> PSA con IA y ATS integrado para firmas de executive search. Gestiona retainers, pipeline C-level y confidencialidad sin Bullhorn ni Excel.

Source: https://hice.ai/es/software-headhunting-ejecutivo
# El software para firmas de executive search y headhunting

Deja de saltar entre Bullhorn, Excel y diez carpetas de candidatos. Pregunta en español por tu pipeline C-level, retainers activos y candidatas senior disponibles esta semana.

## Tu firma de search vive entre dos mundos rotos

Un ATS que no entiende de retainers ni fees escalonados, y un ERP que no entiende de pipeline de candidatos. Entre los dos, una capa de Excel donde el partner apunta a mano qué cliente está en qué fase y cuándo cobra el segundo tercio del fee. La confidencialidad se rompe cada vez que se comparte una hoja.

- Cada partner mantiene su propio Excel de mandatos activos y nadie tiene visibilidad cruzada
- El cliente pregunta por el shortlist y tardas 45 minutos en montar el documento desde tres sistemas
- Cobrar el segundo y tercer tercio del retainer depende de que alguien recuerde el hito
- Los CVs sensibles de directivos de competidores acaban en Dropbox compartido
- No sabes cuánto te cuesta realmente un mandato: horas de research, entrevistas, viajes, fee neto

## hice.ai entiende de mandatos, retainers y confidencialidad

Pregúntale como le preguntarías a tu mejor researcher. La IA conoce tus clientes, mandatos activos, candidatos en pipeline, niveles de confidencialidad y estado de los retainers. Sin saltar de Bullhorn a Excel a la carpeta del NAS.

- «¿Qué CFOs tenemos en pipeline disponibles para el mandato de Telefónica?» → lista 7 candidatos con estado de contacto, última conversación y nivel de interés
- «¿Qué mandatos están pendientes de facturar el segundo tercio?» → muestra 4 retainers con hito alcanzado, cliente y fee pendiente
- «Bloquea el perfil del candidato Juan García como confidencial nivel 2» → solo partners senior pueden verlo, no aparece en búsquedas generales
- «¿Qué margen real estamos sacando del mandato de Iberdrola?» → 38% tras imputar 142h de research y 18h de partner, contra fee de 95.000€

Ejemplos que puedes pedir:

Demo estática del chat IA de hice.

## Qué obtienes

### Pipeline C-level con confidencialidad por niveles

CEOs, CFOs y COOs en proceso con clasificación de acceso. Solo quien debe ver el perfil lo ve. Auditoría completa de quién consultó qué.

### Gestión nativa de retainers

Define el fee, el % por hito (engagement, shortlist, contratación), y la IA te avisa cuando facturar cada tercio sin que se te escape ni uno.

### ATS integrado, no atornillado

Búsqueda semántica en tu base de candidatos: «mujeres CFO con experiencia en industrial mediano español». No keywords, comprensión real.

### Off-limits automático por cliente

Si Santander es cliente activo, sus directivos quedan bloqueados automáticamente como targets durante el periodo de off-limits contractual.

### Datos en la UE y GDPR para firmas que no negocian privacidad

Datos de directivos en activo y movimientos de mercado alojados en la UE, cifrados, con permisos granulares y registro de auditoría.

## Caso real: Boutique de executive search de 12 consultores en Barcelona

Marta es socia fundadora de una firma especializada en C-level industrial. Antes dedicaba los viernes enteros a revisar el estado de retainers en Excel y perseguir a los partners para que actualizaran Bullhorn. Con hice.ai pregunta «¿qué facturamos esta semana?» y obtiene la respuesta en 3 segundos. Recuperó 6 horas semanales, ningún hito de retainer se ha perdido en 8 meses, y redujo el tiempo de preparación de shortlist para el cliente de 45 minutos a 4.

## hice.ai vs Bullhorn/Invenias + Excel

| Característica | hice.ai | Bullhorn/Invenias + Excel |
| --- | --- | --- |
| Pipeline de mandatos con fees por hito | Nativo, la IA calcula y avisa | Excel paralelo mantenido a mano |
| Búsqueda semántica de candidatos | «CFO industrial mediano» entiende contexto | Búsqueda por keywords y tags exactos |
| Confidencialidad por niveles | Granular por candidato y partner | Todo o nada según permiso de carpeta |
| Off-limits por cliente activo | Automático, basado en contratos vivos | Lista manual que nadie mantiene |
| Imputación de horas de research | Por chat, 5 segundos | Hoja semanal o no se hace |
| Margen real por mandato | Calculado en tiempo real | Análisis post-mortem en Excel |

## Preguntas frecuentes sobre software headhunting executive search

### ¿Sustituye a Bullhorn o Invenias o convive con ellos?

Lo sustituye si quieres. La mayoría de boutiques nos eligen para dejar atrás Bullhorn o Invenias, no para añadir otra capa. Hacemos migración del histórico de candidatos y mandatos.

### ¿Cómo maneja los retainers con fees escalonados (un tercio engagement, un tercio shortlist, un tercio contratación)?

Defines el % de cada hito y la condición que lo dispara. La IA calcula automáticamente el importe a facturar cuando el mandato pasa a la siguiente fase y te avisa si el cliente no ha pagado en 30 días.

### ¿Puede gestionar mandatos contingentes además de retainers?

Sí. Diferencias el tipo de mandato (retained vs contingent vs combinado) y la IA gestiona el flujo de cobro adecuado a cada uno.

### ¿Qué nivel de confidencialidad ofrece para perfiles de directivos en activo?

Granular hasta el candidato. Puedes marcar a un CFO de competidor como «solo partners» y la IA lo oculta en búsquedas generales, en informes y en sugerencias automáticas. Hay registro de quién accede a qué.

### ¿Cómo trata el off-limits cuando un cliente nuestro deja de serlo?

Configuras el periodo contractual (típicamente 12-24 meses post-mandato). Cuando expira, los directivos vuelven a ser elegibles automáticamente sin acción manual.

### ¿Es válido para firmas que hacen también board services y advisory?

Sí. Diferencias líneas de servicio (search ejecutivo, advisory, interim management) con sus propias tarifas y flujos. La IA distingue en informes y márgenes.

### ¿Funciona si trabajamos en red internacional con partners en otros países?

Sí. Soporta colaboración entre oficinas con split de fees configurable, multidivisa y idiomas. Cada partner ve su parte de visibilidad según el acuerdo.

## Tu firma de search merece dejar de vivir en Excel

Migración gratuita desde Bullhorn o Invenias. 30 días de prueba con tus mandatos activos. Si no recuperas tiempo de partner medible, no pagas.

## Profundiza con nuestros artículos

## Términos relacionados del glosario

## Explora más soluciones