> Notes de frais avec lecture du ticket et validation, dépenses à refacturer au client, congés et absences, demandes d'achat depuis l'application et biens de… Source: https://hice.ai/fr/solutions/notes-de-frais-conges-achats # Notes de frais, congés et achats validés sans écrire un seul e-mail. Celui qui dépense prend le ticket en photo. Celui qui part en congé choisit ses jours. Celui qui a besoin d'un achat le demande depuis l'application. hice apporte chaque demande à la personne qui doit la valider, avec tout ce qu'il faut pour décider. Gratuit jusqu'à 10 personnes, sans carte bancaire. BRASSERIE ALPHA 12 rue de l'Exemple · Lyon Payé par carte ## Le parcours d'un ticket De la table du restaurant au remboursement, en cinq étapes. Chaque étape est faite par la bonne personne, et personne n'a rien à transférer à personne. BRASSERIE ALPHA 12 rue de l'Exemple · Lyon Payé par carte - Julie prend le ticket en photoElle a déjeuné avec le Client Alpha. Elle ouvre l'application sur son téléphone et prend une photo : hice lit le ticket et remplit tout seul le montant, la TVA, la date et la catégorie. Rien à ressaisir, aucune enveloppe à remettre en fin de mois.Julie Rousseau, consultanteBrasserie Alpha · 33,50 €Repasmontant, TVA et date lus - Elle choisit le projet et l'envoieJulie indique que c'était pour le projet du Client Alpha, la marque à refacturer et appuie sur « Envoyer au responsable ». Un clic, et la note de frais est partie.Julie Rousseau, consultanteBrasserie Alpha · 33,50 €EnvoyéeClient Alpha · Migration ERP - Le responsable valideMarc reçoit la demande avec le ticket, le montant et le projet déjà joints. Il n'a rien à demander à personne : il regarde et il valide.Marc Bernard, responsableBrasserie Alpha · 33,50 €ValidéeM. Bernard · responsable - Si vous le souhaitez, la comptabilité donne le second feu vertC'est la double validation, et c'est vous qui l'activez : après le responsable, la personne qui tient les comptes confirme. Deux contrôles différents, et aucune chaîne d'e-mails à transférer.Hélène Girard, comptabilitéBrasserie Alpha · 33,50 €ValidéeH. Girard · comptabilité - Remboursement, et refacturation au client si besoinLa dépense validée est prête à être remboursée à Julie, et vous la marquez comme payée quand vous la remboursez. Comme elle était marquée à refacturer au Client Alpha, vous n'avez pas à vous en souvenir.Julie est rembourséeBrasserie Alpha · 33,50 €À rembourserrefacturation Client Alpha ## Congés, achats et biens de l'entreprise suivent le même chemin Pas seulement les frais. Chaque demande arrive à la personne qui doit la valider avec le contexte déjà inclus. ### Congés et absences Celui qui veut un jour de congé, ou quelques heures, le demande dans hice. Le responsable valide et vous voyez les congés de l'année de chacun, validés et en attente : plus personne ne tient le compte sur un tableur. ### Achats Besoin d'un nouvel ordinateur portable ? On fait une demande depuis l'application sur le téléphone. La personne qui valide la voit avec le montant et le motif, le circuit de validation dépend du montant et de la catégorie, et la demande reste liée au fournisseur. ### Biens de l'entreprise Ordinateurs, matériel, voitures : vous savez toujours qui a quoi, et depuis quand. Ainsi, quand quelqu'un quitte l'entreprise, vous savez ce qu'il doit rendre. ## L'addition, en fin de mois Chaque demande suit son chemin toute seule. À vous et à vos responsables, il ne reste que la partie qui compte. - E-mails pour faire valider une dépenseaucun - Tickets à recopier à la mainaucun - Tableurs pour compter les congésaucun - Frais client à retenir de mémoireaucun - Doutes sur qui a le portableaucun ## Ce que nous demandent les dirigeants Le responsable de la personne qui l'a faite et, si vous le configurez, la comptabilité aussi, l'un après l'autre. Chacun reçoit la demande avec le ticket, le montant et le projet déjà joints. Oui. Quand vous créez la note de frais, vous la liez au projet du client et la marquez à refacturer. La refacturation, avec la facture et l'encaissement, vous l'enregistrez ensuite depuis l'application sur le téléphone. Non. hice a une application iOS et Android : depuis le téléphone, on envoie sa note de frais et on demande ses congés et absences. Non. Celui qui saisit ses heures, ses congés et ses notes de frais est un utilisateur BASIC : dans le forfait Business, il coûte 1,90 € par mois, contre 19,90 € pour celui qui coordonne et valide (prix pour l'Europe, hors TVA). Jusqu'à 10 personnes, hice est gratuit. ## Essayez votre prochain remboursement avec hice. Si vos congés et vos frais vivent aujourd'hui dans Excel, nous importons vos données pour vous : la migration est incluse dans le forfait Business. Votre équipe l'utilise dès le premier jour, sans formation. - Gratuit jusqu'à 10 personnes - Sans carte bancaire - Migration des données avec Business ## Liés aux notes de frais