Definire il report prima di generarlo
Parti dalla decisione da prendere. «Come sta andando il commerciale?» è troppo ampio; «Quali opportunità aperte richiedono un’attività questa settimana?» permette di definire dati, periodo e risultato. Indica filtri, unità, destinatario e formato desiderato.
Chiedi all’assistente un report in tre parti: fatti dai record accessibili, interpretazione e dati mancanti. Per un confronto tra periodi, usa le stesse definizioni. Il modello può organizzare un’analisi che non esiste come dashboard predefinita, ma una metrica nuova è utile solo se sono disponibili gli elementi necessari per calcolarla.
Un’analisi nuova non richiede sempre una funzione nuova
Se il gestionale conserva i dati necessari, l’assistente può combinarli in un’analisi diversa: contatti appena acquisiti e opportunità collegate, stato delle ricerche per cliente, oppure ore approvate per progetto. Specifica le relazioni e chiedi di mostrare come sono stati ottenuti i risultati.
Questo amplia le analisi possibili senza promettere che l’AI crei qualunque funzione dell’app. Un nuovo workflow può richiedere operazioni non esposte, autorizzazioni o dati assenti. Chiedi prima quali operazioni sono disponibili, poi costruisci la sequenza. Se manca una capacità, rendi esplicito il passaggio manuale invece di nasconderlo.
Leggere la pipeline senza inventare un forecast
Per analizzare la pipeline, definisci periodo, stati inclusi e criterio di inattività. Una richiesta concreta è: «Mostra le opportunità aperte senza attività negli ultimi trenta giorni e indica il responsabile». Non sommare valori con valute diverse o importi mancanti senza segnalarlo.
Un forecast richiede regole aggiuntive: probabilità, date previste e base di calcolo. Chiedi all’assistente di rendere visibili queste ipotesi e distinguere totale nominale e valore ponderato. Un’analisi generata dal modello non equivale a una previsione certificata; verifica i record che incidono maggiormente sulla decisione commerciale.
Ore, costi e margini: controllare la base di calcolo
Le ore registrate non sono necessariamente ore approvate, fatturabili o fatturate. Per un report di progetto, indica quali stati includere, il periodo e la fonte delle tariffe. Prima di calcolare un margine, verifica che costi e ricavi abbiano la stessa base temporale e la stessa valuta.
Chiedi una formula leggibile e un elenco dei dati mancanti. Se manca il costo di un consulente, il modello non deve sostituirlo con una stima non dichiarata. Usa l’analisi per individuare cosa verificare nell’app; solo dopo puoi confrontare periodi o progetti con criteri omogenei.
Report in chat ed esportazioni sono percorsi diversi
Una tabella creata dall’assistente in conversazione è un’elaborazione del modello. Un file esportato dal gestionale segue invece un’operazione e un formato supportati. Hice dispone di esportazioni specifiche, tra cui timesheet e documenti di preventivo: verifica quali siano disponibili per il tuo utente e per il client AI usato.
Non assumere che una risposta con il nome di un file significhi che il documento sia stato consegnato. Controlla che il download funzioni, che il contenuto corrisponda al periodo richiesto e che il destinatario possa aprirlo. Se il client non gestisce il file, usa il percorso di esportazione previsto nell’app.
