Ressourcenallokation

Detaillierte Planung, welchen Anteil ihrer Zeit einzelne Berater in einem Zeitraum für verschiedene Projekte einsetzen.

Die Ressourcenallokation übersetzt den Personaleinsatz in einen operativen Plan: Für jede Person wird wochen- oder monatsweise festgelegt, wie viele Tage oder welcher Zeitanteil auf jedes Projekt entfallen.

In einem PSA bildet die Ressourcenallokation die Grundlage für Umsatz-, Kosten- und Margenprognosen sowie für die Prüfung von Stundenzetteln: Die erfassten Stunden sollten nicht zu stark von den zugeordneten Stunden abweichen. Eine gute Allokation vermeidet Überbuchung (>100% der verfügbaren Zeit) und übermäßige Zersplitterung auf fünf oder mehr gleichzeitige Projekte, die Produktivität und Qualität mindern.

Fragmentierung ist ein Kostenfaktor, den Einsatzpläne regelmäßig unterschätzen. Eine Person auf fünf Projekte mit jeweils zwanzig Prozent aufzuteilen entspricht nicht einer vollen Arbeitskraft: Kontextwechsel, fünf Statusbesprechungen und fünf Gruppen von Kundenerwartungen verbrauchen Zeit, die in keiner Zelle des Plans auftaucht. Die Zahl gleichzeitiger Einsätze zu begrenzen ist meist wertvoller, als die Prozentwerte zu optimieren.

Die Allokation ist nur so gut wie der Rhythmus ihrer Überprüfung. Ein einmal im Quartal erstellter Plan ist ein Dokument; ein jede Woche zwanzig Minuten lang überprüfter Plan ist ein Werkzeug. Der Unterschied liegt darin, dass Entscheidungen getroffen werden, solange sie noch wenig kosten. Eine wirksame wöchentliche Prüfung stellt dieselben drei Fragen: Was hat sich an der bestätigten Nachfrage geändert? Wer ist in den nächsten vier Wochen über- oder unterbelegt? Was muss diese Woche entschieden werden?

Rechenbeispiel: Bei 160 verfügbaren Stunden, 60% für Projekt A, 30% für Projekt B und 10% für interne Arbeit ergeben sich 144 geplante abrechenbare Stunden, sofern beide Projekte abrechenbar sind.