenadas por impacto en el total a tres años

Este es el orden en que las hemos visto mover las cuentas en las firmas con las que hemos hablado. Las tres primeras por sí solas explican la mayor parte de la diferencia entre el presupuesto y el gasto real.

No todas se aplican a todos los proveedores, y no todas son deshonestas: varias son perfectamente legítimas y simplemente no se destacan. El problema surge cuando comparas dos presupuestos que las contienen en distinta medida.

• Implantación: de unos miles a decenas de miles, a menudo con un socio externo
• Módulos aparte: gestión avanzada de recursos, business intelligence, previsión de ingresos. Pueden duplicar el coste por usuario
• Mínimos de puestos: un suelo de cinco o diez usuarios, incluso en el plan de entrada
• Contadores por consumo: cuotas sobre facturas, proyectos, clientes o tareas, que crecen con los ingresos
• Conectores: integraciones con contabilidad, CRM o BI vendidas como add-on
• Migración de datos: limpieza, mapeo e importación presupuestados por jornada
• Formación: sesiones para administradores y usuarios finales, a menudo fuera del contrato
• Subida en la renovación: cláusulas de ajuste anual que afloran en el segundo año

Cómo construir el número comparable

Un presupuesto solo se compara después de reducirlo a coste total a tres años sobre tu plantilla real. Es un cálculo de media hora y cambia con frecuencia el orden de los candidatos.

Suma: 36 meses de licencias por el número de personas que realmente tienes, no por el del ejemplo del proveedor; los mínimos que haya; los módulos necesarios para hacer lo que viste en la demo; implantación y migración; formación; y una estimación de las cuotas por consumo sobre tu volumen actual más un 30 %.

Luego divide por el número de consultores y por tres. Obtienes el coste anual por consultor, que es el único número que puedes poner al lado de otro presupuesto sin liarte. En las firmas con las que hemos hecho este ejercicio, el presupuesto aparentemente más barato casi nunca era el más barato a tres años.

Las señales que hay que leer en un presupuesto

Ciertas formulaciones se repiten y conviene reconocerlas. No son trampas: son los puntos donde el coste puede moverse tras la firma, y hay que dejarlos claros antes.

«Desde» delante de un precio por usuario significa que la cifra mostrada corresponde al plan más bajo, que normalmente no es el que necesitas. «Bajo petición» junto a una funcionalidad significa módulo separado. «Setup único» sin cifra significa que la cifra llega después. Un vencimiento de oferta muy ajustado sirve para comprimir justo la verificación que estás haciendo.

Lo último que hay que preguntar es lo más simple y lo que menos se pregunta: el precio de tarifa antes del descuento. Si no existe tarifa, no estás evaluando un precio, estás evaluando una negociación.