> Gestione gratuita di note spese, scontrini, ricevute e approvazioni per aziende fino a 10 dipendenti. Collegata a clienti e progetti. Source: https://hice.ai/it/software-note-spese-gratis # Ricevute, note spese e approvazioni in un unico flusso Il dipendente registra la spesa e allega la ricevuta; il responsabile verifica, approva o richiede una correzione senza inseguire email. Per piccole aziende, studi e società di servizi che rimborsano spese ai dipendenti. ## Cosa puoi gestire gratuitamente ### Ricevute allegate Foto o documento conservato insieme alla voce di spesa. ### Categorie e causali Trasporto, vitto, alloggio, acquisti e categorie personalizzate. ### Cliente e progetto Attribuisci il costo alla commessa corretta e segnala se è rifatturabile. ### Invio e approvazione Il dipendente invia; il responsabile approva, rifiuta o chiede modifiche. ### Rimborsi Stato chiaro dalla bozza alla validazione e al rimborso. ### Storico verificabile Importi, allegati, persone e decisioni rimangono collegati. ## Dallo scontrino alla spesa approvata ### Carica la ricevuta Aggiungi importo, data, categoria e progetto. ### Invia la nota spese Raggruppa le voci del periodo e mandale al responsabile. ### Approva e chiudi Controlla documenti e policy, quindi registra la decisione. ## HICE rispetto al modello note spese | Caratteristica | hice.ai | Foglio + cartella ricevute | | --- | --- | --- | | Ricevute | Allegate alla singola spesa | File separati e nomi incoerenti | | Approvazione | Stato e responsabile | Email non strutturate | | Progetto | Collegamento nativo | Campo manuale | | Costo fino a 10 persone | 0 € | Tempo e rischio di errori | ## La spesa utile è quella completa e verificabile Una cifra senza ricevuta, progetto o responsabile genera domande. HICE conserva questi elementi insieme e rende visibile ciò che manca prima della chiusura. ## Un processo note spese che non si blocca sul rimborso Il punto in cui si rompono quasi tutti i processi di spesa non è la registrazione ma l'approvazione: qualcuno in ferie, un giustificativo illeggibile o una categoria discutibile bastano perché un rimborso slitti di settimane. E un rimborso lento è fra le cose che generano più rumore interno a fronte di pochissimo denaro. Ciò che lo risolve è definire in anticipo tre cose: quali categorie esistono e cosa rientra in ciascuna, quali importi richiedono giustificativo e approvazione preventiva, e chi approva quando il responsabile abituale non c'è. Con questo scritto, la maggior parte dei casi smette di richiedere una conversazione. - Categorie chiuse e note a tutto il team - Giustificativo allegato al momento della spesa - Sostituto definito per l'approvazione - Stato visibile dalla registrazione al rimborso ## Spese riaddebitabili: il denaro che si perde in silenzio In una società di servizi una parte delle spese si riaddebita al cliente e un'altra no. Quando quella distinzione si fa a fine mese, a partire da email e foto di scontrini, resta sempre qualcosa senza riaddebito. Non è una cifra grande per operazione, ma si ripete tutti i mesi. Marcare la spesa come riaddebitabile al momento della registrazione, con il suo cliente e la sua commessa, rende quel recupero automatico. E permette di rispondere senza cercare quando il cliente chiede di una voce precisa della fattura, che è l'altra metà del problema. - Marcatore di riaddebito al momento della registrazione - Cliente e commessa associati a ogni spesa - Giustificativo disponibile da allegare alla fattura - Spese da riaddebitare visibili prima della chiusura ## Parti subito con un template gratuito Invita i dipendenti e sostituisci fogli, ricevute sparse e approvazioni via email. ## Domande frequenti ### La gestione delle note spese è gratuita? Sì, per aziende fino a 10 dipendenti nel piano gratuito. ### Posso allegare foto e ricevute? Sì. Ogni spesa conserva il proprio documento e i dati necessari alla verifica. ### Il manager può rifiutare una spesa? Sì. Può approvare, rifiutare o richiedere una correzione mantenendo lo storico. ### Posso collegare una spesa al cliente? Sì. Le spese possono essere attribuite a cliente e progetto e marcate come rifatturabili. ### Avete un modello gratuito? Sì. Puoi scaricare il template CSV e usarlo anche senza registrarti. ## Altri software gratuiti ## Gestisci gratuitamente le spese del team Invita i dipendenti e sostituisci fogli, ricevute sparse e approvazioni via email.