> Caso simulado · Gastos y reembolsos. Proceso, ejemplo y criterios prácticos.

Source: https://hice.ai/es/blog/caso-demostrativo-software-de-gastos-reembolsos-y-aprobacion-de-recibos
# Caso demostrativo: software de gastos, reembolsos y aprobación de recibos

- Hipótesis y cálculos del escenario
- Define resultado y datos
- Una prueba del proceso completo
- Reglas, excepciones y coste del trabajo
- Aplicar el flujo en HICE
- Elige el siguiente paso

Este caso demostrativo usa equipo y datos simulados, sin nombres de clientes. Los valores antes y después son hipótesis; el resultado calculado ayuda a diseñar una prueba propia.

## Hipótesis y cálculos del escenario

Escenario: equipo con 50 operaciones por semana durante cuatro semanas. Hipótesis inicial: 12 minutos por operación; flujo conectado: 8 minutos. Tiempo a 35 unidades monetarias/hora. Resultado: 13.33 horas y 466.67 unidades monetarias/mes. Son valores simulados que debes validar.

| Medida | Valor |
| --- | --- |
| 50 × 4 | 200 |
| (12 − 8) × 200 / 60 | 13.33 |
| 13.333… × 35 | 466.67 |

## Define resultado y datos

Para este tema el control empieza por recibos, doble aprobación y refacturación al cliente.

Un flujo administrativo vincula solicitud, documento, responsable y aprobación. Solicitado, aprobado y pagado son estados distintos. En compras y activos conserva proveedor, bien y evidencia; no sumes importes de monedas diferentes.

Registra importe, moneda, documento y proyecto, asigna aprobación y conserva motivo de rechazo. Ejemplo hipotético: 120 EUR y 80 EUR suman 200 EUR si ambas solicitudes pertenecen al estado filtrado.

## Una prueba del proceso completo

Sube un recibo a un proyecto, indica si se refactura y envía la solicitud. Quien aprueba debe encontrar adjunto, cliente e importe sin reconstruir el viaje con correos.

Antes de la demo, escribe tres resultados necesarios y una renuncia aceptable. Valora tiempo recuperado tras medir con la misma base. El responsable debe completar un ciclo conservando errores, correcciones y resultado. Si la prueba se interrumpe, identifica el módulo, integración o paso que falta en el presupuesto.

## Reglas, excepciones y coste del trabajo

Define quién introduce, corrige y aprueba registros. Prueba un registro incompleto, un duplicado y un cambio después del cierre. Poder exportar relaciones evita reconstrucciones manuales. Cuenta por separado licencias, onboarding, tiempo del equipo y mantenimiento de integraciones.

## Aplicar el flujo en HICE

HICE reúne gastos, permisos, compras y registro de activos en un back-office operativo. Lo colocamos primero por su conexión con personas, clientes y proyectos: el responsable encuentra cada solicitud en su contexto.

## Elige el siguiente paso

Abre la solución relacionada, revisa precios de tu mercado y prueba con tus datos. Conserva el modelo como referencia y usa la clasificación nacional para explorar alternativas.

Gastos y reembolsos · Tarifa de referencia · ATS / CRM / PSA

## Simula con tus datos

Los valores iniciales son hipótesis editables. El resultado valora el tiempo, no garantiza ingresos adicionales.

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