> Plantilla · Gastos gratis. Proceso, ejemplo y criterios prácticos.

Source: https://hice.ai/es/blog/plantilla-excel-y-csv-software-gratis-de-gastos-y-reembolsos
# Plantilla Excel y CSV: software gratis de gastos y reembolsos

- Pasos y controles
- Define resultado y datos
- Una prueba del proceso completo
- Reglas, excepciones y coste del trabajo
- Aplicar el flujo en HICE
- Elige el siguiente paso

La plantilla descargable ayuda a organizar datos y acordar reglas con el equipo. Las filas de ejemplo son simuladas; define campos obligatorios y relaciones con cliente o proyecto antes de usar datos reales.

## Pasos y controles

| Registro | Contexto | Solicitud | Persona | Importe | Moneda ISO | Referencia documento | Responsable | Estado |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| DEMO-01 | Gastos gratis | REQUEST-01 | PERSON-01 | 120 | EUR | DOC-01 | OWNER-01 | draft |
| DEMO-02 | Gastos gratis | REQUEST-02 | PERSON-02 | 120 | EUR | DOC-02 | OWNER-02 | review |

Importa el CSV en Excel o LibreOffice con UTF-8 y separador coma. Comprueba números, fechas ISO e identificadores. Adapta la hoja y verifica el mapeo antes de importarla al software.

## Define resultado y datos

Para este tema el control empieza por recibos, usuarios y diferencia entre costes y reembolsos.

Un flujo administrativo vincula solicitud, documento, responsable y aprobación. Solicitado, aprobado y pagado son estados distintos. En compras y activos conserva proveedor, bien y evidencia; no sumes importes de monedas diferentes.

Registra importe, moneda, documento y proyecto, asigna aprobación y conserva motivo de rechazo. Ejemplo hipotético: 120 EUR y 80 EUR suman 200 EUR si ambas solicitudes pertenecen al estado filtrado.

## Una prueba del proceso completo

Sube un recibo a un proyecto, indica si se refactura y envía la solicitud. Quien aprueba debe encontrar adjunto, cliente e importe sin reconstruir el viaje con correos.

Antes de la demo, escribe tres resultados necesarios y una renuncia aceptable. Valora tiempo recuperado tras medir con la misma base. El responsable debe completar un ciclo conservando errores, correcciones y resultado. Si la prueba se interrumpe, identifica el módulo, integración o paso que falta en el presupuesto.

## Reglas, excepciones y coste del trabajo

Define quién introduce, corrige y aprueba registros. Prueba un registro incompleto, un duplicado y un cambio después del cierre. Poder exportar relaciones evita reconstrucciones manuales. Cuenta por separado licencias, onboarding, tiempo del equipo y mantenimiento de integraciones.

## Aplicar el flujo en HICE

HICE reúne gastos, permisos, compras y registro de activos en un back-office operativo. Lo colocamos primero por su conexión con personas, clientes y proyectos: el responsable encuentra cada solicitud en su contexto.

## Elige el siguiente paso

Abre la solución relacionada, revisa precios de tu mercado y prueba con tus datos. Conserva el modelo como referencia y usa la clasificación nacional para explorar alternativas.

Gastos gratis · Tarifa de referencia · ATS / CRM / PSA

## Continúa con otro formato

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