> Gestiona candidatos, pedidos de cliente, asignaciones, consultores, timesheets y aprobaciones sin recrear a la misma persona en cinco sistemas.

Source: https://hice.ai/es/software-agencias-staffing
# Una plataforma para recruiting, staffing, horas y clientes

Gestiona candidatos, pedidos de cliente, asignaciones, consultores, timesheets y aprobaciones sin recrear a la misma persona en cinco sistemas.

## Cuando job order, recruiting, placement, asignación, disponibilidad, horas y aprobación viven en herramientas separadas

Para agencias de staffing, selección contractual y staff augmentation, el problema no es la falta de software sino la fragmentación. Con ATS front office, CRM separado, planner manual y timesheets desconectados, cada traspaso crea duplicados, esperas y cifras que no coinciden. Dirección descubre el retraso cuando la vacante, el proyecto o el cierre ya están en riesgo.

- La misma información se copia entre ATS front office, CRM separado, planner manual y timesheets desconectados
- Ningún responsable ve el flujo completo: job order, recruiting, placement, asignación, disponibilidad, horas y aprobación
- Recordatorios, actualizaciones e informes dependen de la memoria
- Las bases de clientes, candidatos y empleados acumulan duplicados
- Dirección recibe informes retrospectivos en vez de excepciones accionables
- El objetivo — conectar el front office de selección con las operaciones posteriores al placement — no puede medirse con fiabilidad

## HICE conecta el trabajo antes de automatizarlo

HICE utiliza un modelo de datos para job order, recruiting, placement, asignación, disponibilidad, horas y aprobación. La IA ayuda a buscar, actualizar y preparar trabajo en lenguaje natural; workflows, permisos y aprobaciones mantienen el control en el equipo. Es una plataforma operativa, no un chatbot sobre datos desordenados.

- «¿Quién está disponible el lunes para Nova y conoce Java?» → perfiles compatibles
- «Crea la asignación de Marta por seis meses con la tarifa del cliente» → datos conectados
- «¿Qué timesheets de mayo faltan o esperan aprobación?» → excepciones por responsable
- «Muestra horas aprobadas y margen por cliente» → control sin conciliaciones

Ejemplos que puedes pedir:

Demo estática del chat IA de hice.

## Qué obtienes

### Una fuente de verdad

Clientes, personas, solicitudes, actividad y resultados de job order, recruiting, placement, asignación, disponibilidad, horas y aprobación permanecen conectados.

### IA sobre datos operativos

Busca, resume y actúa desde el chat conservando permisos y trazabilidad.

### Workflow y responsables

Etapas, owner, próxima acción, fechas y aprobaciones muestran lo que está parado.

### CRM y personas conectados

Empresas y contactos no se separan de candidatos, consultores y proyectos.

### Horas, proyectos y margen

Asignaciones, timesheets, gastos y economía continúan después del placement.

### Dashboard por excepción

Mide lo necesario para conectar el front office de selección con las operaciones posteriores al placement sin reconstruir Excel.

## Cómo diseñar el workflow end-to-end

Empieza por decisiones, no pantallas. Para agencias de staffing, selección contractual y staff augmentation, el flujo mínimo debe describir job order, recruiting, placement, asignación, disponibilidad, horas y aprobación. Cada etapa necesita criterios de entrada y salida, responsable, próxima acción y fecha.

Separa el recorrido estándar de las excepciones. Documenta los traspasos entre ventas, recruiting, delivery y finanzas: ahí se pierden contexto y responsabilidad.

- Owner y SLA por traspaso
- Campos obligatorios cuando toca
- Próxima acción visible
- Historial de decisiones

## Qué datos deben vivir en la misma plataforma

Una plataforma no es una tabla gigante: son identidades coherentes y relaciones explícitas. Un cliente tiene contactos y solicitudes; una persona puede ser candidato, consultor o empleado; una solicitud genera actividades, entrevistas, proyecto, asignación y horas. Así se elimina la duplicación de ATS front office, CRM separado, planner manual y timesheets desconectados.

Define sistema propietario y regla de actualización para skills, disponibilidad, tarifa, consentimiento, estado y responsable. Deduplica antes de migrar: mover datos sucios solo acelera el desorden.

- Clientes, contactos y solicitudes
- Candidatos, empleados y consultores
- Proyectos, asignaciones y tarifas
- Actividades, horas, gastos y aprobaciones

## Qué automatizar y dónde mantener control humano

Automatiza transferencias, recordatorios, resúmenes, controles de integridad y routing. Mantén una persona responsable de contratación, evaluación, condiciones comerciales, cambios de tarifa y cierre.

Para cada automatización define trigger, datos, salida, excepciones y reversión. La IA organiza evidencias; no debe inventar requisitos ni tomar decisiones laborales opacas.

- Recordatorios y routing
- IA asistiva
- Aprobación sensible
- Log y reversibilidad

## Implementación y KPI

Pilota un recorrido que atraviese job order, recruiting, placement, asignación, disponibilidad, horas y aprobación; importar contactos no basta. Completa un ciclo y concilia resultados antes de ampliar y retirar trackers paralelos.

La baseline debe demostrar si logras conectar el front office de selección con las operaciones posteriores al placement. Mide tiempo de ciclo, tareas vencidas, duplicados, conciliación, adopción y calidad; añade conversión, utilización o margen según el modelo.

- Baseline antes del go-live
- Piloto completo
- Dos ciclos conciliados
- Review a 30, 60 y 90 días

## Caso operativo: staffing IT con 85 consultores activos

Ventas ofrecía perfiles sin ver disponibilidad y back office recibía placements por email. HICE conecta pedido, candidato, asignación, proyecto y horas. Al confirmarse, la persona se convierte en recurso asignable con histórico, tarifa y aprobaciones. Operaciones gestiona excepciones en lugar de transferir datos.

## HICE frente a herramientas separadas

| Característica | hice.ai | Stack fragmentado |
| --- | --- | --- |
| Datos | Clientes, personas y trabajo conectados | ATS front office, CRM separado, planner manual y timesheets desconectados |
| Traspasos | Workflow con owner e historial | Email, chat y copiar-pegar |
| Automatización | Proceso end-to-end | Dentro de cada herramienta |
| IA | Busca y actualiza módulos | Copilot sin contexto |
| Reporting | En vivo y por excepción | Consolidación periódica |
| Adopción | Chat e interfaz completa | Formularios distintos |

## Preguntas frecuentes sobre software para agencias de staffing

### ¿Para quién es software para agencias de staffing?

Para agencias de staffing, selección contractual y staff augmentation que gestionan job order, recruiting, placement, asignación, disponibilidad, horas y aprobación sin bases y trackers separados.

### ¿HICE sustituye ATS, CRM y timesheets?

Puede sustituirlos cuando candidatos, clientes, staffing, proyectos y horas deben compartir sistema; también se implanta por fases.

### ¿Importa datos de Excel, CRM o ATS?

Sí, con mapping, deduplicación y controles antes de importar.

### ¿La IA decide a quién contratar?

No. Ayuda a extraer, buscar y resumir; recruiters y managers deciden.

### ¿Cómo protege datos sensibles?

Permisos por rol, historial y separación de información limitan CV, tarifas, costes y datos comerciales.

### ¿Podemos empezar con un proceso?

Sí: recruiting, CRM, staffing, proyectos o timesheets y conectar el resto después.

### ¿Qué KPI medimos?

Tiempo de ciclo, tareas vencidas, calidad y el objetivo: conectar el front office de selección con las operaciones posteriores al placement; después conversión, utilización o margen.

### ¿Hay plan gratuito?

Sí, hasta 10 empleados y 2.000 CV para empresas, o 500 CV para freelancers, sin tarjeta.

## Lleva job order, recruiting, placement, asignación, disponibilidad, horas y aprobación a una sola plataforma

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