> Da vaga à shortlist e contratação: ATS, CRM de clientes, base de candidatos, atividades e relatórios numa plataforma AI-native.

Source: https://hice.ai/pt/software-agencia-recrutamento
# Software que liga candidatos, clientes e colocações

Da vaga à shortlist e contratação: ATS, CRM de clientes, base de candidatos, atividades e relatórios numa plataforma AI-native.

## Quando vaga, publicação, candidaturas, triagem, entrevistas, shortlist, proposta e colocação vivem em ferramentas separadas

Para agências de recrutamento e empresas de seleção, o problema não é falta de software, mas fragmentação. Com ATS isolado, CRM comercial genérico, e-mail e folhas partilhadas, cada passagem cria duplicados, espera e números divergentes. A gestão vê o atraso quando a vaga, projeto ou fecho já está em risco.

- A mesma informação é copiada entre ATS isolado, CRM comercial genérico, e-mail e folhas partilhadas
- Nenhum responsável vê todo o fluxo: vaga, publicação, candidaturas, triagem, entrevistas, shortlist, proposta e colocação
- Lembretes, atualizações e relatórios dependem da memória
- Bases de clientes, candidatos e colaboradores acumulam duplicados
- A direção recebe relatórios retrospetivos, não exceções acionáveis
- O objetivo — reduzir o tempo até à shortlist e dar a recruiters e gestores o mesmo dado atualizado — não pode ser medido com confiança

## HICE liga o trabalho antes de o automatizar

HICE usa um modelo de dados para vaga, publicação, candidaturas, triagem, entrevistas, shortlist, proposta e colocação. A IA ajuda a pesquisar, atualizar e preparar trabalho em linguagem natural; workflows, permissões e aprovações mantêm o controlo na equipa.

- «Publique a vaga Data Engineer e ligue as candidaturas à Acme» → pipeline rastreável
- «Que candidatos Python entrevistámos nos últimos 18 meses?» → talent pool com evidências
- «Prepare a shortlist com CV, notas e disponibilidade» → dossier consistente
- «Mostre colocações, conversão e vagas paradas por recruiter» → relatório em tempo real

Exemplos do que pode pedir:

Demonstração estática do chat de IA da hice.

## O que recebe

### Fonte única de verdade

Clientes, pessoas, pedidos, atividades e resultados de vaga, publicação, candidaturas, triagem, entrevistas, shortlist, proposta e colocação ficam ligados.

### IA sobre dados operacionais

Pesquise, resuma e atue no chat mantendo permissões e auditoria.

### Workflow e responsáveis

Etapas, owner, próxima ação, prazos e aprovações mostram bloqueios.

### CRM e people conectados

Empresas e contactos não ficam separados de candidatos, consultores e projetos.

### Horas, projetos e margem

Alocações, timesheets, despesas e economia continuam após a colocação.

### Dashboard por exceção

Meça reduzir o tempo até à shortlist e dar a recruiters e gestores o mesmo dado atualizado sem reconstruir Excel.

## Desenhar o workflow ponta a ponta

Comece pelas decisões. Para agências de recrutamento e empresas de seleção, o fluxo mínimo descreve vaga, publicação, candidaturas, triagem, entrevistas, shortlist, proposta e colocação. Cada etapa precisa de critérios, responsável, próxima ação e data.

Separe o percurso padrão das exceções e documente passagens entre vendas, recrutamento, delivery e finance, onde contexto e responsabilidade se perdem.

- Owner e SLA por passagem
- Campos no momento certo
- Próxima ação visível
- Histórico de decisões

## Dados que devem viver na mesma plataforma

Uma plataforma não é uma tabela gigante: são identidades consistentes e relações explícitas entre cliente, pedido, pessoa, candidatura, projeto, alocação e horas. Isso elimina a duplicação de ATS isolado, CRM comercial genérico, e-mail e folhas partilhadas.

Defina sistema mestre e regra de atualização para competências, disponibilidade, tarifa, consentimento, estado e responsável. Deduplicate antes de migrar.

- Clientes, contactos e pedidos
- Candidatos, colaboradores e consultores
- Projetos, alocações e tarifas
- Atividades, horas, despesas e aprovações

## Automatizar com controlo humano

Automatize transferências, lembretes, resumos, controlos de integridade e routing. Mantenha uma pessoa responsável por contratação, avaliação, termos comerciais e fecho.

Defina trigger, dados, saída, exceções e reversão. A IA organiza evidências; não deve tomar decisões de emprego opacas.

- Lembretes e routing
- IA assistiva
- Aprovação sensível
- Log e reversibilidade

## Implementação e KPI

Pilote um percurso que atravesse vaga, publicação, candidaturas, triagem, entrevistas, shortlist, proposta e colocação; importar contactos não basta. Complete um ciclo e reconcilie resultados antes de ampliar.

A baseline deve provar reduzir o tempo até à shortlist e dar a recruiters e gestores o mesmo dado atualizado. Meça ciclo, tarefas vencidas, duplicados, reconciliação, adoção e qualidade; acrescente conversão, utilização ou margem.

- Baseline antes do go-live
- Piloto completo
- Dois ciclos reconciliados
- Revisão em 30, 60 e 90 dias

## Caso operacional: agência com 14 recruiters

A agência mantinha clientes no CRM, candidatos no ATS e progresso numa folha. Cada atualização ao cliente exigia reconstrução manual. Com HICE, o pedido comercial cria a vaga, candidatos ficam ligados a entrevistas e feedback e a colocação fecha o mesmo fluxo. A direção vê carga, conversão e próximas ações sem pedir relatórios individuais.

## HICE versus ferramentas separadas

| Funcionalidade | hice.ai | Stack fragmentado |
| --- | --- | --- |
| Dados | Clientes, pessoas e trabalho ligados | ATS isolado, CRM comercial genérico, e-mail e folhas partilhadas |
| Passagens | Workflow com owner e histórico | E-mail, chat e copiar-colar |
| Automação | Processo ponta a ponta | Dentro de cada ferramenta |
| IA | Pesquisa e atualiza módulos | Copilot sem contexto |
| Relatórios | Em direto e por exceção | Consolidação periódica |
| Adoção | Chat e interface completa | Formulários diferentes |

## Perguntas frequentes sobre software para agência de recrutamento

### Para quem é software para agência de recrutamento?

Para agências de recrutamento e empresas de seleção que gerem vaga, publicação, candidaturas, triagem, entrevistas, shortlist, proposta e colocação sem bases e trackers separados.

### HICE substitui ATS, CRM e timesheets?

Pode substituir quando candidatos, clientes, staffing, projetos e horas partilham sistema; também entra por fases.

### Importa Excel, CRM ou ATS?

Sim, com mapping, deduplicação e controlos antes do import.

### A IA decide quem contratar?

Não. Ajuda a extrair, pesquisar e resumir; recruiters e gestores decidem.

### Como protege dados sensíveis?

Permissões por função, histórico e separação limitam CV, tarifas, custos e dados comerciais.

### Podemos começar por um processo?

Sim: recrutamento, CRM, staffing, projetos ou timesheets e ligar o restante depois.

### Que KPI medir?

Ciclo, tarefas vencidas, qualidade e o objetivo: reduzir o tempo até à shortlist e dar a recruiters e gestores o mesmo dado atualizado; depois conversão, utilização ou margem.

### Existe plano gratuito?

Sim, até 10 colaboradores e 2.000 CV para empresas, ou 500 CV para freelancers, sem cartão.

## Leve vaga, publicação, candidaturas, triagem, entrevistas, shortlist, proposta e colocação para uma plataforma

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