> Plantilla de gastos gratis con recibo, categoría, proyecto, importe, estado y aprobador.

Source: https://hice.ai/es/herramientas/plantilla-notas-gastos-empleados
# Plantilla gratis de gastos y recibos

Registra cada gasto con documento, motivo, proyecto y responsable.

## Vista previa de la plantilla

| Fecha | Empleado | Categoría | Descripción | Cliente | Proyecto | Importe | Moneda | Recibo | Refacturable | Estado | Aprobador |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 2026-07-20 | Ana Verde | Transporte | Tren cliente | Acme | Cloud migration | 48.90 | EUR | recibo-001.pdf | Sí | Enviado | Marco |

## Cómo utilizarla

Descarga el CSV y ábrelo en Excel, Google Sheets o LibreOffice.

Adapta categorías y estados sin borrar los identificadores.

Cuando el archivo sea difícil de mantener, crea un workspace HICE gratis y gestiona el proceso directamente allí.

## Categorías y justificantes que evitan discusiones

La mayoría de los conflictos por gastos no son por importes altos, sino por reglas que nadie escribió. Qué entra en cada categoría, a partir de qué importe hace falta justificante, qué necesita autorización previa y qué no se reembolsa nunca son cuatro preguntas que caben en media página.

Cuando esas reglas están escritas y son conocidas, la aprobación deja de ser una negociación caso por caso. Y el equipo deja de adelantar dinero sin saber si lo recuperará, que es la parte del proceso que más malestar genera por muy poco dinero en juego.

- Categorías cerradas con ejemplos de qué incluye cada una
- Umbral a partir del cual se exige justificante
- Gastos que requieren autorización previa
- Plazo de reembolso comprometido por escrito

## Qué revisar antes de aprobar

Una revisión útil mira cuatro cosas y no diez: que el justificante exista y sea legible, que el cliente y el proyecto estén rellenos, que la marca de repercutible sea coherente con el contrato y que el importe encaje con la categoría declarada.

El punto que más dinero recupera es el tercero. En una firma de servicios, una parte de los gastos se repercute al cliente, y cuando esa distinción se hace al cierre siempre queda algo sin repercutir. No es mucho por operación, pero se repite todos los meses.

- Justificante adjunto y legible en cada línea
- Cliente y proyecto siempre asignados
- Marca de repercutible coherente con el contrato
- Gastos pendientes de repercutir revisados antes del cierre

## Cuando la hoja ya no es suficiente

Cuando quieras dejar la hoja, crea un workspace HICE y gestiona datos, roles, aprobaciones e historial en un solo lugar.

## Preguntas frecuentes

### ¿Debo registrarme?

No. La descarga no pide email ni tarjeta.

### ¿Funciona con Excel y Google Sheets?

Sí. El CSV UTF-8 es compatible con las herramientas principales.

### ¿La plantilla se importa en HICE?

No. Es una herramienta independiente. En HICE, añade candidatos cargando sus CV y configura los demás flujos directamente en el workspace.

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