توزيع الموارد

تخطيط تفصيلي لنسبة الوقت الذي يخصصه كل مستشار للمشاريع المختلفة خلال فترة محددة.

يحوّل توزيع الموارد إسناد الأشخاص إلى جدول عملي، يبيّن لكل شخص عدد الأيام أو نسبة الوقت المخصصة لكل مشروع، أسبوعيًا أو شهريًا.

في نظام PSA، يشكل توزيع الموارد أساس توقع الإيرادات والتكاليف والهوامش، وكذلك التحقق من كشوف الساعات؛ إذ ينبغي ألا تختلف الساعات المسجلة كثيرًا عن الساعات المخصصة. ويمنع التوزيع الجيد تجاوز 100% من الوقت المتاح والتشتت المفرط، مثل توزيع شخص على خمسة مشاريع أو أكثر بالتزامن، فهما يقللان الإنتاجية والجودة.

التشتت تكلفة تقلل جداول التوزيع من تقديرها باستمرار. فتوزيع شخص على خمسة مشاريع بنسبة عشرين بالمئة لكل منها لا يعادل طاقة عمل شخص كامل: الانتقال بين السياقات، واجتماعات المتابعة الخمسة، ومجموعات توقعات العملاء الخمس، تستهلك وقتًا لا يظهر في أي خلية من الجدول. ووضع حد للتكليفات المتزامنة أجدى عادةً من تحسين النسب.

تعتمد جودة التوزيع على وتيرة مراجعته. فالجدول الذي يُعد مرة كل ربع سنة وثيقة، أما الذي يُراجع عشرين دقيقة كل أسبوع فأداة؛ والفرق أن القرارات تُتخذ بينما لا تزال تكلفتها منخفضة. وتطرح المراجعة الأسبوعية الفعالة الأسئلة الثلاثة نفسها: ما الذي تغير في الطلب المؤكد؟ ومن زاد أو نقص تكليفه خلال الأسابيع الأربعة المقبلة؟ وما الذي يجب حسمه هذا الأسبوع؟

مثال حسابي: مع 160 ساعة متاحة وتوزيع 60% للمشروع A و30% للمشروع B و10% للعمل الداخلي، تبلغ الساعات المخططة القابلة للفوترة 144 ساعة، بافتراض أن المشروعين قابلان للفوترة.