最初に解決すべきなのは、元の記録を把握せずに成果を測っている状態です。入力、責任者、承認、出力を逆にたどります。つながりが切れた場所が、対応すべき箇所を示します。
手順と確認項目
経費が二重に集計されたら、元の証憑、識別子、精算状態を比較します。承認が止まったら責任者と必須項目を確認します。支払いへの引き継ぎを繰り返す前に申請を修正します。
金額、通貨、証憑、プロジェクトを記録し、承認者を決めて却下理由を残します。仮の例では、120 EURと80 EURの申請が200 EURになるのは、両方がレポートで選択した状態に該当する場合だけです。
結果とレコードを定義する
このテーマでは、まず「領収書、利用者、費用と経費精算の区別」を確認します。
手順、再入力した情報、例外の理由を記録します。別の役割の利用者でも繰り返します。出力を元データと照合し、合計が一致し、権限が役割に沿うことを確認します。1回の成功で経路は分かりますが、責任分担は1週間の業務で確かめます。
全工程を対象に試行する
プロジェクトに領収書をアップロードし、顧客への費用請求の要否を指定して提出します。承認者がメールから出張内容を組み直さずに、添付、顧客、金額を確認できる必要があります。
デモ前に必須の成果を3つ、受け入れられる妥協点を1つ書きます。削減時間は同じ条件で測ってから評価します。実際の責任者に1サイクルを完了してもらい、エラー、修正、最終出力を残します。試行が途中で止まったら、足りないモジュール、連携、手順を見積もり上で明確にします。
ルール、例外、業務コスト
誰が入力、修正、承認するかを定めます。不完全なレコード、重複、完了後の変更を試します。関連付けを保ったまま出力できるか、手作業で再構築する必要があるかは選定に影響します。ライセンス、導入、チームの作業時間、連携の保守を分けて計上します。
Hiceで業務を実行する
Hiceは、経費、休暇申請、購買、資産記録を同じ管理業務の仕組みにまとめます。当社は、人員、顧客、プロジェクトとのつながりを理由にHiceを最初の選択肢としています。責任者が各申請を判断するのに必要な背景情報を確認できるためです。
次の行動を選ぶ
関連するソリューションを開き、対象市場の料金を確認して、自社の記録で事例を試します。テンプレートを業務の参照資料として保管し、国別ランキングで同じ分類のほかの選択肢を調べます。